Quá trình chuyển giao quyền điều hành và vai trò đại diện pháp luật trong một doanh nghiệp không chỉ là sự thay đổi về thông tin của người đại diện pháp luật mà kèm theo đó là sự xuất hiện người điều hành mới cùng với việc tiếp quản các công việc trước đó của công ty mà người đại diện theo pháp luật cũ để lại. Vấn đề đặt ra là, người đại diện pháp luật mới có phải chịu trách nhiệm từ các vi phạm tồn đọng của người đại diện theo pháp luật cũ để lại không? Trên thực tế sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà phát sinh trách nhiệm của người điều hành mới, bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ chia sẻ rõ hơn về điều này.

1. Vai trò và trách nhiệm của người đại diện pháp luật

Theo Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là cá nhân được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch với bên thứ ba cũng như trước cơ quan nhà nước. Điều này có nghĩa là người đại diện pháp luật mới sẽ là cá nhân chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả các công việc đang thực hiện dở dang hoặc những vấn đề phát sinh từ thời kỳ người đại diện cũ còn đương nhiệm.

Trong quá trình chuyển giao quyền điều hành, dù thay đổi cá nhân người đại diện pháp luật, pháp nhân doanh nghiệp vẫn được duy trì liên tục và không bị gián đoạn về quyền và nghĩa vụ pháp lý. Điều này dẫn đến một nguyên tắc quan trọng là người đại diện pháp luật mới không thể từ chối trách nhiệm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng từ thời kỳ người đại diện cũ, nếu những vấn đề này phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp và thuộc nghĩa vụ của pháp nhân. Đồng thời các giao dịch đang diễn ra hoặc chưa hoàn tất sẽ không mất đi giá trị pháp lý chỉ vì sự thay đổi người đại diện pháp luật.

2 .Trách nhiệm pháp lý đối với vi phạm của người đại diện pháp luật cũ

Một vấn đề đáng quan tâm là người đại diện pháp luật mới có phải chịu trách nhiệm đối với những vi phạm pháp lý tồn đọng mà người đại diện cũ để lại hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào tính chất cụ thể của từng trường hợp:

Trường hợp 1: Vi phạm thuộc về pháp nhân doanh nghiệp

Nếu vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và được xác định là nghĩa vụ pháp lý của pháp nhân (ví dụ: nợ thuế, vi phạm hợp đồng, các khoản nợ chưa thanh toán), người đại diện mới có trách nhiệm thay mặt doanh nghiệp giải quyết các vấn đề này. Việc thay đổi người đại diện không làm thay đổi nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp chưa thanh toán khoản công nợ cho đối tác trong thời gian người đại diện pháp luật cũ điều hành, người đại diện mới có nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ thanh toán này, vì đây là trách nhiệm của doanh nghiệp chứ không chỉ của cá nhân người đại diện.

Trường hợp 2: Vi phạm cá nhân của người đại diện pháp luật cũ

Nếu vi phạm phát sinh từ hành vi cá nhân của người đại diện cũ (ví dụ: gian lận, lạm dụng quyền hạn, vi phạm pháp luật hình sự), người đại diện pháp luật mới không phải chịu trách nhiệm. Điển hình có thể thấy hay phát sinh trách nhiệm của người đại diện cũ liên quan đến các vi phạm dẫn đến thất thoát tài sản của doanh nghiệp, như việc người đại diện cũ làm giả hồ sơ cá nhân để thực hiện hành vi chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, trách nhiệm sẽ thuộc về cá nhân người đại diện cũ và sẽ được xử lý theo quy định pháp luật.

3. Các giao dịch đang thực hiện dở dang

Một khía cạnh quan trọng trong quá trình chuyển giao quyền điều hành là các giao dịch đang thực hiện dở dang. Theo quy định, giao dịch đã được xác lập hợp pháp trong thời kỳ người đại diện pháp luật cũ còn đương nhiệm sẽ tiếp tục có hiệu lực pháp lý. Người đại diện mới có nghĩa vụ tiếp quản và duy trì các giao dịch này cho đến khi hoàn tất. Một điều cần lưu ý rằng, việc xác định giao dịch đó hợp pháp hay không được hiểu là xác định về khía cạnh thẩm quyền của người đại diện pháp luật cũ đó với những Hợp đồng, quyết định mà người đại diện pháp luật thông qua dưới tư cách pháp nhân của chính doanh nghiệp mà họ đang đại diện.

Như vậy có thể thấy, quá trình chuyển giao quyền điều hành và vai trò đại diện pháp luật trong doanh nghiệp đòi hỏi người đại diện mới phải có sự hiểu biết sâu sắc về trách nhiệm pháp lý mà họ sẽ gánh vác. Việc thay đổi người đại diện không làm mất đi nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp đối với các giao dịch hoặc nghĩa vụ đang tồn tại. Do đó, người đại diện pháp luật mới cần chủ động rà soát, phân định rõ trách nhiệm và có các biện pháp xử lý phù hợp để đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp.

