Xây dựng Chính sách và Khung Quản trị Bảo vệ Dữ liệu Cá Nhân

Xác định rủi ro – Chuẩn hóa hệ thống – Sẵn sàng tuân thủ pháp lý

CDLAF đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và khung quản trị vận hành toàn diện, đảm bảo tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Việt Nam cũng như Luật bảo vệ Dữ liệu cá nhân, đồng thời tương thích với chuẩn quốc tế như GDPR (EU), ISO/IEC 27701, NIST Privacy Framework.

Đây là giải pháp nền tảng với mọi doanh nghiệp trước yêu cầu về tuân thủ quy định dữ liệu cá nhân, tránh các rủi ro về phạt vi phạm trong lĩnh vực xử lý dữ liệu cá nhân, đặc biệt quan trọng đối với:

Doanh nghiệp FDI hoạt động tại Việt Nam
Các tập đoàn đa quốc gia có xử lý dữ liệu lớn
Doanh nghiệp đang chuẩn bị kiểm toán, IPO, gọi vốn hoặc ký kết với đối tác toàn cầu

Dịch vụ này của CDLAF sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:

Thiết lập bộ khung pháp lý – quy trình – vai trò – biểu mẫu đầy đủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong nội bộ
Chuẩn hóa cách thức thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và xóa dữ liệu cá nhân theo đúng chuẩn pháp lý và vận hành
Đảm bảo doanh nghiệp sẵn sàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi bị kiểm tra, kiểm toán tuân thủ nội bộ hoặc từ đối tác, M&A
Tích hợp bảo vệ dữ liệu vào hệ thống quản trị doanh nghiệp, kiểm soát rủi ro và ESG

Phạm vi dịch vụ triển khai bao gồm:

Soạn thảo hoặc cập nhật Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá Nhân, bao gồm: phạm vi áp dụng, nguyên tắc, mục đích xử lý, lưu trữ, trách nhiệm nội bộ và quyền của chủ thể dữ liệu
Xác định và phân công vai trò, trách nhiệm quản trị, bao gồm việc chỉ định Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu (DPO) hoặc đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu
Xây dựng hoặc cập nhật Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOP) cho các hoạt động: thu thập, xử lý, chia sẻ, lưu trữ và xóa dữ liệu
Thiết lập các quy trình xử lý yêu cầu từ chủ thể dữ liệu, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, phản đối, rút lại sự đồng ý, v.v.
Xác định thời hạn lưu giữ và quy tắc xử lý dữ liệu, phù hợp theo loại dữ liệu và mục đích sử dụng
Soạn Quy trình Ứng phó Vi phạm Dữ liệu Cá Nhân, gồm phát hiện, xử lý, báo cáo, và cải thiện hậu kiểm
Hướng dẫn ban hành chính sách, truyền thông nội bộ và thu nhận xác nhận tuân thủ từ nhân viên

Tiến trình	Mô tả chi tiết
Bước 1: Soạn thảo hoặc cập nhật Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá Nhân	Chúng tôi bắt đầu bằng việc rà soát toàn bộ tài liệu hiện hành của doanh nghiệp (nếu có), đánh giá mức độ phù hợp với Nghị định 13/2023/NĐ-CP cũng như các tiêu chuẩn quốc tế (GDPR, ISO/IEC 27701). Sau đó, chúng tôi xây dựng hoặc cập nhật Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá Nhân với các cấu phần bắt buộc, bao gồm: Phạm vi áp dụng (toàn tổ chức, nhóm dữ liệu, loại chủ thể dữ liệu,…) Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân Cơ chế thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và hủy/xóa dữ liệu Bảo vệ quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, rút lại, khiếu nại,…) Trách nhiệm giải trình và nghĩa vụ của từng bộ phận liên quan Cơ chế giám sát, xử lý vi phạm nội bộ … Chính sách được soạn thảo bằng tiếng Việt, và tùy nhu cầu – có thể cung cấp bản song ngữ Việt – Anh, có định dạng trình bày chuẩn chỉnh, đủ điều kiện nộp cho cơ quan nhà nước hoặc đối tác nước ngoài.
Bước 2: Phân công vai trò và trách nhiệm trong quản trị dữ liệu	Việc phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp các hoạt động kiểm soát và xử lý dữ liệu được diễn ra theo đúng trình tự, tránh việc thiếu sót hoặc mất dữ liệu, chúng tôi sẽ: Hỗ trợ doanh nghiệp chỉ định Người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO) hoặc xây dựng cơ chế kiêm nhiệm phù hợp trong nội bộ Thiết lập sơ đồ trách nhiệm (RACI) giữa các phòng ban: ai phê duyệt – ai vận hành – ai giám sát – ai kiểm tra Xác định rõ các vai trò chủ chốt như: pháp lý – nhân sự – IT – vận hành – chăm sóc khách hàng – marketing Soạn kèm bảng mô tả nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí liên quan đến dữ liệu cá nhân
Bước 3: Thiết lập Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOP)	Không chỉ có chính sách, doanh nghiệp cần quy trình thực thi cụ thể gắn liền với hoạt động hằng ngày. SOP thu thập dữ liệu (qua form, website, ứng dụng, hợp đồng, khảo sát…) SOP lưu trữ dữ liệu trên hệ thống nội bộ hoặc nền tảng bên thứ ba SOP kiểm soát truy cập và sử dụng dữ liệu (vai trò, phân quyền, ghi nhận lịch sử truy cập) SOP chia sẻ nội bộ và với bên thứ ba (kèm điều kiện chia sẻ, cơ chế kiểm soát) SOP xóa dữ liệu hoặc ẩn danh hóa sau khi hết hạn Mỗi SOP được thiết kế kèm sơ đồ luồng xử lý, mô tả tình huống thực tế, phân quyền trách nhiệm và biểu mẫu liên quan.
Bước 4: Thiết lập quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu	Doanh nghiệp phải có khả năng phản hồi các yêu cầu từ cá nhân (khách hàng, nhân viên, người dùng…) theo đúng pháp luật. Chúng tôi xây dựng quy trình 5 bước: Tiếp nhận yêu cầu từ chủ thể (truy cập, chỉnh sửa, rút lại, xóa…) Xác minh danh tính và tính hợp lệ Phân công xử lý và phê duyệt nội bộ Phản hồi đúng thời hạn theo quy định pháp luật Lưu trữ hồ sơ và kiểm tra định kỳ Kèm theo là các biểu mẫu mẫu như: mẫu yêu cầu truy cập dữ liệu, mẫu phản hồi, nhật ký xử lý, cùng với hướng dẫn nhận diện yêu cầu sai quy định hoặc giả mạo.
Bước 5: Xây dựng chính sách lưu trữ và tiêu hủy dữ liệu cá nhân	Doanh nghiệp cần kiểm soát thời hạn và cách thức lưu trữ, tránh giữ dữ liệu không cần thiết dẫn đến rủi ro pháp lý. Chúng tôi: Phân loại dữ liệu (theo loại, mục đích, độ nhạy cảm, pháp lý liên quan) Thiết lập bảng tra cứu thời hạn lưu giữ tương ứng Soạn quy định tiêu hủy dữ liệu: xóa hoàn toàn khỏi hệ thống, xóa khỏi bản sao lưu, hoặc ẩn danh hóa Hướng dẫn cách lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trên cloud, hệ thống nội bộ hoặc bản cứng có kiểm soát Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống (CRM, HRM, ERP…), chúng tôi cũng hỗ trợ tích hợp chính sách lưu trữ vào quy trình vận hành thực tế.
Bước 6: Thiết lập Quy trình Ứng phó Vi phạm Dữ liệu Cá Nhân	Khi xảy ra rò rỉ hoặc truy cập trái phép, doanh nghiệp cần phản ứng nhanh và minh bạch. Chúng tôi xây dựng một hệ thống phản ứng gồm: Sơ đồ xử lý sự cố bảo mật: từ phát hiện → phân loại → xử lý khẩn cấp → khôi phục → đánh giá hậu kỳ Mẫu báo cáo vi phạm gửi Bộ Công an (theo quy định Nghị định 13/2023) Mẫu thông báo cho chủ thể bị ảnh hưởng Thiết lập nhóm phản ứng nhanh (Incident Response Team) với trách nhiệm, thời gian phản hồi rõ ràng Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ vi phạm, và cập nhật lại SOP sau sự cố
Bước 7: Ban hành chính sách và truyền thông nội bộ	Một chính sách sẽ không hiệu quả nếu không được hiểu và thực hiện đúng. Vì vậy, CDLAF sẽ: Soạn quyết định ban hành chính sách do Tổng Giám đốc ký Soạn nội dung email phổ biến chính sách đến toàn thể nhân sự Hướng dẫn tổ chức buổi đào tạo nội bộ hoặc gửi video E-learning về chính sách Cung cấp biểu mẫu xác nhận cam kết tuân thủ cho nhân sự và quy trình lưu trữ (Tuỳ chọn) Hỗ trợ kiểm tra nhận thức nội bộ sau triển khai (quiz, audit mẫu)

Vì sao bạn nên chọn chúng tôi?

Đội ngũ luật sư chuyên sâu, dày dặn kinh nghiệm

Chúng tôi là tập thể các Luật sư và chuyên viên tư vấn pháp lý được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm thực tiễn trong việc triển khai tuân thủ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13, GDPR, APPI, CCPA, đã hỗ trợ thành công cho nhiều doanh nghiệp FDI, startup công nghệ, ngân hàng và tổ chức tài chính.

Phân tích sâu – Tư vấn cụ thể – Giải pháp thực tiễn

Chúng tôi không chỉ chỉ ra vấn đề, mà còn đưa ra phương án xử lý phù hợp với ngân sách, quy mô và mô hình hoạt động của doanh nghiệp – đảm bảo khả thi và hiệu quả.

Cam kết bảo mật và hỗ trợ dài hạn

Tất cả thông tin doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối theo chuẩn hành nghề pháp lý, và chúng tôi có thể tiếp tục đồng hành trong quá trình khắc phục, đào tạo nhân sự, rà soát hợp đồng, xây dựng chính sách nội bộ, v.v.

Thiết kế theo đặc thù ngành

Không dùng mẫu đại trà – chính sách của bạn được xây dựng theo cấu trúc tổ chức, ngành nghề và mô hình công nghệ riêng.

Tài liệu chất lượng cao

Soạn thảo song ngữ (nếu cần), trình bày logic – có thể nộp cho ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác hoặc cơ quan chức năng.

Dịch vụ đồng hành, không chỉ giao tài liệu

Hướng dẫn triển khai, đào tạo, hỗ trợ vận hành và theo dõi sau ban hành.

Bảng Checklist 30 điểm tự đánh giá tuân thủ dữ liệu cá nhân:
Nhận ngay bộ tài liệu chuyên biệt, gồm 30 tiêu chí quan trọng giúp tổ chức của bạn tự kiểm tra nhanh mức độ tuân thủ theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, hoàn toàn miễn phí.

Tải file