Điều khoản giao hàng hay vận chuyển được quy định trong hợp đồng mua bán không chỉ xác định cách thức và thời điểm giao hàng mà còn định rõ trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên hợp đồng. Trong bối cảnh thị trường phức tạp và ngày càng cạnh tranh, việc lập điều khoản giao hàng chính xác và điều khoản đó dự liệu được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng và tránh rủi ro cho cả hai bên. Trước khi ký kết một hợp đồng mua bán, việc hiểu rõ và cân nhắc kỹ lưỡng về các điều khoản liên quan đến giao hàng là vô cùng quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi vào những điểm cần lưu ý khi soạn thảo điều khoản giao hàng, để tạo nên một hợp đồng mua bán mà ở đó các rủi ro đã được loại trừ.

1. Thời gian giao hàng

Nội dung đầu tiên mà điều khoản giao hàng cần phải thể hiện được đó là thời gian giao hàng, thời gian giao hàng thông thường các bên sẽ ghi nhận theo hướng giao trong vòng bao nhiêu ngày kể từ ngày xác lập hợp đồng hoặc từ thời điểm nhận được thanh toán, tạm ứng…Tuy nhiên để đầy đủ nhất thì mục thời gian giao hàng sẽ cần phải ghi nhận thêm ý chí của các bên về các điểm sau:

Ghi nhận thời hạn giao hàng hay ấn định thời điểm giao hàng cụ thể?

Thời hạn là một khoảng thời gian cho phép để các bên thực hiện nghĩa vụ với nhau, nếu đã quy định là thời hạn thì bên bán được quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong khoảng thời hạn đó sau khi đã thông báo trước cho bên mua. Ngược lại, nếu thời gian giao hàng là một thời điểm cụ thể thì bên bán chỉ được phép giao hàng vào chính thời điểm đó mà không được phép giao sớm hơn trừ khi bên mua đồng ý.

Xác nhận thời gian giao nhận hàng hóa trên thực tế

Các bên cần xác định hành động nào mà bên bán cần phải thực hiện trước thời điểm giao hàng thực tế để bên mua chuẩn bị nhân sự và các điều kiện cần thiết cho mục đích tiếp nhận hàng hóa. Điều này nhằm loại trừ việc bên bán hoặc đơn vị vận chuyển đã chuyển hàng đến địa điểm giao hàng nhưng bên mua không thể tiếp nhận hoặc từ chối tiếp nhận. Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa và phương tiện vận chuyển mà vấn đề thông báo thời điểm giao hàng thực tế sẽ được quy định một cách chi tiết, việc quy định càng chi tiết sẽ giúp quá trình giao hàng được thuận lợi, tránh việc phải kéo hàng về.

Với trường hợp hàng hóa được giao nhận tại kho, trụ sở của bên bán thì quy định chi tiết về thời điểm giao hàng thực tế cũng rất quan trọng để nếu bạn là bên mua, bạn sẽ chuẩn bị được các điều kiện cần thiết tại thời điểm nhận hàng, tránh được việc không thể nhận hàng hay phải kéo dài thời gian chờ đợi nhận hàng.

Giao hàng trước thời hạn đã thỏa thuận được hay không?

Có thể một số doanh nghiệp cho rằng chỉ cần giao hàng không trễ theo thời hạn hợp đồng là được, còn việc doanh nghiệp giao sớm là hợp lý và mặc định bên mua phải nhận hàng, cũng như việc giao hàng sớm không xem đó là vi phạm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu một cách chính xác rằng:

• Khi hợp đồng có quy định phải giao hàng vào thời điểm cụ thể thì bên bán chỉ được phép giao hàng vào đúng thời điểm đó trừ khi bên mua đồng ý với thời điểm sớm hơn mà bên bán đưa ra.
• Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua.
• Trường hợp bên bán giao hàng trước thời hạn đã thỏa thuận thì bên mua có quyền nhận hoặc không nhận hàng nếu các bên không có thoả thuận khác.

2. Cơ chế xử lý khi bên bán giao hàng chậm hay chậm tiếp nhận hàng hóa

Điều này sẽ thực sự quan trọng đối với cả hai bên bởi mục tiêu mà các bên hướng đến luôn là giao dịch thành công. Chính vì vậy cần có cơ chế xử lý khi chậm giao hay tiếp nhận hàng hóa để các bên e ngại chế tài mà nghiêm túc thực hiện. Thông thường trong các giao dịch mua bán hàng hóa, các bên sẽ dành cho nhau một khoảng thời gian được phép chậm trễ giao nhận nhất định, và khi quá khung thời gian cho phép này, các chế tài sẽ được áp dụng đồng thời quyền được đơn phương chấm dứt hợp đồng được phát sinh. Điều này sẽ xuất phát trên thiện chí của mỗi bên và tùy thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa để xác định việc có nên cho phép một khoảng thời gian chậm chế nhất định hay không.

Bên cạnh đó cũng lưu ý rằng, nếu hợp đồng cho phép các bên được chậm trễ giao nhận hàng trong một khoảng thời gian nhất định thì các bên cũng sẽ cần lưu ý đến các chi phí phát sinh từ sự việc chậm trễ giao nhận đó mà một bên phải gánh chịu, để từ đó ràng buộc trách nhiệm chịu các chi phí phát sinh đó từ bên có hành động chậm giao nhận.

Trong mỗi giao dịch thương mại, việc soạn thảo điều khoản giao hàng trong hợp đồng mua bán đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và công bằng cho cả hai bên. Bằng cách đề cập đến những điểm lưu ý cần xem xét và cân nhắc khi soạn thảo các điều khoản này, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro và tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Việc đặt ra các điều khoản cụ thể và minh bạch về giao hàng như thời gian, địa điểm, phương tiện vận chuyển và trách nhiệm về bảo hiểm sẽ giúp tạo ra một bối cảnh kinh doanh đáng tin cậy và ổn định. Điều này không chỉ tạo ra sự tin tưởng giữa các bên mà còn giúp tránh được những tranh cãi không cần thiết sau này.

Thời gian viết bài: 01/03/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Cách thức để thành lập và quản lý hoạt động của Quỹ phi Chính phủ
• Hợp đồng được điều chỉnh bởi Pháp luật Dân sự hay Thương mại
• Quản lý hiệu quả quan hệ thử việc trong doanh nghiệp
• Kỹ năng kiểm tra, đánh giá thu thập thông tin khi xác lập hợp đồng