4. Làm gì để kiểm soát rủi ro cho người điều hành mới?

Khi tiếp nhận vai trò đại diện pháp luật mới, người điều hành không chỉ gánh vác trọng trách quản lý doanh nghiệp mà còn phải đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý tiềm ẩn từ quá khứ và hoạt động hiện tại của công ty. Để hạn chế những rủi ro này, người điều hành mới trước và sau khi tiếp nhận cần lưu ý cũng như có một số hành động sau:

Tiến hành rà soát pháp lý toàn diện: Ngay sau khi tiếp nhận vai trò, người đại diện pháp luật mới cần tiến hành rà soát pháp lý toàn diện đối với doanh nghiệp. Việc này bao gồm:

• Rà soát hợp đồng và giao dịch hiện tại: Kiểm tra các hợp đồng đã ký kết, đặc biệt là các giao dịch đang thực hiện dở dang, để đảm bảo tính hợp pháp và xác định các nghĩa vụ phải tiếp tục thực hiện.
• Kiểm tra công nợ và tài chính: Xác định các khoản nợ tồn đọng, nghĩa vụ thanh toán đối với đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế và các bên liên quan khác.
• Đánh giá các tranh chấp pháp lý: Xem xét các vụ kiện tụng, tranh chấp hoặc khiếu nại đang diễn ra mà doanh nghiệp đang là bên có liên quan. Điều này giúp người đại diện mới nắm rõ tình hình pháp lý hiện tại và có phương án xử lý kịp thời.
• Kiểm tra tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế, lao động, môi trường, báo cáo tài chính, v.v.
• Kiểm toán lại các vấn đề về tài chính phát sinh tại giai đoạn người đại diện cũ quản lý.

Kết quả rà soát này sẽ cung cấp bức tranh rõ ràng về trạng thái pháp lý của doanh nghiệp, giúp người điều hành mới chủ động quản lý rủi ro và xử lý các vấn đề còn tồn đọng.

Yêu cầu bàn giao hồ sơ chi tiết từ người đại diện pháp luật cũ, để kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả, người đại diện mới cần yêu cầu bàn giao đầy đủ các hồ sơ pháp lý và tài liệu quan trọng từ người đại diện pháp luật cũ, bao gồm:

• Hợp đồng kinh doanh và các giao dịch còn hiệu lực;
• Báo cáo tài chính, hồ sơ công nợ và tình hình thuế;
• Giấy phép, văn bản pháp lý và các thủ tục đã hoặc đang thực hiện;
• Tài liệu liên quan đến các tranh chấp hoặc khiếu nại pháp lý hiện có.

Việc bàn giao minh bạch và đầy đủ sẽ giúp người đại diện mới hạn chế các “khoảng mờ” pháp lý, từ đó kịp thời nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.

Tham vấn chuyên gia pháp lý độc lập: Trong nhiều trường hợp, người điều hành mới khó có thể tự mình nắm bắt và đánh giá hết các rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Việc tham vấn chuyên gia pháp lý độc lập là một giải pháp quan trọng nhằm:

• Đánh giá rủi ro pháp lý khách quan: Luật sư hoặc cố vấn pháp lý độc lập sẽ hỗ trợ rà soát các vấn đề pháp lý chưa được phát hiện hoặc xử lý;
• Đưa ra phương án giải quyết cụ thể: Chuyên gia pháp lý sẽ đề xuất các giải pháp để xử lý các vấn đề pháp lý còn tồn đọng, giúp doanh nghiệp tránh được các thiệt hại không đáng có;
• Tư vấn chiến lược tuân thủ pháp luật: Đảm bảo người đại diện pháp luật mới điều hành doanh nghiệp đúng với quy định của pháp luật.

Thiết lập hệ thống quản trị rủi ro nội bộ, kiểm soát rủi ro không chỉ dừng lại ở việc xử lý tồn đọng mà còn phải xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro cho các hoạt động sau đó. Người đại diện mới cần thiết lập hoặc củng cố hệ thống quản trị rủi ro nội bộ, bao gồm:

• Xây dựng quy trình kiểm soát và phê duyệt giao dịch: Các hợp đồng, giao dịch quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng để tránh sai sót và vi phạm pháp lý.
• Thiết lập quy trình báo cáo, quy chế tài chính: Đảm bảo các nghĩa vụ tài chính và thuế được thực hiện đúng thời hạn và minh bạch.
• Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động cho từng phòng ban, bộ phận: Việc đưa tất cả hoạt động của công ty đi theo một quy tắc hoạt động chung là điều cần thiết phải thực hiện để ràng buộc trách nhiệm của từng nhân sự trong công ty cũng như để áp dụng các quy định về xử lý kỷ luật, bồi thường, trách nhiệm vật chất…

Trong trường hợp phát hiện các vi phạm pháp lý nghiêm trọng từ thời kỳ người đại diện pháp luật cũ, người điều hành mới có thể xem xét: (i) Gửi văn bản thông báo đến chủ sở hữu, các cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Nhà đầu tư… về những vấn đề pháp lý đã tồn tại trước thời điểm nhận nhiệm vụ, (ii) Tham vấn Luật sư để lập báo cáo minh bạch, xác định rõ trách nhiệm của người đại diện pháp luật cũ nếu vi phạm phát sinh từ cá nhân họ.

Quá trình chuyển giao quyền điều hành luôn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý, đặc biệt là các vấn đề tồn đọng từ thời kỳ người đại diện pháp luật cũ. Để bảo vệ mình và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp được vận hành ổn định, người điều hành mới cần chủ động rà soát pháp lý, thiết lập hệ thống kiểm soát rủi ro và tham vấn chuyên gia độc lập. Việc kiểm soát rủi ro không chỉ giúp giảm thiểu thiệt hại mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

Thời gian viết bài: 09/12/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Hợp đồng hợp tác kinh doanh, những rủi ro pháp lý cần biết
• Tổng hợp quy định pháp lý mới nhất của trang thông tin điện tử tổng hợp
• Điều kiện và trình tự thủ tục để xin cấp Giấy phép kinh doanh trò chơi điện tử