Dữ Liệu Cá Nhân Trong Tuyển Dụng Và Quản Lý Lao Động, Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì?

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, doanh nghiệp thường xuyên thu thập và xử lý nhiều loại dữ liệu cá nhân của ứng viên và người lao động, từ thông tin trên hồ sơ ứng tuyển, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc đến dữ liệu chấm công, đánh giá hiệu suất, hình ảnh camera hay dữ liệu được thu thập thông qua các phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được rằng những hoạt động này đều phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc yêu cầu ứng viên cung cấp quá nhiều thông tin, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng không có thời hạn hoặc áp dụng các biện pháp giám sát người lao động mà không thông báo trước đều có thể làm phát sinh những rủi ro pháp lý đáng kể.

Vậy doanh nghiệp được phép thu thập những thông tin gì trong quá trình tuyển dụng? Hồ sơ của ứng viên không trúng tuyển phải xử lý như thế nào? Doanh nghiệp có được sử dụng camera, phần mềm giám sát hoặc các biện pháp công nghệ khác để quản lý người lao động hay không? Đây là những vấn đề mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm trong bối cảnh các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt.

1. Doanh nghiệp chỉ được thu thập thông tin cần thiết phục vụ mục đích tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng, tổ chức, cá nhân tuyển dụng chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật. Các thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng hoặc các mục đích khác đã được các bên thỏa thuận. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn có thói quen yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin không thực sự cần thiết như tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con, thông tin về người thân hoặc các dữ liệu không liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng. Doanh nghiệp cần rà soát lại biểu mẫu tuyển dụng để bảo đảm nguyên tắc thu thập tối thiểu, chỉ giới hạn trong phạm vi cần thiết cho việc đánh giá năng lực và sự phù hợp của ứng viên.

2. Xử lý dữ liệu của ứng viên phải dựa trên sự đồng ý của người dự tuyển

Thông tin do ứng viên cung cấp phải được xử lý theo đúng quy định của pháp luật và phải có sự đồng ý của người dự tuyển. Sự đồng ý của ứng viên không nên chỉ dừng lại ở việc “ngầm hiểu” thông qua hành động nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nên xây dựng Thông báo bảo vệ dữ liệu cá nhân dành cho ứng viên, trong đó làm rõ mục đích thu thập, phạm vi xử lý, thời hạn lưu trữ và các quyền của ứng viên đối với dữ liệu cá nhân của mình.

3. Hồ sơ của ứng viên không trúng tuyển phải được xóa hoặc hủy đúng quy định

Doanh nghiệp phải xóa, hủy thông tin của người dự tuyển trong trường hợp ứng viên không trúng tuyển, trừ khi có thỏa thuận khác với người dự tuyển. Việc lưu trữ hồ sơ ứng viên để phục vụ các đợt tuyển dụng sau là nhu cầu phổ biến của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên thực hiện việc này khi đã có sự đồng ý rõ ràng của ứng viên về thời gian và mục đích lưu giữ hồ sơ.

4. Dữ liệu cá nhân của người lao động chỉ được lưu trữ trong thời hạn phù hợp

Dữ liệu cá nhân của người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên. Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách lưu trữ dữ liệu nhân sự, trong đó phân loại từng nhóm dữ liệu và xác định thời gian lưu trữ phù hợp. Việc lưu giữ dữ liệu vô thời hạn mà không có căn cứ pháp lý có thể làm gia tăng rủi ro tuân thủ. Ví dụ như:

• Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ liên quan đến quá trình đóng bảo hiểm của người lao động có thể cần được lưu giữ theo thời hạn quy định của pháp luật chuyên ngành để phục vụ việc giải quyết chế độ về sau.
• Hồ sơ kế toán liên quan đến tiền lương, thưởng, các khoản chi trả cho người lao động có thể phải được lưu trữ theo thời hạn của pháp luật về kế toán.
• Dữ liệu chấm công, dữ liệu đánh giá hiệu suất làm việc nên được lưu giữ trong khoảng thời gian hợp lý để phục vụ công tác quản lý nhân sự, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp lao động (nếu có).
• Bản sao giấy tờ tùy thân, thông tin liên hệ khẩn cấp hoặc các dữ liệu phục vụ cho quá trình làm việc cần được rà soát định kỳ để xác định có còn cần thiết cho mục đích quản lý lao động hay không.
• Dữ liệu thu thập từ camera giám sát hoặc các công cụ quản lý bằng công nghệ không nên được lưu giữ quá lâu nếu không còn phục vụ mục đích bảo đảm an ninh, an toàn hoặc giải quyết sự việc phát sinh.

