Ngày cập nhật: July 12 , 2023

Hướng dẫn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đúng luật (Phần 1)

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là một sự kiện quan trọng trong hoạt động của một công ty cổ phần. Đây là nơi quyết định các vấn đề quan trọng, như thay đổi cơ cấu tổ chức, thông qua các chính sách chiến lược của công ty… Tuy nhiên, tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ đúng luật không phải lúc nào cũng dễ dàng, sự hiểu sai về quy trình, quy định, và yêu cầu của cuộc họp có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định không hợp lý, sai phạm pháp lý, và gây thiệt hại cho công ty.

Với mục tiêu giúp các doanh nghiệp tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ đúng luật và hiệu quả, bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về quá trình tổ chức cuộc họp. Chúng tôi sẽ đề cập đến các bước cần thiết để chuẩn bị cho cuộc họp, từ việc lập kế hoạch, thông báo, chuẩn bị tài liệu, đến việc tiến hành cuộc họp và ghi nhận các quyết định. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ phân tích các quy định pháp luật quan trọng liên quan đến cuộc họp ĐHĐCĐ, như quyền và trách nhiệm của các bên liên quan, quyền biểu quyết và đại diện, và quy trình thông qua các quyết định. Bằng cách hiểu rõ những quy định này, bạn sẽ có thể đảm bảo rằng quá trình tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ của mình tuân thủ đúng luật và mang lại lợi ích tối đa cho công ty và cổ đông.

Nội dung bài viết:

1. Quyền và nghĩa vụ của Đại Hội đồng cổ đông

Trước khi tiến hành việc mở cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, doanh nghiệp cần xác định mục đích của việc mở cuộc họp ĐHĐCĐ là gì? Theo quy định, Đại hội đồng cổ đông sẽ được thiết lập cho các mục đích dưới đây, hay nói cách khác Đại Hội đồng cổ đông có các quyền hạn như sau:

Thông qua định hướng phát triển của công ty;
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết và các Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Điều lệ công ty.

Dựa trên mục đích cuộc họp, doanh nghiệp đối chiếu với quy định pháp luật và điều lệ doanh nghiệp để đảm bảo rằng vấn đề mà doanh nghiệp dự định thông qua là thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

2. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Các nội dung sẽ được thảo luận và thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:

Kế hoạchkinh doanh hằng năm của công ty;
Báo cáo tài chính hằng năm;
Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông được quy định tại điều lệ công ty.

3. Cuộc họp Đại Hội đồng cổ đông bất thường

Bên cạnh Đại Hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức hàng năm, thì để thuận lợi cho quá trình điều hành hoạt động doanh nghiệp, Đại Hội đồng cổ đông bất thường cũng sẽ được tổ chức bất kỳ thời gian nào khi phát sinh các sự kiện sau:

Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông này sẽ được quyền yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ khi nhận thấy Hội đồng quản trị đã có hành vi vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao; hoặc các trường hợp khác mà điều lệ quy định cho phép.
Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
Và các trường hợp khác mà Điều lệ công ty có quy định sẽ tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ khi phát sinh.

Việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thực tế không phải là thủ tục quá phức tạp với doanh nghiệp. Tuy nhiên pháp luật doanh nghiệp và điều lệ công ty đều có quy định về trình tự, biểu mẫu, các quyền hạn, phương thức thông qua các quyết định… liên quan đến cuộc họp của ĐHĐCĐ, chính vì vậy việc áp dụng đúng và đầy đủ các quy định liên quan đến ĐHĐCĐ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính có hiệu lực của các nội dung được thông qua. Tại bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các bước cần thực hiện để có thể tổ chức được cuộc họp Đại Hội đồng cổ đông đúng luật.

Thời gian viết bài: 11/07/2023

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Vì sao chọn dịch vụ CDLAF

Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;

Bạn có thể tham thảo thêm: