Tác giả:

• Nguyễn Thị Huyền Anh – Luật sư
• Trần Nguyễn Phương Thanh – Chuyên viên pháp lý

Trong quá trình hoạt động một số doanh nghiệp lựa chọn việc xác lập hợp đồng dịch vụ với cá nhân người nước ngoài thay vì chọn hình thức hợp đồng lao đồng. Điều này xuất phát một phần bởi quy định về tuyển dụng hay được hiểu là thủ tục hành chính ban đầu về người lao động nước ngoài sẽ có phần tương đối phức tạp hơn so với lao động Việt Nam. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật lao động, việc xác định giữa các bên có tồn tại quan hệ lao động hay không sẽ không dựa trên tên gọi của hợp đồng, vì vậy ngay cả khi hợp đồng ghi nhận là hợp đồng dịch vụ đồng thời điều khoản hợp đồng cũng có sự điều chỉnh để hợp thức hóa, thì bản chất vẫn bị xem là quan hệ lao động. Trên thực tế, việc tuyển dụng cũng như thực hiện các thủ tục hành chính để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không quá phức tạp, nếu doanh nghiệp nắm rõ được các quy định về thủ tục pháp lý ban đầu, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ thêm về vấn đề này.

1. Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi tuyển dụng NLĐ nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) vào các vị trí như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động. Hiện nay, thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không phải là một thủ tục độc lập mà sẽ được thực hiện cùng với thủ tục xin giấy phép lao động (“GPLĐ”).

Tuy nhiên lưu ý rằng:

• Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng NLĐ nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà NLĐ Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
• Trước khi báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ít nhất 05 ngày, NSDLĐ phải thông báo tuyển dụng người Việt Nam vào các vị trí này trên Cổng thông tin điện tử của Cơ quan có thẩm quyền hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh/thành phố.

Nội dung thông báo cần có các thông tin cơ bản về vị trí công việc (cụ thể, lĩnh vực làm việc); hình thức làm việc; địa điểm làm việc; thời hạn làm việc; trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có).

2. Xin cấp GPLĐ cho NLĐ nước ngoài trước khi họ bắt đầu làm việc

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có GPLĐ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không phải xin GPLĐ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Theo đó, các trường hợp không thuộc diện cấp GPLĐ có thể được khái quát thành các nhóm chính sau:

• Chủ sở hữu, thành viên góp vốn, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị đáp ứng điều kiện về giá trị góp vốn theo quy định;
• Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi các ngành dịch vụ theo cam kết của Việt Nam với WTO;
• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong thời gian ngắn hạn;
• Chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ, xử lý sự cố kỹ thuật hoặc thực hiện các công việc chuyên môn đặc thù;
• Luật sư nước ngoài đã được cấp phép hành nghề tại Việt Nam; và các trường hợp khác theo điều ước quốc tế hoặc theo quy định đặc thù của pháp luật Việt Nam.

Để tuân thủ đúng quy định pháp luật, trước khi Người lao động bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Nếu NLĐ nước ngoài thuộc diện cấp GPLĐ, NSDLĐ chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Trường hợp NLĐ nước ngoài không thuộc diện cấp GPLĐ, NSDLĐ chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ. Các hồ sơ này được nộp đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi NLĐ nước ngoài dự kiến làm việc.

Việc tuân thủ quy định này là bắt buộc, bởi mọi hành vi sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ đều dẫn đến những hệ quả pháp lý nghiêm trọng theo Điều 153 Bộ luật Lao động. Cụ thể, NLĐ sẽ bị cơ quan chức năng buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam. Đồng thời, NSDLĐ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

3. Thực hiện gia hạn Gia hạn giấy phép lao động

Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn GPLĐ, NSDLĐ nộp hồ sơ đề nghị gia hạn GPLĐ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi NLĐ nước ngoài đang làm việc.

Lưu ý: Đối với trường hợp NLĐ nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện HĐLĐ thì sau khi NLĐ nước ngoài được gia hạn GPLĐ, NSDLĐ và NLĐ nước ngoài phải ký kết HĐLĐ bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho NSDLĐ.

4. Thu hồi và nộp lại GPLĐ và văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ

NSDLĐ có trách nhiệm thu hồi và nộp lại GPLĐ hoặc văn bản xác nhận NLĐ nước ngoài không thuộc diện cấp GPLĐ cho cơ quan đã cấp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày các giấy tờ này hết hiệu lực hoặc kể từ thời điểm NLĐ không còn làm việc tại doanh nghiệp.

5. Ký kết và thực hiện HĐLĐ đúng quy định pháp luật

Thời hạn của HĐLĐ đối với NLĐ nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của GPLĐ. Khi sử dụng NLĐ nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần HĐLĐ xác định thời hạn. Khi được yêu cầu, NSLDĐ phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động. NSDLĐ có trách nhiệm đảm bảo các quyền và điều kiện làm việc của NLĐ nước ngoài theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam.

6. Trách nhiệm về bảo hiểm và thuế

Đối với Bảo hiểm xã hội

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm y tế khi làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người NSDLĐ tại Việt Nam, trừ các trường hợp sau đây:

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về NLĐ nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
• Tại thời điểm giao kết HĐLĐ đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định pháp luật;
• Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc sau đây: ốm đau; thai sản; bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; hưu trí và tử tuất. Về mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, doanh nghiệp và NLĐ nước ngoài có mức đóng tương tự như trường hợp NLĐ Việt Nam, sự khác biệt duy nhất đến từ việc NLĐ nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

Nghĩa vụ thuế

NSDLĐ có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”) đối với NLĐ nước ngoài theo quy định của pháp luật về thuế, bao gồm:

• Khấu trừ thuế TNCN trước khi trả thu nhập cho NLĐ theo đúng biểu thuế áp dụng (cá nhân cư trú hoặc không cư trú);
• Kê khai và nộp thuế TNCN thay cho NLĐ theo kỳ (tháng hoặc quý);
• Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho NLĐ theo quy định;
• Thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho NLĐ nếu NLĐ đủ điều kiện ủy quyền.

Đối với cá nhân nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam (có mặt từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam), thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập.

Trường hợp NLĐ không đủ điều kiện ủy quyền hoặc có yêu cầu riêng, cá nhân có thể trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, việc sử dụng NLĐ nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi NSDLĐ phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, trình tự và nghĩa vụ pháp lý theo quy định hiện hành, đặc biệt theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Trong bối cảnh chính sách pháp luật có nhiều thay đổi theo hướng đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn tăng cường trách nhiệm tuân thủ, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và cập nhật quy định để hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

Thời gian viết bài: 08/05/2026

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Có Nhân Sự Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân?
• Dự Thảo Xử Phạt Vi phạm Về Dữ Liệu Cá Nhân Đã Quy Định Các Hành Vi Và Mức Phạt Như Thế Nào? (Phần 2)
• Dự Thảo Xử Phạt Vi phạm Về Dữ Liệu Cá Nhân Đã Quy Định Các Hành Vi Và Mức Phạt Như Thế Nào? (Phần 1)
• Hướng Dẫn Xây Dựng Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Theo Luật Mới (Phần 1)