Việt Nam, một đất nước đầy tiềm năng với nền kinh tế phát triển nhanh chóng, thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp và thương nhân nước ngoài. Hiện nay với nhu cầu tiếp cận thị trường Việt Nam, nhiều Nhà đầu tư nước ngoài đã thăm dò, khảo sát thị trường trước khi có bất kỳ hoạt động đầu tư nào với quy mô lớn tại Việt Nam.

Để thực hiện điều này, một số Nhà đầu tư lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện, hoặc chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ thực hiện các hoạt động mang tính tìm hiểu, khảo sát thị trường, không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi, thì ngược lại Chi nhánh của thương nhân nước ngoài lại được hoạt động với các quyền và nghĩa vụ không khác nhiều so với một doanh nghiệp nước ngoài tại việt Nam.

Bài viết dưới đây chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn toàn bộ những điều cần biết khi thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập chi nhánh tại Việt Nam.

1. Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Trong phạm vi hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, chi nhánh có đầy đủ các quyền như một doanh nghiệp, theo đó Chi nhánh của thương nhân nước ngoài sẽ có quyền:

• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Chi nhánh;
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Giao kết hợp đồng tại Việt Nam phù hợp với nội dung hoạt động được quy định trong giấy phép thành lập Chi nhánh và theo quy định của Luật này;
• Mở tài khoản bằng đồng Việt Nam, bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam;
• Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Có con dấu mang tên Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phù hợp với giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, và một số quyền khác theo quy định.

Tương ứng với quyền, Chi nhánh thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam, do đó Chi nhánh cũng có các nghĩa vụ tương ứng với ngành nghề, phạm vi hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam như: nghĩa vụ thuế, lao động, an ninh trật tự, môi trường… nói chung tương đồng với hình thức doanh nghiệp trong cùng một phạm vi ngành nghề. Bên cạnh những nghĩa vụ chung, chi nhánh của thương nhân nước ngoài sẽ có thêm nghĩa vụ báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý về tình hình hoạt động tại Việt Nam định kỳ hàng năm.

Lưu ý rằng Chi nhánh của thương nhân nước ngàoi sẽ thực hiện chế độ kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam, trường hợp cần áp dụng chế độ kế toán thông dụng khác thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận.

2. Điều kiện để thương nhân nước ngoài xin cấp giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Danh mục hồ sơ mà thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị để thành lập Chi nhánh

Trên thực tế hồ sơ thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khá phức tạp, bởi quyền thực hiện hoạt động kinh doanh của chi nhánh cũng sẽ dựa trên các cam kết của Việt Nam về mở cửa thị trường theo WTO, các điều ước quốc tế có liên quan và pháp luật Việt Nam, hay nói cách khác sẽ là không có sự khác biệt quá nhiều so với hình thức thành lập doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Chính vì vậy, mặc dù là chi nhánh nhưng trình tự các bước để thành lập, điều kiện, danh mục hồ sơ sẽ không đơn giản hơn so với thành lập doanh nghiệp. Theo đó, thương nhân nước ngoài sẽ cần chuẩn bị bộ hồ sơ cơ bản dưới đây:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Vănbản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:
  1. Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sởChi nhánh;
  2. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Tài liệu nước ngoài sẽ cần phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu liên quan đến tư cách pháp nhân của thương nhân nước ngoài sẽ phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Để thành lập chi nhánh tại Việt Nam, Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

5. Điều kiện đối với người đứng đầu Chi nhánh

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hoạt động với đầy đủ các quyền và nghĩa vụ như một doanh nghiệp, vì vậy tại Việt Nam người đứng đầu Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền. Trường hợp người đứng đầu Chi nhánh vắng mặt tại Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài.

Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà Chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Chi nhánh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu  Chi nhánh trở lại làm việc hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu mới.

Lưu ý rằng, người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài;

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Với tổng quan những điều kiện, quy trình thành lập nêu trên, chúng ta có thể thấy việc thành lập chi nhánh tại Việt Nam không đơn giản, bởi thực tế phạm vi hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam không hạn hẹp khi so sánh với một doanh nghiệp. Chính vì vậy, thành lập Chi nhánh hay thành lập mới một doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, hình thức nào sẽ ưu việt và dễ quản lý hơn cho Nhà đầu tư là một trong những các câu hỏi mà Nhà đầu tư thường đặt ra khi bước đầu tiếp cận thị trường Việt Nam, tại bài viết tiếp theo chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Thời gian viết bài: 17/06/2023

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Nhượng quyền thương mại tại Việt Nam (Phần 1)
• Nhượng quyền thương mại tại Việt Nam (Phần 2)
• Các bước để nhà đầu tư thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam
• Trình tự thủ tục để gia hạn dự án đầu tư tại Việt Nam
• Nhà đầu tư nước ngoài kinh doanh dịch vụ khách sạn tại Việt Nam
• Nhà đầu tư nước ngoài kinh doanh dịch vụ tư vấn quản lý tài chính tại Việt Nam, điều kiện và cách thức
• Trình tự thủ tục để xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán tại Việt Nam
• Điều kiện kinh doanh hoạt động bảo hiểm cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (Phần 1)
• Điều kiện kinh doanh hoạt động bảo hiểm cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (Phần 2)
• Điều kiện để kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất (kiến trúc) đối với nhà đầu tư nước ngoài
• Quy định của pháp luật đối với Cổ đông, thành viên góp vốn
• Điều kiện kinh doanh dịch vụ giáo dục đối với Nhà đầu tư nước ngoài (Phần 1)
• Điều kiện kinh doanh dịch vụ giáo dục đối với Nhà đầu tư nước ngoài (Phần 2)
• Điều kiện kinh doanh dịch vụ quảng cáo đối với Nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
• Cách thức để doanh nghiệp kiểm soát và xử lý công nợ một cách hiệu quả
• Một số lưu ý sau khi thành lập doanh nghiệp
• Điều khoản phạt cọc và bồi thường thiệt hại trong hợp đồng