Việt Nam là một trong những thị trường hấp dẫn đối với các thương nhân nước ngoài khi mở rộng kinh doanh hoặc tiến hành các hoạt động đầu tư, thành lập Văn phòng đại diện là một trong các hoạt động đó.

Việc thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (sau đây gọi chung là Văn phòng đại diện nước ngoài) phải đáp ứng những điều kiện đặc biệt cũng như thủ tục pháp lý phức tạp. Trong một số trường hợp, nó còn phức tạp hơn việc thành lập một doanh nghiệp tại Việt Nam. Để giúp Khách hàng hiểu rõ hơn về thủ tục này, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp một cách chi tiết về điều kiện và thủ tục cần thiết để thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

1. Điều kiện để thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia công nhận;
• Doanh nghiệp, thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Doanh nghiệp, Thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc Thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

2. Văn phòng đại diện nước ngoài được phép thực hiện các hoạt động gì

Tương tự như văn phòng đại diện của của doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam. Văn phòng đại diện nước ngoài chỉ được phép thực hiện một số hoạt động sau:  

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
• Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3. Trình tự các bước để thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài

Để thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Khách hàng cần thực hiện các bước:

Bước 1. Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo danh mục liệt kê tại Mục 4 dưới đây và gửi đến cơ quan có thẩm quyền;

Bước 2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa 01(một) lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý:

• Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, cơ quan có thẩm quyền gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

4. Các tài liệu cần chuẩn bị để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của Thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  1. Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  2. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật có liên quan.

Qua các bước thực hiện trên đây, chúng ta thấy rằng, việc cấp phép cho hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thực tế không hề đơn giản. Do đó, thương nhân nước ngoài cần cân nhắc nhu cầu tiếp cận thị trường Việt Nam để chọn lựa hình thức hiện diện phù hợp nhất.

Thời gian viết bài: 30/03/2023

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn.

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Các báo cáo mà nhà đầu tư bắt buộc phải thực hiện trong năm 2023
• Thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, nhà đầu tư cần lưu ý gì (Phần 1)
• Thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, nhà đầu tư cần lưu ý gì (Phần 2)
• Trình tự, thủ tục góp vốn mua cổ phần trong doanh nghiệp tại Việt Nam
• Doanh nghiệp với việc mở và sử dụng tài khoản đầu tư trực tiếp
• Làm gì để tránh rủi ro khi thuê trụ sở hoạt động tại Việt Nam
• Nhượng quyền thương mại tại Việt Nam (Phần 1)
• Nhượng quyền thương mại tại Việt Nam (Phần 2)
• Các bước để nhà đầu tư thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam