Dịch vụ Xây dựng và Chuẩn hóa Quy chế Quản trị Nội bộ – Tài sản – Tài chính

Quy chế quản lý tài sản, thiết bị, đồng phục, văn phòng phẩm, vé máy bay

Là văn bản quy định rõ nguyên tắc, trách nhiệm và quy trình quản lý các loại tài sản được trang bị cho cá nhân, bộ phận hoặc dùng chung trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Nguyên tắc phân cấp quản lý – cấp phát – sử dụng – thu hồi các loại tài sản như máy tính, công cụ sản xuất, điện thoại, đồng phục, văn phòng phẩm…

• Quy trình đề xuất – cấp phát – thay thế – sửa chữa tài sản: mẫu biểu, thời gian xử lý, đơn vị chịu trách nhiệm.

• Quy định về trách nhiệm cá nhân khi sử dụng tài sản: bảo quản, sử dụng đúng mục đích, không tự ý chuyển nhượng – sửa chữa – thanh lý.

• Chế độ kiểm kê – đối chiếu tài sản định kỳ và đột xuất: theo quý, năm hoặc khi có điều chuyển – nghỉ việc.

• Xử lý thất thoát, hư hỏng, mất mát: nguyên tắc đền bù, kỷ luật, phối hợp xác minh.

• Quy định về trang bị đồng phục, thời gian cấp phát, sử dụng – thay mới theo nhóm công việc.

• Tiêu chuẩn và định mức cấp văn phòng phẩm theo vị trí/ phòng ban: đảm bảo tiết kiệm, kiểm soát hiệu quả

Thang bảng lương

Là văn bản thiết lập hệ thống mức lương theo từng nhóm nhân sự và từng vị trí trong công ty, được xây dựng nhằm:

• Phân nhóm và phân bậc lương rõ ràng theo khối: văn phòng, sản xuất, tài xế/kiểm hàng… đảm bảo công bằng nội bộ và minh bạch trong trả lương.

• Làm căn cứ tính thuế TNCN và BHXH: phân biệt rõ các khoản tính vào lương chịu thuế, khoản miễn trừ, và các phụ cấp không tính đóng BHXH theo quy định.

• Áp dụng linh hoạt các phương thức trả lương: theo giờ, theo ngày công, theo sản phẩm, theo ca – phù hợp đặc thù từng nhóm công việc.

• Kết nối dữ liệu tự động từ chấm công, kết quả công việc để tính lương chính xác và tiết kiệm thời gian xử lý.

• Làm nền tảng cho việc xét tăng lương, nâng bậc và kiểm soát quỹ lương hàng tháng/quý/năm.

Hỗ trợ kiểm toán, giải trình với cơ quan thuế và bảo hiểm khi cần xác minh về chính sách lương của doanh nghiệp.

Quy chế lương, thưởng

Là văn bản thiết lập cơ chế trả lương và chi trả các khoản thưởng, phụ cấp, phúc lợi cho toàn bộ người lao động, được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch, công bằng, phù hợp quy định pháp luật và đặc thù vận hành của doanh nghiệp.

Phạm vi và nội dung xây dựng bao gồm:

• Quy định cơ chế trả lương chi tiết cho từng nhóm nhân sự và từng vị trí: phân nhóm theo khối (quản lý, văn phòng, kỹ thuật, sản xuất, kinh doanh…) và xác định thang – bậc lương tương ứng, đảm bảo công bằng nội bộ và khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động.

• Cơ chế tăng lương và mức tăng: xác định chu kỳ, tiêu chí và tỷ lệ tăng lương (theo hiệu suất, thâm niên, hoặc kết hợp), gắn liền với kết quả đánh giá KPIs/OKRs hoặc đánh giá năng lực.

• Quy định các loại thưởng áp dụng: thưởng doanh thu, thưởng dự án, thưởng sáng kiến, thưởng chuyên cần, thưởng lễ – tết… kèm cơ chế tính toán minh bạch và tiêu chí xét thưởng rõ ràng.

• Đối tượng và điều kiện hưởng thưởng: xác định rõ nhóm nhân sự được áp dụng từng loại thưởng, điều kiện đạt thưởng, và các trường hợp bị giảm hoặc không được nhận thưởng.

• Các khoản phụ cấp và phúc lợi khác: phụ cấp trách nhiệm, ăn trưa, điện thoại, xăng xe, công tác phí, hỗ trợ nhà ở, bảo hiểm sức khỏe… kèm nguyên tắc chi trả và mức hưởng.

• Tuân thủ pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm: phân biệt các khoản tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, khoản được miễn trừ, khoản không tính đóng BHXH, đảm bảo chính sách lương – thưởng vừa hợp pháp vừa tối ưu thuế.

• Cơ chế kiểm soát và điều chỉnh quỹ lương – thưởng: quy định nguyên tắc quản lý ngân sách lương, thưởng và quy trình rà soát, phê duyệt điều chỉnh định kỳ hoặc đột xuất.

Quy chế tài chính

Văn bản quy định các khoản chi trong công ty (chi phí vận hành, phúc lợi, hiếu hỷ, tiếp khách, mua sắm tài sản, nhà cung ứng dịch vụ, chi phí đào tạo…),

• Cơ chế tạm ứng và hoàn ứng, Chi phí công tác & định mức công tác phí;

• Quy trình đề xuất – xét duyệt – thanh toán;

• Quy định trích lập và sử dụng các quỹ nội bộ: quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ công đoàn …;

• Quy định kiểm soát và lưu trữ chứng từ: đảm bảo minh bạch, phục vụ kiểm toán và tra soát sau này;

Các chế tài xử lý sai phạm tài chính được dẫn chiếu tương ứng với quy định tại Nội quy lao động

Quy chế bảo mật thông tin

Là văn bản quy định nguyên tắc, phạm vi và biện pháp bảo vệ thông tin của doanh nghiệp, áp dụng cho toàn bộ cán bộ, nhân viên và các bên liên quan, được xây dựng nhằm:

• Xác định rõ phạm vi thông tin mật và nhạy cảm: phân loại thông tin theo cấp độ (tối mật – mật – hạn chế – công khai), bao gồm dữ liệu khách hàng, dữ liệu tài chính, bí mật kinh doanh, dữ liệu cá nhân của nhân sự, và các tài liệu kỹ thuật.

• Quy định quyền và trách nhiệm của từng nhóm nhân sự: xác định rõ ai được quyền truy cập, mức độ truy cập, trách nhiệm bảo vệ và nghĩa vụ báo cáo khi phát hiện rò rỉ thông tin.

• Thiết lập cơ chế quản lý và lưu trữ dữ liệu an toàn: áp dụng các biện pháp kỹ thuật (mã hóa, phân quyền hệ thống, sao lưu định kỳ) và biện pháp hành chính (lưu kho, quản lý hồ sơ giấy tờ).

• Quy định quy trình xử lý thông tin: từ khi tiếp nhận – sử dụng – chia sẻ – hủy/tiêu hủy thông tin, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

• Quy định chế tài và xử lý vi phạm: mô tả rõ mức xử lý kỷ luật nội bộ, bồi thường thiệt hại và trách nhiệm pháp lý khi cá nhân/tổ chức vi phạm quy chế.

• Kết nối với các hợp đồng và thỏa thuận bảo mật (NDA): đảm bảo tính ràng buộc pháp lý với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, đặc biệt trong các giao dịch hợp tác chiến lược hoặc chuyển giao công nghệ.

Hỗ trợ kiểm toán, điều tra và giải trình với cơ quan chức năng hoặc đối tác khi xảy ra tranh chấp hoặc sự cố rò rỉ thông tin, bảo vệ tối đa quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp.

Bộ biểu mẫu và hướng dẫn áp dụng

• Chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu liên quan cho từng quy chế và quy trình đã xây dựng.

• Bàn giao bản mềm (Word, Excel) để khách hàng dễ chỉnh sửa khi cần.

• Soạn tài liệu Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu nêu rõ: mục đích, người thực hiện, quy trình phê duyệt, nơi lưu trữ.

• Tổ chức buổi hướng dẫn trực tiếp hoặc trực tuyến cho bộ phận nhân sự/quản trị.