Nội quy lao động có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp và hướng dẫn xây dựng (Phần 2)

Hơn ai hết chúng tôi hiểu rõ mức độ quan trọng của nội quy lao động chuẩn chỉnh đối với doanh nghiệp, bởi đây là văn bản cốt lõi để doanh nghiệp quản trị một cách hiệu quả nguồn nhân lực của công ty, duy trì sự tuân thủ và tránh doanh nghiệp bị vướng vào các tranh chấp lao động gây mất thời gian cũng như chi phí.

Vì vậy tiếp theo chia sẻ tại phần 1 của chủ đề về “Nội quy lao động có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp và hướng dẫn xây dựng” tại bài viết dưới đây chúng tôi tiếp tục cung cấp một số một số điểm cần lưu ý khi xây dựng nội quy lao động.

1. Chuyển người lao động làm việc khác tạm thời

Trong vận hành doanh nghiệp, luôn có những tình huống bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, sự cố kỹ thuật hay biến động thị trường buộc doanh nghiệp phải tái bố trí nguồn lực lao động. Quyền “điều chuyển tạm thời” vì thế trở thành một cơ chế linh hoạt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong bối cảnh khó lường.

Tuy nhiên, chính sự linh hoạt này lại dễ biến thành tranh chấp nếu nội quy không xác định rõ trường hợp áp dụng, thời hạn và chế độ lương. Người lao động thường cho rằng họ bị ép làm trái chuyên môn hoặc bị giảm lương bất công. Nếu thiếu minh bạch, doanh nghiệp sẽ khó bảo vệ quyết định của mình trước cơ quan quản lý hay tòa án.

Một nội quy chuẩn cần quy định rõ: (i) tình huống hợp pháp để điều chuyển (thiên tai, dịch bệnh, nhu cầu sản xuất); (ii) thời hạn tối đa và giới hạn cộng dồn; (iii) cơ chế đảm bảo lương tối thiểu hoặc phụ cấp trong giai đoạn này.

2. Hành vi vi phạm kỷ luật

Theo quy định, doanh nghiệp sẽ không được phép xử lý kỷ luật lao động nếu hành vi đó không được ghi nhận tại Nội quy lao động. Điều này thực tế gây cũng không ít khó khăn cho doanh nghiệp bởi doanh nghiệp sẽ phải lường trước hết các tình huống có thể xảy ra để ghi nhận vào nội quy. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng sẽ cần sắp xếp các chế tài xử lý để tương ứng với mức độ vi phạm, điều này cũng để đảm bảo các chế tài và hành vi đủ để bao quát các vấn đề dự kiến xảy ra. Đồng thời đảm bảo được điểm cốt lõi là hình thức kỷ luật chỉ có giá trị khi nó được luật cho phép. Nếu nội quy đưa ra chế tài như “phạt tiền” hay “cắt lương” thì điều khoản đó sẽ bị vô hiệu.

1. Trách nhiệm vật chất – giới hạn hợp pháp để tránh tranh chấp

Trách nhiệm vật chất là một trong những nội dung dễ phát sinh mâu thuẫn nhất, bởi nó liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động. Nếu doanh nghiệp quy định một cách mơ hồ hoặc trái với quy định pháp luật thì quy định về trách nhiệm vật chất lại có thể gián tiếp đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ vi phạm quy định pháp luật cũng như chịu các bồi thường thiệt hại.

Nội quy cần khẳng định rõ nguyên tắc chỉ khi nào người lao động gây thiệt hại thực tế, có lỗi và có chứng cứ rõ ràng thì mới phải bồi thường. Đồng thời, mức khấu trừ lương hàng tháng phải được giới hạn. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố tạo sự công bằng, bảo vệ quyền lợi tối thiểu của người lao động.

Một quy trình định giá thiệt hại minh bạch, có biên bản, có chữ ký xác nhận là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính thuyết phục khi xử lý. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong tranh chấp chỉ vì áp đặt trách nhiệm bồi thường một cách chủ quan, không chứng minh được mối liên hệ giữa lỗi và thiệt hại.

2. Thẩm quyền xử lý kỷ luật

Một quyết định kỷ luật chỉ có giá trị pháp lý khi được ban hành bởi người có thẩm quyền. Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng doanh nghiệp hiện nay với cơ chế nhiều đại diện pháp luật, nhiều tầng ủy quyền đã dẫn đến những hiểu sai về người có thẩm quyền được phép ban hành các quyết định xử lý kỷ luật tương ứng theo từng hình thức xử lý. Hậu quả pháp lý trong việc xử lý kỷ luật đúng hành vi nhưng sai trình tự bao gồm cả thẩm quyền xử lý là dẫn đến doanh nghiệp phải ngược lại thực hiện nghĩa vụ bồi thường cho người lao động, trong một số trường hợp sẽ phải nhận người lao động vào làm việc lại…

3. Nguyên tắc – trình tự – thời hiệu kỷ luật

Kỷ luật lao động không chỉ là chế tài nội bộ mà còn là thủ tục pháp lý. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng nguyên tắc và trình tự, quyết định kỷ luật sẽ bị vô hiệu hóa, bất kể người lao động có vi phạm thật sự hay không.

Sai sót phổ biến là doanh nghiệp ban hành quyết định quá thời hiệu hoặc không lập biên bản họp đúng thành phần, hoặc sai quy trình đôi khi chỉ thiếu một bước thông báo hoặc đơn giản thông báo gửi không đúng địa chỉ, sai về người ban hành thông báo, nội dung thông báo… Tất cả cũng sẽ dẫn đến những thiệt hại cho doanh nghiệp, bao gồm cả việc bồi thường ngược lại cho người lao động như đã chia sẻ ở trên.

