Văn bản này là Thông tư 08/2026/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết việc triển khai hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Nội dung trọng tâm bao gồm quy trình cấp mã định danh duy nhất (ID) cho từng hợp đồng và các quy định về việc quản lý, vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Nguồn tin cũng xác lập tiêu chuẩn kỹ thuật để các nhà cung cấp dịch vụ eContract kết nối dữ liệu với hệ thống quản lý của nhà nước. Bên cạnh đó, thông tư quy định rõ quyền hạn truy cập, nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân và chế độ báo cáo định kỳ của các bên liên quan. Các biểu mẫu đính kèm giúp chuẩn hóa quy trình đăng ký, khai thác và lưu trữ dữ liệu lao động trên môi trường số. Quy định này chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.
1. Các bước để cấp mã ID cho Hợp đồng lao động điện tử
Quy trình cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử được thực hiện cụ thể theo các bước sau:
Bước 1: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Việc gửi dữ liệu được thực hiện tùy thuộc vào từng loại hợp đồng:
- Đối với hợp đồng giao kết từ ngày 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng cùng các dữ liệu được quy định về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Đối với hợp đồng được chuyển đổi từ văn bản giấy: Nhà cung cấp gửi hợp đồng điện tử cùng các dữ liệu liên quan và kèm theo thông tin chi tiết về nhật ký chuyển đổi (như tên hệ thống, người thực hiện, thời gian hoàn thành, dung lượng tài liệu, chữ ký số/chữ ký công cộng để niêm phong xác nhận tính toàn vẹn).
- Đối với hợp đồng giao kết trước ngày 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract phải hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng. Sau khi hoàn thành rà soát bổ sung, Nhà cung cấp mới gửi hợp đồng và các dữ liệu liên quan về Nền tảng.
Bước 2: Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra và tự động cấp ID
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin (bao gồm xác thực định danh các bên, dấu thời gian, chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu) và thực hiện cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận,.
- Việc cấp ID được diễn ra tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng. Nếu có sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, ID sẽ được cấp ngay sau khi sự cố khắc phục xong.
- Trong trường hợp hợp đồng điện tử không bảo đảm các quy định pháp luật (thiếu xác thực định danh, không đảm bảo quy định đối với hợp đồng chuyển đổi/giao kết trước và sau 01/7/2026), Nền tảng sẽ không cấp ID và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.
Bước 3: Đồng bộ và lưu trữ ID
- Sau khi cấp thành công, thông tin về ID sẽ được đồng thời gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để họ thực hiện quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử.
2. Mã định danh ID của hợp đồng có cấu trúc như thế nào?
Mã định danh (ID) của hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, có cấu trúc bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số. Cấu trúc chi tiết được quy định như sau:
Ký tự chữ (A, B hoặc C) nằm ở đầu tiên, thể hiện loại hợp đồng:
- Chữ A: Gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua các nền tảng eContract.
- Chữ B: Gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
- Chữ C: Gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.
12 ký tự số theo sau được cấu thành bởi:
- 02 ký tự số đầu tiên: Là 02 số cuối của năm mà hợp đồng lao động điện tử được cấp ID.
- 10 ký tự số sau: Là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.
3. Mã ID có thay đổi khi hợp đồng được sửa đổi không?
Mã định danh (ID) không thay đổi khi hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi. Theo quy định, ID chỉ được cấp một lần duy nhất và không thay đổi trong mọi trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Bên cạnh đó, mọi tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện như phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn hay thông báo chấm dứt đều sẽ được gắn cùng mã ID với hợp đồng lao động điện tử gốc đó.
4. Thời hạn lưu trữ mã ID hợp đồng là bao lâu?
Thông tin về mã định danh (ID) sẽ được quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Do đó, thời hạn lưu trữ mã ID cũng chính là thời hạn lưu trữ của hợp đồng, cụ thể như sau:
- Trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: Thời hạn lưu trữ dữ liệu là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.
- Tại hệ thống của Nhà cung cấp eContract: Thời hạn lưu trữ sẽ dựa theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên, nhưng phải đảm bảo tối thiểu bằng với thời hạn lưu trữ trên Nền tảng (tức là ít nhất 10 năm).
Lưu ý: Trong trường hợp người sử dụng lao động và người lao động ký kết nhiều hợp đồng lao động liên tục, thì thời hạn 10 năm lưu trữ này sẽ được tính từ ngày chấm dứt của bản hợp đồng lao động cuối cùng.
5. Ai có quyền truy cập vào mã ID hợp đồng?
Những đối tượng sau đây có quyền truy cập, quản lý và khai thác thông tin liên quan đến mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử:
- Người lao động và Người sử dụng lao động: Đây là hai chủ thể trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng. Họ được sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tự tra cứu, khai thác và chia sẻ các thông tin về hợp đồng lao động điện tử của chính mình. Để phục vụ nhu cầu tra cứu này, mã ID được liên kết với mã định danh cá nhân của người lao động và mã số thuế của người sử dụng lao động.
- Các cơ quan quản lý Nhà nước: Cơ quan nhà nước sử dụng ID làm mã quản lý dữ liệu số đối với các hợp đồng lao động điện tử. Cụ thể, công chức, viên chức và người lao động của các cơ quan như Bộ Nội vụ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Sở Nội vụ, Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất sẽ được cấp tài khoản để khai thác và xử lý các nghiệp vụ liên quan trên Nền tảng.
- Nhà cung cấp dịch vụ eContract: Thông tin về mã ID ngay sau khi được cấp sẽ được Nền tảng gửi đồng thời về hệ thống của Nhà cung cấp eContract. Nhờ đó, nhà cung cấp eContract có thể quản lý và lưu trữ mã ID này cùng với bản hợp đồng lao động điện tử gốc.
Tổ chức, cá nhân có liên quan khác: Trong trường hợp có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu đặc thù liên quan đến việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, các tổ chức hoặc cá nhân này bắt buộc phải thực hiện đăng ký bằng văn bản với Bộ Nội vụ (theo mẫu quy định) để được xem xét cung cấp thông tin. Việc truy cập này phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và bí mật thông tin
Thông tư 08/2026/TT-BNV áp dụng từ ngày 01/07/2026 sẽ thay đổi hoàn toàn cách quản lý nhân sự truyền thống. Việc gắn mã ID định danh cho từng hợp đồng lao động điện tử chính là cơ sở để cơ quan nhà nước thực hiện thanh kiểm tra hậu kiểm một cách tự động và xuyên suốt.
Để không bị gián đoạn vận hành, các doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp eContract để rà soát lại toàn bộ hệ thống chữ ký số, quy trình đẩy dữ liệu trong vòng 24 giờ và phương án lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm. Việc chuẩn hóa công nghệ ngay từ bây giờ là bước đi bắt buộc để doanh nghiệp loại bỏ các rủi ro pháp lý về bảo mật và tối ưu hóa chi phí vận hành trong kỷ nguyên số.
Thời gian viết bài: 20/05/2026
Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn
Vì sao chọn dịch vụ CDLAF
- Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
- Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
- Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
- Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;
Bạn có thể tham thảo thêm:
