Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các giao dịch mua bán hàng hóa được xác lập tại các buổi gặp gỡ, thông qua sự giới thiệu hoặc dựa trên những mối quan hệ tin tưởng nhau, các giao dịch thường được xác lập thông qua lời nói hoặc xác nhận qua các ứng dụng trao đổi trên điện thoại, email mà không xác lập văn bản có sự xác nhận của các bên. Sự tối giản của các bên trong các giao dịch thường dẫn đến nhưng tranh chấp xoay quanh những nội dung khác của hợp đồng mà trước đó các bên chưa để ý đến, hoặc cho rằng sẽ khó mà phát sinh trên thực tế, mặt khác một số trường hợp các bên cũng không lường trước được rủi ro từ sự tối giản hay rút ngắn quá trình xác lập hợp đồng. Tại bài viết dưới đây, chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn các vấn đề xoay quanh việc nên hay không và có bắt buộc phải xác lập hợp đồng hay không.
1. “Thỏa thuận miệng” – có đủ để bảo vệ doanh nghiệp của bạn?
Trong môi trường kinh doanh, không hiếm những trường hợp các bên vì tin tưởng lẫn nhau hoặc để “thuận tiện, nhanh gọn” mà chỉ xác lập giao dịch bằng lời nói. Một cuộc điện thoại, một cái bắt tay, hay đơn giản là tin nhắn xác nhận qua Zalo – tưởng như đủ để thể hiện sự đồng thuận và khởi đầu cho hợp tác. Nhưng mọi chuyện có thể đổi chiều rất nhanh khi xảy ra tranh chấp.
Điển hình một số trường hợp mà bạn có thể thấy là các bên đã chốt được giá, số lượng hàng hóa chẳng hạn nhưng tiêu chuẩn chất lượng không được thỏa thuận cụ thể, mà chỉ bằng sự tin tưởng với lời nói “ chất lượng tốt nhất”, hoặc thời hạn giao hàng và chi phí phát sinh không được ghi nhận chi tiết, mà chỉ thống nhất theo hướng “ giao sớm nhất”. Trong tình huống đó, bạn có gì để bảo vệ quyền lợi của mình?. Trên thực tế một số loại hợp đồng có quy định bắt buộc phải xác lập bằng văn bản, nên việc thỏa thuận miệng không chỉ không ghi nhận cũng như cơ sở lưu trữ được những đồng thuận giữa các bên mà còn là rui ro về vi phạm hình thức trong một số trường hợp luật định. Chính vì vậy, xác lập các giao dịch thông qua các thỏa thuận miệng chỉ nên thực hiện với những giao dịch thỏa thuận đơn giản, giá trị nhỏ cho những hàng hóa, dịch vụ sử dụng hàng ngày của doanh nghiệp.
2. Hợp đồng là gì? Điều kiện để hợp đồng có hiệu lực, hình thức của Hợp đồng
“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.” , với quy định này được hiểu các thỏa thuận được thể hiện dưới hình thức văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể cũng được xem là hợp đồng, và để hợp đồng này có giá trị pháp lý hay được hiểu là có hiệu lực thì Hợp đồng sẽ cần đáp ứng các điều kiện cơ bản mà pháp luật đã quy định như sau:
- Sự thỏa thuận của các bên là tự nguyện không bị cưỡng ép, lừa dối hay nhầm lẫn. Mục đích và nội dung không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, giao dịch phải phục vụ mục đích hợp pháp, không liên quan đến các hoạt động bị cấm, nội dung của hợp đồng phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và không trái với chuẩn mực đạo đức.
- Các bên phải có năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự phù hợp, theo đó với cá nhân ký kết sẽ đặt ra yêu cầu có đầy đủ năng lực hành vi, đối với doanh nghiệp thì người đại diện ký kết phải có thẩm quyền hợp pháp theo điều lệ, uỷ quyền từ đại diện pháp luật tùy theo từng trường hợp.
- Về hình thức hợp đồng, theo quy định của pháp luật thì hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ sẽ được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể, trường hợp pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó, ví dụ hợp đồng mua bán bất động sản, hợp đồng lao động, hợp đồng nhượng quyền thương mại…
Mặc dù pháp luật cho phép các bên xác lập thỏa thuận bằng nhiều hình thức mà không buộc mọi trường hợp phải xác lập bằng văn bản, tuy nhiên với sự biến động kinh tế như hiện tại cũng như những vấn đề bất đồng từ nội bộ doanh nghiệp có thể xảy ra, thì việc lựa chọn xác lập hợp đồng bằng văn bản sẽ là phương án để giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên cũng như quản trị được rủi ro khi có bất đồng về cách hiểu hợp đồng, cũng như phát sinh tranh chấp.
Với hợp đồng bằng văn bản thì các vấn đề như chất lượng, tiêu chuẩn đi kèm, giá cả, tiến độ, điều kiện thanh toán, trách nhiệm, chế tài…sẽ được ghi nhận chi tiết và là chứng cứ hợp pháp để cơ quan tố tụng xem xét giải quyết tranh chấp cũng như rút ngắn được thời gian thu thập chứng cứ.
Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc “tối giản” quá trình ký kết hợp đồng có thể mang lại sự nhanh gọn trước mắt, nhưng luôn tiềm ẩn rủi ro pháp lý lâu dài. Một hợp đồng bằng văn bản, được soạn thảo chặt chẽ và kiểm tra kỹ lưỡng, không chỉ là cơ sở bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước tranh chấp mà còn là công cụ quản trị rủi ro và xây dựng niềm tin với đối tác. Vì vậy, thay vì dựa vào thỏa thuận miệng hay tin nhắn, doanh nghiệp nên coi việc ký kết hợp đồng bằng văn bản như một “nguyên tắc vàng” trong mọi giao dịch quan trọng. Đồng thời, hãy đầu tư vào việc soát xét các điều khoản, đảm bảo tính khả thi và phù hợp pháp luật, để mỗi hợp đồng không chỉ đúng luật mà còn thực sự khả dụng khi áp dụng vào thực tiễn kinh doanh.
Thời gian viết bài: 27/08/2025
Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn
Vì sao chọn dịch vụ CDLAF
- Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
- Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
- Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
- Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;
Bạn có thể tham thảo thêm:
