Nội quy lao động là một tài liệu quan trọng trong môi trường làm việc của bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Nó là tập hợp các quy định, nguyên tắc và hướng dẫn mà nhân viên phải tuân thủ khi làm việc tại đây. Việc thiết lập và duy trì Nội quy lao động không chỉ giúp tổ chức duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả mà còn giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả người lao động và doanh nghiệp. Tuy nhiên để thực hiện được vai trò này thì Nội quy lao động mà doanh nghiệp xây dựng cần phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động nhưng phải có khả năng thực hiện trên thực tế. Nội quy lao động cũng phải dự kiến được các tình huống sẽ xảy ra và cách thức xử lý.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng Nội quy lao động.

1. Cần đảm bảo rằng các quy định trong Nội quy lao động là áp dụng được cho doanh nghiệp

Điều này được hiểu rằng, khi xây dựng Nội quy lao động, bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật lao động, thì doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các quy định được ghi nhận trong Nội quy lao động là áp dụng được cho chính doanh nghiệp của mình. Bạn có thể thấy rằng, Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn là những văn bản chung, mang tính áp dụng chung cho các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Nội quy lao động là văn bản riêng biệt mang tính điều chỉnh riêng cho từng doanh nghiệp. Chính vì vậy tương ứng vào từng quy mô, ngành nghề hoạt động, phương thức làm việc mà doanh nghiệp xây dựng Nội quy lao động cho phù hợp. Nôi quy lao động phải, bằng cách nào đó, ghi nhận các quy định mà quy định đó phải đảm bảo được yếu tố tuân thủ quy định pháp luật và yếu tố sát với nhu cầu của doanh nghiệp, thực hiện được trên thực tế khi doanh nghiệp xảy ra bất kỳ vấn đề vi phạm lao động nào.

Có thể hiểu như sau, khi bạn là doanh nghiệp sản xuất, bạn sẽ cần quy định thời gian làm việc tương ứng cho từng bộ phận: bộ phận văn phòng, khối sản xuất, thời gian hành chính, thời gian làm việc theo ca. Các vấn đề về an toàn lao động, các quy định kiểm soát ra vào cổng, sự trung thực của người lao động, các quy định về nghỉ phép năm, nghỉ đột xuất, ai là người phê duyệt, thời gian nghỉ bao lâu, phương thức xin nghỉ như thế nào … cũng có sự khác biệt hơn các doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tư vấn.

Các quy định về chống xung đột lợi ích, bảo mật thông tin, chống tham nhũng cũng sẽ có sự khác biệt giữa doanh nghiệp hoạt động công nghệ thông tin, doanh nghiệp sản xuất, nhà hàng ….

Pháp luật lao động cũng quy định về thời gian thử việc. Việc doanh nghiệp ghi nhận tương tự quy định pháp luật lao động vào nội quy lao động là không sai. Tuy nhiên sẽ là thiếu sót lớn nếu Nội quy lao động, Điều lệ hoạt động không quy định rõ chức danh quản lý là gì, để từ đó có cơ sở tăng thời gian thử việc cho phù hợp.

Tương tự như vậy, sẽ có nhiều nội dung được quy định tại các văn bản pháp luật và khi đưa vào Nội quy lao động, bạn sẽ cần ghi nhận lại để nội dung đó phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn nhưng vẫn tuân thủ quy định pháp luật, để đảm bảo rằng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Nội quy lao động của bạn khi bạn thực hiện thủ tục đăng ký.

2. Quy định đầy đủ các hành vi vi phạm và chế tài kèm theo

Pháp luật lao động đã quy định việc doanh nghiệp không được phép xử lý các hành vi mà hành vi đó không được quy định tại Nội quy lao động. Điều đó được hiểu rằng nếu thực tế người lao động có hành vi vi phạm nhưng Nội quy không có quy định thì doanh nghiệp không có cơ sở để xử lý kỷ luật lao động.

Việc hệ thống các hành vi vi phạm và hình thức xử lý đi kèm sẽ cần dựa vào ngành nghề, quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Do đó sẽ không có bất kỳ sự giống nhau nào về hành vi vi phạm giữa các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hành vi vi phạm và chế tài kèm theo cũng cần được xây dựng dựa trên vị trí của người lao động trong doanh nghiệp, theo đó sẽ có những lỗi sẽ phát sinh trên những người giữ vị trí quản lý. Trên thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp không có cơ sở để xử lý kỷ luật người lao động bởi hành vi xảy ra chưa được quy định tại Nội quy lao động của công ty.

3. Trật tự làm việc trong công ty đã được cụ thể hóa trong nội quy hay chưa

Trật tự tại nơi làm việc được hiểu là các quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, nghỉ phép năm, các hướng dẫn hay quy trình để có thể được hưởng phép năm, các quy định về ra vào trong công ty, các quy định về tác phong làm việc … Tất cả sẽ cần được quy định một cách chi tiết và theo một quy trình cụ thể. Theo đó, việc vắng bao nhiêu ngày, thông báo đến ai, bộ phận nào có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết … sẽ được quy định một cách rõ ràng trong Nội quy lao động.

4. Công bố công khai Nội quy lao động

Một điều mà nhiều doanh nghiệp chưa lưu ý thực hiện, chính là việc sau khi Nội quy lao động được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền thì doanh nghiệp cần phải niêm yết và công bố đến người lao động. Điều này nhằm đảm bảo rằng người lao động nhận biết về Nội quy lao động và trách nhiệm là tuân thủ.

Xây dựng Nội quy lao động là cần thiết để tạo lập và duy trì sự tuân thủ khi làm việc tại một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tầm quan trọng của Nội quy lao động là rất lớn, bởi nó đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động quản lý nhân sự, đồng thời đảm bảo quyền lợi và sự an toàn cho người lao động. Chính vì vậy bên cạnh việc xây dựng Nội quy lao động thì doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các nội dung tại Nội quy nhằm đảm bảo Nội quy lao động sẽ giải quyết được các vấn đề về lao động phát sinh tại doanh nghiệp, giảm thiếu thấp nhất các tranh chấp của cá nhân người lao động và doanh nghiệp.

Thời gian viết bài: 29/03/2023

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn.

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Thoả thuận Chấm dứt hợp đồng Lao động
• Trình Tự Để Đăng Ký Nội Quy Lao Động
• Xung đột lợi ích và các hành vi bị xem là xung đột lợi ích
• Những lưu ý cần thiết để tránh xung đột lợi ích trong doanh nghiệp
• Hợp đồng Lao động có vô hiệu hoá khi không có Giấy phép lao động hay không
• Giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài và những điểm luu ý (Phần 2)
• Giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài và những điểm luu ý (Phần 1)
• Khi nào Doanh nghiệp không cần xin Giấy phép lao động