Ngày cập nhật: July 25 , 2023

Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Trong nhiều năm qua, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đã đóng một vai trò quan trọng trong việc kết nối, mở rộng thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh giữa các quốc gia. Nhưng với sự thay đổi nhanh chóng của thế giới, xu hướng công nghệ và quy định pháp luật, nhu cầu và vai trò của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đã và đang bị thách thức mạnh mẽ.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn những điều cần lưu ý khi chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Nội dung bài viết:

1. Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động khi nào?

Khác biệt với các mô hình hoạt động kinh doanh khác tại Việt Nam, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chịu sự điều chỉnh bởi pháp luật thương mại, của cơ quan quản lý là Sở Công thương, Cục thuế. Chính vì vậy các trường hợp dẫn đến việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện cũng có sự khác biệt so với các hình thức hoạt động khác. Theo đó Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài sẽ chấm dứt hoạt động trong các trường hợp dưới đây:

Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Theo đó Giấy phép này sẽ bị thu hồi khi (i) Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép, (ii) Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp, (iii) Không gửi báo cáo theo quy định tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửibáo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện mà pháp luật đã quy định, được hiểu là các điều kiện để cơ quan có thẩm quyền cho phép thương nhân nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Thủ tục để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, thương nhân cần lưu ý chuẩn bị các hồ sơ gồm:

Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, đóng dấu theo quy định;
Bản sao vănbản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
Báo cáo của Văn phòng đại diện đã nộp tại Sở Công thương từ thời điểm thành lập cho đến nay;
Giấy chứng nhận mẫu dấu;
Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
Bản chính Giấy phép thành lập Vănphòng đại diện;
Thông báo của Cục thuế về mã số thuế và các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thuế của Trưởng văn phòng đại diện, của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện, và một số tài liệu khác tùy từng trường hợp cụ thể.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động sẽ được nộp tại Sở Công thương. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

3. Thương nhân nước ngoài cần lưu ý gì?

Thực tế cho thấy, hồ sơ chấm dứt Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài sẽ phức tạp tại bước xin nhận thông báo hoàn tất nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện. Theo đó, trường hợp người lao động là cá nhân Việt Nam việc xác nhận các thông tin về thuế sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với người lao động nước ngoài.

Trong trường hợp này chúng ta sẽ thường thấy phức tạp nhất là việc xem xét nghĩa vụ thuế của người lao động nước ngoài (có thể là Trưởng văn phòng đại diện hoặc nhân viên). Bởi phía cơ quan thuế sẽ xem xét đến tư cách cá nhân cư trú hay không cư trú để xác định thuế. Bên cạnh đó việc cùng lúc thực hiện việc khai thuế tại cả cơ quan thuế Việt Nam và cơ quan thuế tại nơi trả thu nhập, sẽ buộc phía cơ quan thuế phải xem xét đến yếu tố quyết toán thuế thu nhập toàn cầu, đối chiếu với các thỏa thuận của 2 quốc gia theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Quá trình này mất khá nhiều thời gian cho thương nhân nước ngoài cũng như phía Văn phòng đại diện.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ rà soát lại sự tuân thủ của Văn phòng đại diện trong quá trình hoạt động tại Việt Nam. Theo đó trước khi đi đến việc ra quyết định chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, phía cơ quan quản lý sẽ xem xét đến các hoạt động mà Văn phòng đại diện đã thực hiện tại Việt Nam bao gồm cả nghĩa vụ báo cáo định kỳ. Trường hợp có vi phạm, việc xử lý vi phạm sẽ phải được hoàn tất trước khi thực hiện các công việc tiếp theo, lưu ý rằng hiện nay mức phạt vi phạm hành chính đối với Văn phòng đại diện là khá cao.

Chính vì những lý do trên, chúng tôi luôn đề xuất các thương nhân nước ngoài hãy chú ý đến sự tuân thủ pháp lý của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trong trường hợp cần thiết, thương nhân có thể xây dựng quy trình quản lý cụ thể ngay từ khi mới thành lập nhằm đảm bảo luôn duy trì được sự kiểm soát của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Thời gian viết bài: 24/07/2023

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Vì sao chọn dịch vụ CDLAF

Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;

Bạn có thể tham thảo thêm: