Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, tùy theo vị trí công việc và hình thức làm việc, phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (GXN) trước khi bắt đầu làm việc; một số trường hợp đặc thù chỉ cần thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền mà không phải xin cấp GPLĐ hay GXN. Việc xác định sai diện áp dụng, hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ về hình thức là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Vị trí công việc của người lao động nước ngoài
Nhà quản lý: Người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp; hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.
Giám đốc điều hành: Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc Người đứng đầu, trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp vị trí dự kiến.
Chuyên gia: Bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc Bằng đại học trở lên đúng chuyên ngành và ít nhất 1 năm kinh nghiệm, áp dụng cho lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển KT-XH được Bộ/UBND cấp tỉnh xác nhận.
Lao động kỹ thuật: Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
Hình thức làm việc của người lao động nước ngoài
- Thực hiện hợp đồng lao động;
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội;
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
- Chào bán dịch vụ;
- Tình nguyện viên;
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
- Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc (trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp);
- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo điều ước quốc tế;
- Chủ tịch/thành viên HĐQT công ty cổ phần, chủ sở hữu/thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng;
- Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
Quy trình thủ tục xin cấp Giấy phép lao động
| Tiến trình | Mô tả chi tiết |
| Bước 1 | Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài (áp dụng đối với một số hình thức làm việc cụ thể được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP). |
| Bước 2 | Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ và nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Hình thức nộp: trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. |
| Bước 3 | Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp Giấy phép lao động.
Trường hợp từ chối, cơ quan có thẩm quyền có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc. |
Lưu ý: Giấy phép lao động có thời hạn theo một trong các căn cứ quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP nhưng không quá 02 năm.
Danh sách hồ sơ
Hồ sơ đề nghị cấp mới Giấy phép lao động
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ;
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ;
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không trong thời gian chấp hành hình phạt/chưa xóa án tích/không bị truy cứu trách nhiệm hình sự (cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ);
- Ảnh màu 4cmx6cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính;
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (tương ứng từng trường hợp theo quy định pháp luật);
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật;
- Văn bản thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam kèm thông báo kết quả tuyển dụng (đối với một số hình thức làm việc cụ thể quy định tại Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP);
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
- Các giấy tờ trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật;
- Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
- Khi nộp bằng hình thức trực tuyến phải thực hiện ký số các hồ sơ tài liệu trừ ảnh màu 4cmx6cm của người lao động nước ngoài.