5. Dữ liệu cá nhân cần được xóa hoặc hủy khi quan hệ lao động chấm dứt

Khi hợp đồng lao động chấm dứt, doanh nghiệp phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc các bên có thỏa thuận khác. Đây là nội dung thường bị bỏ quên trong thực tiễn. Doanh nghiệp cần có quy trình rà soát dữ liệu của nhân sự nghỉ việc để xác định những dữ liệu cần tiếp tục lưu giữ theo quy định và những dữ liệu cần được xóa bỏ nhằm hạn chế rủi ro phát sinh.

• Tiếp tục lưu giữ: Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội, chứng từ thanh toán tiền lương, tài liệu kế toán hoặc các hồ sơ cần thiết để giải quyết tranh chấp lao động (nếu có) có thể tiếp tục được lưu giữ theo thời hạn mà pháp luật quy định.
• Cần xóa hoặc hủy: Dữ liệu trên tài khoản email công việc, quyền truy cập vào hệ thống nội bộ, dữ liệu sinh trắc học dùng để chấm công hoặc các thông tin không còn phục vụ mục đích quản lý lao động sau khi người lao động nghỉ việc cần được rà soát để xóa hoặc hủy.
• Cần đánh giá cụ thể: Hồ sơ đánh giá hiệu suất, hình ảnh từ hệ thống camera giám sát hoặc dữ liệu được thu thập từ các công cụ quản lý nội bộ cần được xem xét dựa trên mục đích lưu trữ và căn cứ pháp lý tương ứng trước khi quyết định tiếp tục lưu giữ hay xóa bỏ.

6. Doanh nghiệp có được giám sát người lao động bằng công nghệ hay không?

Việc xử lý dữ liệu thu thập bằng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý người lao động chỉ được thực hiện khi người lao động đã được thông báo để biết rõ về các biện pháp này. Doanh nghiệp không được xử lý hoặc sử dụng dữ liệu thu thập được trái với quy định của pháp luật và chỉ được áp dụng các biện pháp phù hợp, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Việc sử dụng camera giám sát, phần mềm theo dõi hiệu suất làm việc, hệ thống chấm công bằng sinh trắc học hoặc các công cụ quản lý khác không phải là hành vi bị cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần minh bạch về phạm vi giám sát, mục đích sử dụng dữ liệu và bảo đảm rằng các biện pháp này không xâm phạm quá mức đến quyền riêng tư của người lao động.

Từ thực tiễn tư vấn, CDLAF nhận thấy rằng phần lớn doanh nghiệp đã xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự khá chặt chẽ dưới góc độ pháp luật lao động, nhưng lại chưa chú trọng đúng mức đến các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong khi đó, dữ liệu của ứng viên và người lao động là một trong những nhóm dữ liệu được xử lý thường xuyên nhất trong doanh nghiệp. Do đó, việc rà soát quy trình tuyển dụng, chính sách nhân sự và các công cụ quản lý lao động dưới góc độ bảo vệ dữ liệu cá nhân cần được xem là một ưu tiên trong chương trình tuân thủ của doanh nghiệp.

Thời gian viết bài: 09/06/2026

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• • Chuyển Giao Dữ Liệu Cá Nhân Theo Luật Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân 2025, Doanh Nghiệp Cần Biết
  • Quản Trị Dữ Liệu Cá Nhân Trên Nền Tảng Thương Mại Điện Tử: Khung Pháp Lý Và Giải Pháp Giảm Thiểu Rủi Ro Cho Doanh Nghiệp
  • Quản lý dòng tiền xuyên biên giới: Lưu ý pháp lý khi chuyển lợi nhuận từ nước ngoài về Việt Nam
  • Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông/Hội Đồng Thành Viên Trực Tuyến: Cẩm Nang Pháp Lý Để Nghị Quyết Không Bị Hủy