Tác động của Nghị định 337/2025/NĐ-CP liên quan đến Hợp đồng lao động điện tử

Việc Chính phủ ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (“Nghị định 337”) về hợp đồng lao động điện tử đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong tiến trình hoàn thiện khung pháp lý về chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động. Nghị định không chỉ bổ sung cơ chế pháp lý cho hình thức giao kết hợp đồng mới, mà còn phản ánh sự thay đổi trong tư duy quản lý nhà nước, theo hướng tăng cường ứng dụng dữ liệu và nền tảng số trong quản trị quan hệ lao động.

Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính và xây dựng Chính phủ số đang được thúc đẩy mạnh mẽ, việc nhìn nhận đầy đủ tác động của Nghị định 337 là cần thiết, cả ở góc độ pháp lý, quản trị doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi người lao động.

1. Hợp đồng lao động điện tử: chính sách khuyến khích, không mang tính bắt buộc

Một điểm cần được khẳng định rõ là Nghị định 337 không đặt ra nghĩa vụ bắt buộc phải chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử. Pháp luật hiện hành vẫn thừa nhận song song hai hình thức: hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử, với giá trị pháp lý tương đương.

Cách tiếp cận này thể hiện sự thận trọng của nhà làm luật trong bối cảnh mức độ sẵn sàng về hạ tầng công nghệ và kỹ năng số giữa các nhóm doanh nghiệp, người lao động còn có sự chênh lệch đáng kể. Việc chỉ dừng lại ở mức “khuyến khích” cho phép thị trường có thời gian thích nghi, đồng thời tránh tạo ra cú sốc tuân thủ đối với khu vực doanh nghiệp nhỏ và vừa.

2. Thay đổi trọng tâm quản lý: từ lưu trữ nội bộ sang quản lý dựa trên nền tảng số tập trung

Điểm đổi mới đáng chú ý của Nghị định 337 là việc thiết lập cơ chế quản lý hợp đồng lao động điện tử thông qua một nền tảng do cơ quan nhà nước tổ chức vận hành. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử sau khi được ký kết sẽ được gửi để ghi nhận và gắn mã định danh (ID), trở thành một phần của hệ thống dữ liệu quản lý thống nhất.

Cách tiếp cận này cho thấy sự dịch chuyển từ mô hình “doanh nghiệp tự lưu trữ, tự chịu trách nhiệm” sang mô hình quản lý dựa trên dữ liệu tập trung. Về bản chất, hợp đồng lao động điện tử không còn chỉ là thỏa thuận song phương thuần túy mà đồng thời là một đối tượng quản lý hành chính.

Cơ chế này giúp tăng khả năng kiểm soát, đối chiếu và khai thác dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước, đồng thời góp phần hạn chế các hành vi gian lận về thời điểm giao kết hoặc tình trạng pháp lý của hợp đồng – những vấn đề từng gây khó khăn trong thực tiễn thanh tra, giải quyết tranh chấp lao động.

3. Gia tăng yêu cầu về xác thực danh tính và trách nhiệm pháp lý của người ký

Một điểm nổi bật khác của Nghị định là việc nâng cao tiêu chuẩn xác thực khi ký kết hợp đồng lao động điện tử. Việc gắn hoạt động ký với các phương thức định danh điện tử và xác thực sinh trắc học cho thấy xu hướng siết chặt mối liên hệ giữa chữ ký điện tử và chủ thể pháp lý thực sự.

Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc củng cố nguyên tắc “không thể chối bỏ” của giao dịch điện tử. Người ký hợp đồng – đặc biệt là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp – phải trực tiếp thực hiện thao tác xác thực, qua đó làm rõ trách nhiệm cá nhân đối với nội dung đã ký.

Ở góc độ quản trị doanh nghiệp, yêu cầu này buộc các đơn vị phải điều chỉnh lại quy trình nội bộ, hạn chế tình trạng ủy quyền không kiểm soát hoặc sử dụng chữ ký số một cách hình thức. Đồng thời, nó cũng đặt ra yêu cầu kỹ thuật cao hơn đối với hệ thống cung cấp dịch vụ ký kết điện tử.

4. Quy định chuyển tiếp và vấn đề xử lý hợp đồng hiện hữu

Nghị định 337 thiết kế một giai đoạn chuyển tiếp nhằm bảo đảm tính ổn định của các quan hệ lao động đang tồn tại. Theo đó, các hợp đồng điện tử được xác lập trước thời điểm Nghị định có hiệu lực vẫn tiếp tục được công nhận cho đến khi hết hạn, mà không phải ký lại theo mẫu hoặc quy trình mới.

Đối với hợp đồng giấy, pháp luật không đặt ra nghĩa vụ chuyển đổi bắt buộc. Việc số hóa chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu, và phải tuân thủ trình tự nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của nội dung hợp đồng so với bản gốc. Cách tiếp cận này cho phép doanh nghiệp chủ động cân nhắc chi phí – lợi ích trước khi quyết định chuyển đổi toàn bộ kho hồ sơ lao động.

5. Tác động đối với doanh nghiệp: giữa lợi ích quản trị và gánh nặng tuân thủ mới

Ở phương diện tích cực, hợp đồng lao động điện tử tạo điều kiện để doanh nghiệp tinh gọn quy trình nhân sự, rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí lưu trữ và hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ. Việc dữ liệu được chuẩn hóa và kết nối có thể mở ra khả năng tự động hóa các nghĩa vụ báo cáo lao động trong tương lai, qua đó giảm đáng kể thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, lợi ích này đi kèm với những chi phí và yêu cầu mới. Doanh nghiệp phải đầu tư vào hạ tầng công nghệ, chi trả phí dịch vụ cho nhà cung cấp hợp đồng điện tử, cũng như bảo đảm khả năng tích hợp giữa các hệ thống quản trị nội bộ. Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, khó khăn còn nằm ở việc đáp ứng yêu cầu định danh và xác thực đối với người đại diện theo pháp luật.

Bên cạnh đó, nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân trở thành một trọng tâm tuân thủ. Hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin nhạy cảm, nên việc xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu thông qua bên thứ ba đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phù hợp với pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Tác động xã hội và quyền lợi của người lao động

Ở chiều ngược lại, Nghị định 337 có tiềm năng gia tăng mức độ bảo vệ pháp lý cho người lao động. Việc hợp đồng được lưu trữ và tra cứu trên nền tảng số giúp người lao động dễ dàng tiếp cận thông tin về quan hệ lao động của mình, hạn chế tình trạng không được giao hợp đồng hoặc làm mất hợp đồng như trước đây.

Ngoài ra, dữ liệu hợp đồng được xác thực có thể trở thành căn cứ thuận lợi khi người lao động thực hiện các thủ tục hành chính khác, chẳng hạn chứng minh thu nhập hoặc tình trạng việc làm.

Dù vậy, thách thức về “khoảng cách số” vẫn hiện hữu. Không phải mọi người lao động đều có đủ điều kiện công nghệ hoặc kỹ năng để sử dụng các công cụ điện tử một cách an toàn. Việc thu thập và xử lý dữ liệu sinh trắc học cũng đặt ra yêu cầu cao về minh bạch, giải thích và sự đồng thuận, nhằm bảo đảm quyền riêng tư và tránh phát sinh tranh chấp.

Có thể thấy, Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ là văn bản kỹ thuật hướng dẫn việc ký hợp đồng lao động điện tử, mà phản ánh một bước chuyển quan trọng trong tư duy quản lý quan hệ lao động theo hướng số hóa và dựa trên dữ liệu.

Trong ngắn hạn, việc triển khai chắc chắn sẽ đặt ra nhiều thách thức về chi phí, hạ tầng và năng lực thực thi. Tuy nhiên, về dài hạn, nếu được áp dụng một cách linh hoạt và có lộ trình phù hợp, Nghị định này có thể góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản lý và mức độ bảo vệ pháp lý trong thị trường lao động Việt Nam.

Thời gian viết bài: 23/12/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Thuế áp dụng cho các cá nhân nước ngoài làm việc tự do tại Việt Nam
• Hướng dẫn lập Phương án kinh doanh – Giấy phép kinh doanh dịch vụ, sản phẩm an toàn thông tin mạng (Phần 2)
• Hướng dẫn lập Phương án kinh doanh – Giấy phép kinh doanh dịch vụ, sản phẩm an toàn thông tin mạng (Phần 1)
• Hướng dẫn soạn mục Phương án bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hồ sơ đánh giá tác động chuyển DLCN xuyên biên giới (Phần 2)
• Hướng dẫn soạn mục Phương án bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hồ sơ đánh giá tác động chuyển DLCN xuyên biên giới (Phần 1)