4. Dữ liệu cá nhân

Trước bối cảnh các quy định về Luật dữ liệu cá nhân được ban hành đã đặt ra yêu cầu của doanh nghiệp trong các quy định nội bộ về thu thập thông tin, lưu giữ, sử dụng, hủy bỏ dữ liệu cá nhân của người lao động. Điều này cũng sẽ dần hình thành quan điểm của người lao động trong việc đặt ra các yêu cầu mà doanh nghiệp phải thực hiện đối với dữ liệu cá nhân mà trong quá trình làm việc doanh nghiệp đã tiếp nhận. Chính vì vậy để có sự chủ động cho chính doanh nghiệp thì nội quy lao động cũng sẽ cần ghi nhận các thỏa thuận về quyền của doanh nghiệp đối với dữ liệu cá nhân của người lao động. Hiện tại đây không phải là nội dung bắt buộc phải có trong nội quy lao động tuy nhiên là nội dung nên được xây dựng trong nội quy lao động, đồng thời dẫn chiếu đến các hành vi vi phạm của những người lao động khác, người quản  lý khi có bất kỳ hành vi nào bị cấm liên quan đến nghĩa vụ doanh nghiệp về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo luật định.

5. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Trong nhiều năm tư vấn cho doanh nghiệp lớn và các tập đoàn FDI, chúng tôi nhận thấy rằng nội quy lao động thường bị xem nhẹ như một thủ tục hành chính đơn thuần. Một nội quy lao động chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật để tránh bị xử phạt hành chính, mà còn cơ sở để loại trừ các tranh chấp, thiệt hại từ tranh chấp cũng như thiệt hại từ các vi phạm mà người lao động gây ra. Bên cạnh đó chúng tôi nhận thấy rằng phần lớn rủi ro của doanh nghiệp không phát sinh từ sự cố bất ngờ, mà từ sự thiếu chuẩn hóa trong hệ thống quản trị lao động. Nhiều doanh nghiệp lớn có nguồn lực mạnh nhưng vẫn thua kiện hoặc phải bồi thường thiệt hại lớn chỉ vì nội quy lao động yếu hoặc không hợp lệ, vì vậy chúng tôi luôn khuyến nghị các doanh nghiệp cần:

• Đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động: NQLĐ không phải là thủ tục hành chính cho đủ, mà là tài liệu pháp lý duy nhất giúp doanh nghiệp có căn cứ kỷ luật và bảo vệ mình trước tòa. Một nội quy chặt chẽ đồng nghĩa với một “lá chắn” pháp lý vững vàng.
• Liên kết NQLĐ với các chính sách nội bộ khác: Nội quy cần được đồng bộ với quy chế lương thưởng, quy trình kỷ luật, chính sách an toàn – bảo mật dữ liệu, phòng chống quấy rối. Điều này không chỉ đáp ứng luật, mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh tính hệ thống khi xảy ra tranh chấp.
• Đào tạo và truyền thông liên tục: Một NQLĐ dù chuẩn mực đến đâu cũng vô nghĩa nếu người lao động “không biết” hoặc “chưa được phổ biến”. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo định kỳ, kiểm tra hiểu biết, và lưu giữ hồ sơ ký nhận để làm bằng chứng trong trường hợp có khiếu kiện.
• Rà soát, cập nhật định kỳ: Pháp luật lao động thay đổi, mô hình sản xuất – kinh doanh cũng thay đổi. Nếu NQLĐ không được cập nhật theo bối cảnh mới (ví dụ: làm việc từ xa, an toàn dữ liệu, quy định về thời giờ làm thêm), thì nội dung đó sẽ bị coi là lạc hậu, vô hiệu khi tranh chấp phát sinh.
• Thực thi kỷ luật minh bạch, đúng trình tự: Quy trình xử lý kỷ luật phải được tuân thủ tuyệt đối – từ việc thông báo, triệu tập đúng thành phần, đến việc ra quyết định trong thời hiệu. Chỉ khi NQLĐ đã “chuẩn” và việc thực thi tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp mới có lợi thế khi bước vào vòng tranh tụng.

Trong xu hướng các doanh nghiệp đang xây dựng các tiêu chí về phát triển bền vững (ESG) thì việc duy trì được sự tuân thủ trong các mối quan hệ lao động sẽ được xem là lợi thể của doanh nghiệp theo góc nhìn của các nhà đầu tư, đối tác. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp sẽ cần thực sự chú trọng đến việc xây dựng nội quy lao động chuẩn chỉnh, sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần coi việc ban hành và cập nhật nội quy lao động không phải là gánh nặng pháp lý, mà là bước đi tất yếu để kiến tạo một nền tảng phát triển bền vững và an toàn.

Thời gian viết bài: 19/08/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Nội quy lao động có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp và hướng dẫn xây dựng (Phần 1)
• Thủ tục điều chỉnh địa điểm thực hiện dự án đầu tư, trụ sở doanh nghiệp theo quy đinh pháp luật 2025
• Quy trình, quy chế quản trị lao động có thực sự cần thiết để vận hành doanh nghiệp
• Những thay đổi liên quan đến giấy phép lao động của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
• Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Doanh nghiệp cần thông báo hay xin phép?