Văn phòng đại diện (VPĐD) là hình thức hiện diện thương mại phổ biến, có cơ cấu tổ chức và phạm vi hoạt động đơn giản hơn so với việc thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam. VPĐD không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp mà chỉ thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập VPĐD trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.
Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thành lập, hoặc được pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
- Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại tại thời điểm nộp hồ sơ phải còn ít nhất 01 năm;
- Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế liên quan, việc thành lập phải được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.
Việc đáp ứng điều kiện về tư cách và thời gian hoạt động chưa đồng nghĩa với việc đương nhiên được thành lập VPĐD — phạm vi hoạt động dự kiến còn cần được xem xét trên cơ sở cam kết quốc tế và pháp luật chuyên ngành liên quan.
Quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
| Tiến trình | Mô tả chi tiết |
| Bước 1 | Chuẩn bị hồ sơ
Thương nhân nước ngoài chuẩn bị hồ sơ theo danh mục nêu bên dưới. Các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cần được kiểm tra về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille, dịch sang tiếng Việt và chứng thực trước khi nộp hồ sơ. |
| Bước 2 | Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ nộp tại Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi dự kiến đặt trụ sở VPĐD (ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao) hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất/khu kinh tế/khu công nghệ cao nếu trụ sở đặt trong các khu này. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (chỉ yêu cầu bổ sung tối đa một lần). |
| Bước 3 | Nhận kết quả
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập VPĐD; trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do. Trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành hoặc nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên:
|
| Bước 4 | Thực hiện các thủ tục sau cấp phép
Sau khi được cấp Giấy phép, thương nhân nước ngoài tiếp tục thực hiện: đăng ký và sử dụng con dấu; đăng ký thuế; mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động của VPĐD. |
DANH SÁCH HỒ SƠ
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận;
- Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện nếu là người nước ngoài;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD: bản sao biên bản ghi nhớ/thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở; và bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến theo quy định pháp luật liên quan.
Lưu ý:
- Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, tài liệu phải được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trường hợp tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước La Hay 1961 về Apostille cấp (và quốc gia đó không phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước), tài liệu có thể được chứng nhận Apostille để sử dụng tại Việt Nam thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, theo điều kiện và phạm vi áp dụng của Công ước và pháp luật Việt Nam.
Một số lưu ý quan trọng khi thành lập và duy trì hoạt động Văn phòng đại diện
Tên của Văn phòng đại diện
- Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
- Phải bao gồm tên của thương nhân nước ngoài kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”;
- Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở VPĐD;
- Trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm do VPĐD phát hành, tên VPĐD in/viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.
Doanh nghiệp nên xác định và thống nhất tên VPĐD ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ, bảo đảm sử dụng thống nhất trên Giấy phép, biển hiệu và các tài liệu giao dịch.
Người đứng đầu Văn phòng đại diện
Người đứng đầu VPĐD của một thương nhân nước ngoài không được đồng thời là:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác; hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu VPĐD phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình, và việc ủy quyền phải được thương nhân nước ngoài chấp thuận. Trường hợp không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc thuộc trường hợp chết, mất tích, bị tạm giam, bị kết án tù, bị hạn chế/mất năng lực hành vi dân sự, thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác thay thế.
Chế độ báo cáo hoạt động
Trước ngày 30/01 hằng năm, VPĐD phải gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về tình hình hoạt động năm trước đó cho cơ quan cấp Giấy phép.
Ngoài ra, VPĐD có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
