Nội quy lao động có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp và hướng dẫn xây dựng (Phần 1)

Nếu điều lệ doanh nghiệp là văn bản cốt lõi để điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp , mối quan hệ giữa các thành viên, cổ đông, người quản lý… thì Nội quy lao động cũng được đánh giá là văn bản trọng yếu không thể thiếu để một doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ của người lao động. Vì vậy thời gian gần đây chúng ta có thể thấy nhiều doanh nghiệp mặc dù thuộc trường hợp phải ban hành nội quy lao động, nhưng trước nhu cầu duy trì sự tuân thủ cũng như trước các quy định của Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, thì các doanh nghiệp đang lựa chọn việc xây dựng nội quy lao động cùng với các văn bản quy trình, quy chế khác ngay từ đầu  khi doanh nghiệp được thành lập.

Để hiểu rõ hơn vì sao việc xây dựng nội quy lao động đang được các doanh nghiệp quan tâm, bạn tham khảo thêm chia sẻ dưới đây của chúng tôi.

1. Nội quy lao động có bắt buộc

Theo quy định của pháp luật lao động và nghị định hướng dẫn, doanh nghiệp sẽ phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản nếu có sử dụng từ 10 người lao động trở lên, trường hợp 10 người lao động trở xuống thì doanh nghiệp được quyền lựa chọn ban hành nội quy lao động hoặc không. Tuy nhiên trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động và không có nội quy lao động thì Hợp đồng lao động phải có ghi nhận điều khoản về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất để làm cơ sở áp dụng trong quá trình quản lý lao động.

Bên cạnh đó cũng theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không được phép xử lý kỷ luật lao động trong trường hợp hành vi vi phạm không được quy định tại nội quy lao động trong trường hợp doanh nghiệp có ban hành nội quy, hoặc không được quy định tại Hợp đồng lao động cho trường hợp không có nội quy lao động. Trên thực tế, hành vi vi phạm kỷ luật, mức độ ảnh hưởng của hành vi đó, chế tài xử lý kỷ luật lao động… sẽ không có sự đồng nhất giữa các người lao động, mà sẽ tùy thuộc vào từng vị trí, chức vụ, mức độ quan trọng của vị trí đó mà thiệt hại cho doanh nghiệp mà hình thức xử lý sẽ có khác biệt. Chính vì vậy nếu chỉ quy định tại Hợp đồng lao động sẽ là không bao quát được cũng như doanh nghiệp sẽ không có được mẫu HĐLĐ chung, mà buộc phải điều chỉnh các điều khoản về các hành vi vi phạm, xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất tại Hợp đồng của các người lao động khác nhau.

Trường hợp doanh nghiệp kiểm soát được việc phát hành HĐLĐ cũng như việc xây dựng các điều khoản như nêu trên trong HĐLĐ và thuộc trường hợp dưới 10 người lao động thì doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện ban hành, đăng ký nội quy lao động khi đạt điều kiện về nhân sự như pháp luật bắt buộc. Ngược lại, khi người quản lý không thể kiểm soát được thì việc xây dựng nội quy lao động, đăng ký với cơ quan quản lý là cần thiết để loại trừ được các rủi ro, tranh chấp.

2. Xây dựng những nội dung chính nào cho Nội quy lao động 

Nội quy lao động sẽ cần có đầy đủ các nội dung chủ yếu mà pháp luật lao động đã quy định, bao gồm:  Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn, vệ sinh lao động; Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên khi xây dựng nội quy lao động, chúng tôi luôn khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng nội quy theo cấu trúc sau để đảm bảo tính đầy đủ để áp dụng trên thực tế nhưng vẫn đủ các nội dung cần có của nội quy lao động theo quy định, cụ thể:

Phạm vi – đối tượng – định nghĩa thuật ngữ

Một nội quy lao động chuẩn không thể thiếu phần xác định phạm vi áp dụng và đối tượng chịu sự điều chỉnh. Việc quy định thuật ngữ giải thích sẽ tạo ra một cách hiểu thông nhất cho toàn bộ nhân sự của công ty và cũng đảm bảo được việc tuân thủ, thực hiện đúng tinh thần của công ty khi ban hành. Điển hình một số khái niệm cần được giải thích như: xung đột lợi ích, tài sản công ty, dữ liệu cá nhân, Thông tin bí mật… Bên cạnh đó các vấn đề về việc nội quy lao động sẽ được áp dụng cho những đối tượng nào, khu vực áp dụng – trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều công ty con, chi nhánh và bao gồm cả công ty con ở nước ngoài thì việc xác định rõ nội quy áp dụng cho đối tượng nào là thực sự cần thiết.

Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, nghỉ hằng năm, tăng ca, trực, làm ban đêm…

Thông thường nội quy lao động một số công ty sẽ chỉ ghi nhận thời gian làm việc trong ngày như thời gian bắt đầu thời gian kết thúc. Tuy nhiên nếu chỉ quy định như vậy sẽ không là đầy đủ, bởi doanh nghiệp cần dựa trên mô hình hoạt động, các khối nhân sự từ văn phòng đến sản xuất, khối nhân sự ngoài hiện trường… để có xác định thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi phù hợp cũng như dựa trên đó để xây dựng cơ cấu lương. Trường hợp không xác định rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào việc phát sinh quá nhiều thời gian làm thêm giờ, phát sinh chi phí, hoặc mâu thuẫn nội bộ nhân sự khi công ty không xác định thời gian phát sinh thêm là làm thêm giờ.

Tương ứng với thời gian làm việc, nghỉ ngơi, nghỉ hằng năm, nghỉ không hưởng lương sẽ là các quy trình, cách thức để phê duyệt cho nhân sự cho từng trường hợp cụ thể, việc thực hiện không đúng quy trình của công ty cũng được xem là vi phạm nội quy lao động, nghỉ không có lý do chính đáng… Chính vì vậy không đơn giản nội quy sẽ chỉ ghi các mốc thời gian mà nội quy sẽ cần ghi nhận cả cơ chế để quản lý vấn đề này.

Trật tự, an toàn, vệ sinh lao động

Không chỉ là những quy định chung, nội quy sẽ dựa vào hoạt động, nguy cơ xảy ra các rủi ro về an toàn trong lao động, để từ đó đưa ra các quy định về trật tư, an toàn, vệ sinh lao động trong doanh nghiệp, cơ chế quản lý đi kèm như: Quy định về kiểm soát việc ra vào, đưa tài sản, di chuyển thông tin ra khỏi vùng kiểm soát; Quy định về trang phục bảo hộ lao động, trường hợp không thực hiện thì chế tài tương ứng là gì; Cơ chế kiểm soát an toàn phòng cháy nổ tại nơi làm việc, cơ chế báo cáo, nghĩa vụ tham gia đào tạo định kỳ…

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam trước đây né tránh, nhưng hiện nay là yêu cầu pháp lý bắt buộc. Một doanh nghiệp lớn không thể chỉ ghi “cấm quấy rối tình dục”. Nội quy phải: Đưa ra định nghĩa cụ thể và ví dụ hành vi; Thiết lập kênh tiếp nhận tố cáo bảo mật (email riêng, hotline, hòm thư); Quy định thời hạn xử lý, chế độ bảo vệ nạn nhân và người tố cáo; Nêu rõ cấm mọi hành vi trả thù, phân biệt đối xử.

Hiện nay các doanh nghiệp lớn đang rất chú trọng vấn đề này vì vậy việc quy định sẽ không mang tính đối phó mà có cơ chế để xử lý ngay lập tức, để bảo vệ người lao động cũng như tránh những ảnh hưởng từ truyền thông gây thiệt hại cho chính doanh nghiệp.

Bảo vệ tài sản và bí mật công ty

Trong bối cảnh kinh tế số, khái niệm “tài sản công ty” không còn bó hẹp ở nhà xưởng, máy móc hay nguyên vật liệu. Giá trị cốt lõi của nhiều doanh nghiệp hiện nằm ở dữ liệu khách hàng, mã nguồn phần mềm, bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh và các tài sản trí tuệ, dữ liệu cá nhân… Đây là những tài sản vô hình nhưng lại quyết định trực tiếp đến sức cạnh tranh và định giá doanh nghiệp trên thị trường cũng như thực tế doanh nghiệp cũng có những cam kết với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước trong việc duy trị sự bảo mật thông tin.

Chính vì vậy, nội quy lao động không chỉ dừng ở đặt ra quy định “người lao động phải bảo vệ tài sản công ty, không được tiết lộ các thông tin bí mật của công ty” mà sẽ cần liệt kê tiêu chí xác định tài sản công ty, thông tin nào được xem là bí mật, thông tin cần bảo mật, ai được tiếp cận, nguyên tắc sử dụng và bảo quản tài sản, cơ chế bảo mật dữ liệu, các hành vi vi phạm và cơ chế xử lý đi kèm. Thực tiễn cho thấy, nhiều tranh chấp nghiêm trọng bắt nguồn từ việc nhân viên cũ mang dữ liệu khách hàng, công thức hoặc báo giá sang công ty đối thủ. Nếu nội quy không có quy định cụ thể, doanh nghiệp hầu như không có cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường hoặc xử lý kỷ luật. Ngược lại, khi nội quy được xây dựng chặt chẽ, doanh nghiệp có thể chứng minh được nghĩa vụ bảo mật của nhân viên và bảo vệ quyền lợi chính đáng trước tòa hoặc trọng tài.

Ngoài các nội dung trên, khi xây dựng nội quy lao động doanh nghiệp sẽ còn cần phải chú ý tại các nội dung khác như chuyển người lao động làm việc khác tạm thời, quy trình xử lý kỷ luật lao động, thẩm quyền xử phạt, cam kết về dữ liệu cá nhân của người lao động… tất cả các nội dung được lường trước, xây dựng, truyền thông nội bộ, đăng ký với cơ quan có thẩm quyền một cách đầy đủ sẽ là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp quản trị nhân sự. Để rõ hơn về các nội dung còn lại cần có trong nội quy lao động, bạn vui lòng tham khảo bài viết “Nội quy lao động có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp và hướng dẫn xây dựng (Phần 2)”

Thời gian viết bài: 19/08/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Thủ tục điều chỉnh địa điểm thực hiện dự án đầu tư, trụ sở doanh nghiệp theo quy đinh pháp luật 2025
• Quy trình, quy chế quản trị lao động có thực sự cần thiết để vận hành doanh nghiệp
• Những thay đổi liên quan đến giấy phép lao động của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
• Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Doanh nghiệp cần thông báo hay xin phép?