Với những biến động về tình hình kinh tế và chính sách tuân thủ cao mà phía cơ quan nhà nước đang triển khai gần đây, cùng với đó là sự thay đổi cách thức quản lý, thay đổi các quy định pháp luật điều chỉnh các quan hệ kinh tế, những điều này thực sự đã đặt ra những lo ngại cho các doanh nghiệp về việc làm thế nào để quản trị được rủi ro, duy trì sự tuân thủ của doanh nghiệp và của các phòng ban nhân sự trong công ty. Để dự phòng rủi ro, nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc xây dựng các quy chế, quy trình trong công ty, từ xác lập giao dịch đến quản lý nhân sự, tất cả được sắp xếp chặt chẽ, nhịp nhàng với nhiều phương án để khi xảy ra tình huống trên thực tế thì doanh nghiệp không rơi vào tình thế bị động.
Để hiểu rõ hơn về tính cần thiết của việc xây dựng quy trình, quy chế trong quản lý lao động, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ rõ hơn đến bạn.
1. Quy trình, Quy chế trong quản lý lao động là gì
Quy trình quản trị lao động được hiểu là một bản thiết kế để sắp xếp mọi hoạt động trong công ty đi theo một trật tự mà người chủ doanh nghiệp mong muốn, cho mục đích đạt được các mục tiêu về kiểm soát rủi ro, bảo mật thông tin, tiết kiệm chi phí … . Với quy trình, ngưởi điều hành, quản lý và các nhân sự sẽ nắm được từng bước thực hiện, tài liệu đi kèm, hướng dẫn chi tiết, điều kiện cần và đủ, các chỉ dẫn khác, tất cả sẽ được cụ thể hóa trong sở đồ và bảng diễn giải chi tiết.
Khi công ty ban hành quy trình và đặt quy trình đó vào quy chế, quy tắc ứng xử hay nội quy lao động buộc người lao động phải tuân theo quy trình mà công ty đã đặt ra và trường hợp không thực hiện, hoặc thực hiện không đúng thì cũng được xem là có hành vi vi phạm, và dĩ nhiên doanh nghiệp được quyền áp dụng chế tài tương ứng.
Tùy thuộc vào hoạt động, quy mô và tính chất của ngành nghề, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ xác lập các quy trình khác nhau, tuy nhiên trong phạm vi quản trị nhân sự, các doanh nghiệp đa phần sẽ xác lập một số quy trình như: Quy trình tuyển dụng, Quy trình xử lý kỷ luật lao động, Quy trình đào tạo, Quy trình phát hành văn bản, Quy trình giải quyết khiếu nại của người lao động.
Quy chế, đây là khái niệm được sử dụng thường xuyên trong việc quản lý lao động, khái niệm này cũng xuất phát từ những quy định được ghi nhận tại các văn bản quản lý trong các cơ quan nhà nước. Trong quản lý lao động, chúng ta thường gọi chung các văn bản được dùng để điều chỉnh mối quan hệ với người lao động là các quy chế, ví dụ nội quy lao động, thỏa ước lao động, quy chế lương – thưởng, quy chế bảo mật thông tin, quy chế làm thêm giờ …. Thực tế Quy chế quản trị lao động chính là tổng hợp các quy tắc, điều khoản quy định về cách thức ứng xử mà người lao động và doanh nghiệp phải tuân thủ, quy định về các chính sách mà doanh nghiệp ban hành để điều chỉnh tất cả các hành vi của người lao động được đi đúng định hướng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó các quy chế cũng là cơ sở để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các vấn đề về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội, cũng như thể hiện sự cam kết, minh bạch của doanh nghiệp, hướng đến các giá trị bền vững ESG.
2. Vì sao việc xây dựng quy trình, quy chế là cần thiết?
Bạn có thể thấy khi xảy ra bất kỳ tranh chấp về lao động, hoặc các vi phạm khác như rò rỉ thông tin khách hàng, sai quy trình thực hiện dịch vụ dẫn đến ảnh hưởng khách hàng, công ty, hoặc đơn thuần người lao động có hành động tiêu cực trên mạng xã hội và đẩy công ty bị ảnh hưởng theo … Tất cả những vấn đề này khi xảy ra trên thực tế sẽ kéo theo việc doanh nghiệp bị thiệt hại về tài chính, ảnh hưởng uy tín, mất thời gian để xử lý, một số trường hợp doanh nghiệp sẽ phải tham gia vào quá trình thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý. Lường trước điều này, nhiều doanh nghiệp đã tự xây dựng các quy chế , quy trình cho việc vận hành doanh nghiệp, quản trị nhân sự để giúp doanh nghiệp đạt được các mục đích sau:
Đảm bảo tuân thủ pháp luật, theo quy định pháp luật lao động, doanh nghiệp sẽ không được xử lý kỷ luật lao động nhân sự nếu hành vi vi phạm của họ không được quy định tại nội quy lao động, ví dụ người lao động có hành vi không tắt các thiết bị khi ra về, không bảo quản tài liệu, không thực hiện đúng quy định về trang phục, thời gian làm việc … các hành vi này hiện không được quy định chi tiết tại Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn kèm theo. Pháp luật lao động đang trao quyền quy định chi tiết cho chính doanh nghiệp, vì vậy nếu doanh nghiệp không quy định, doanh nghiệp sẽ không có cở sở để xử lý kỷ luật lao động.
Bên cạnh đó, luật cũng quy định doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, tuy nhiên như thế nào thì bị xem là thường xuyên không hoàn thành công việh thi pháp luật trao quyền về cho doanh nghiệp, với điều kiện doanh nghiệp phải ghi nhận rõ trong quy chế đánh giá mức độ thường xuyên không hoàn thành công việc và áp dụng vào hoạt động của chính doanh nghiệp đó. Trường hợp doanh nghiệp không ghi nhận, doanh nghiệp không có cơ sở để đơn phương.
Chuẩn hóa hoạt động quản lý nhân sự, khi tất cả hoạt động được vận hành theo một trình tự, cách thức từ tuyển dụng đến đào tạo – xử lý kỷ luật – chấm dứt hợp đồng lao dộng- lưu trữ thông tin – xử lý dữ liệu cá nhân … thì sẽ tạo ra được sự ổn định, tránh rủi ro, và khi có sự thay đổi nhân sự thì nhân sự sau sẽ vẫn nhanh chóng tiếp quản, vận hành.
Nâng cao năng suất lao động, một quy trình được thiết kế rõ ràng, hợp lý giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc và loại bỏ những bước không cần thiết. Nhờ đó, các bộ phận không còn chồng chéo nhiệm vụ hoặc tranh chấp trách nhiệm. Ví dụ, quy trình phê duyệt làm thêm giờ nếu được chuẩn hóa sẽ giúp bộ phận nhân sự, kế toán và quản lý sản xuất phối hợp nhịp nhàng, giảm thời gian chờ đợi và tránh bỏ sót thông tin. Sự minh bạch này trực tiếp tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.
Tạo nền tảng cho văn hóa doanh nghiệp, Quy trình, quy chế được xây dựng và áp dụng nghiêm túc giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch và công bằng. Người lao động hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và tiêu chuẩn đánh giá, từ đó tăng sự tin tưởng vào doanh nghiệp. Điều này góp phần nâng cao sự gắn kết, giảm xung đột nội bộ và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp. Một văn hóa tổ chức dựa trên kỷ luật và minh bạch sẽ là lợi thế lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
Tránh xung đột, không có quy trình, quy chế chuẩn đồng nghĩa với việc thiếu quy định chung để điều chỉnh mối quan hệ giữa các bộ phận, không có cách thức để chỉ dẫn ứng xử cho người lao động, điều này sẽ dẫn đến sự chồng chéo và mâu thuẫn nội bộn, gây ảnh hưởng công việc cũng như lãng phí nguồn lực doanh nghiệp.
Tóm lại, trong bối cảnh hiện nay, quy trình – quy chế chính là công cụ để doanh nghiệp vận hành mọi hoạt động đi theo đúng định hướng của doanh nghiệp, tạo ra những cách thức xử xự chung. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi xảy ra tranh chấp hoặc bị thanh tra mới bắt đầu hoàn thiện quy trình và quy chế. Chủ động rà soát, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quản trị lao động ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm áp lực xử lý khủng hoảng và duy trì hoạt động ổn định. Đồng thời, việc tham vấn luật sư hoặc chuyên gia pháp lý là bước cần thiết để đảm bảo hệ thống này vừa phù hợp với quy định pháp luật, vừa tương thích với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Đây là khoản đầu tư chiến lược cho sự phát triển bền vững.
Thời gian viết bài: 12/08/2025
Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn
Vì sao chọn dịch vụ CDLAF
- Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
- Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
- Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
- Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;
Bạn có thể tham thảo thêm:
- Những thay đổi liên quan đến giấy phép lao động của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
- Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Doanh nghiệp cần thông báo hay xin phép?
- Các trường hợp không thuộc diện chịu thuế nhà thầu tại VN và ví dụ cụ thể
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Làm sao để xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi?
