Áp dụng thuế suất 0% luôn là mục tiêu của các doanh nghiệp xuất khẩu nhằm tối ưu giá thành, nâng cao sức cạnh tranh quốc tế và đảm bảo dòng tiền hoạt động. Thế nhưng, thực tiễn thanh tra thuế những năm qua cho thấy, không ít doanh nghiệp bị truy thu hàng tỷ đồng, thậm chí mất quyền hoàn thuế chỉ vì chưa hiểu rõ điều kiện áp dụng thuế suất ưu đãi này. Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định khá chi tiết, nhưng nếu không nắm chắc từng nội dung, doanh nghiệp sẽ dễ dàng bỏ qua các “điều kiện vàng” bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.
1. Hợp đồng – nền tảng pháp lý quan trọng nhất
Điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất đối với hàng hóa xuất khẩu chính là hợp đồng. Đây không chỉ là thủ tục thuế, mà còn là cơ sở pháp lý ràng buộc giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài hoặc tổ chức trong khu phi thuế quan. Hợp đồng cần thể hiện rõ đối tượng hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán. Trong trường hợp doanh nghiệp nhận gia công xuất khẩu, hợp đồng phải nêu cụ thể định mức tiêu hao nguyên vật liệu, trách nhiệm giao nhận sản phẩm và quy định về phế liệu, phế phẩm. Đối với ủy thác xuất khẩu, hợp đồng ủy thác vừa chứng minh quan hệ thương mại, vừa làm rõ trách nhiệm kê khai, nộp thuế giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Sai sót hoặc thiếu sót hợp đồng là nguyên nhân phổ biến khiến cơ quan thuế bác bỏ thuế suất 0% và áp thuế suất thông thường 10%.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt – “tấm vé” để hưởng ưu đãi
Thanh toán không dùng tiền mặt là yêu cầu bắt buộc để chứng minh tính thực của giao dịch. Việc nhận tiền mặt, thanh toán qua trung gian không đủ điều kiện, hoặc chứng từ thanh toán không khớp với giá trị hợp đồng sẽ khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hoặc không được áp dụng 0%. Trong thực tế, nhiều công ty xuất khẩu không được hoàn thuế vì khách hàng thanh toán qua bên thứ ba mà không có đầy đủ hồ sơ chứng minh bản chất thanh toán thay. Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã siết chặt quy định này nhằm phòng chống gian lận thuế GTGT, buộc kế toán thuế phải kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo mọi khoản thanh toán đều qua ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán được pháp luật công nhận, hoặc hình thức khác mà pháp luật công nhận.
3. Tờ khai hải quan – bằng chứng xuất khẩu không thể thiếu
Tờ khai hải quan xuất khẩu hợp lệ chính là minh chứng cuối cùng khẳng định hàng hóa đã rời khỏi lãnh thổ Việt Nam. Trong trường hợp xuất khẩu tại chỗ, doanh nghiệp cần lưu giữ cả tờ khai xuất khẩu tại chỗ và tờ khai nhập khẩu tại chỗ, đảm bảo thông tin khớp đúng giữa bên xuất và bên nhập. Không ít doanh nghiệp bị phạt vì khai báo sai mã HS, sai loại hình xuất khẩu hoặc thiếu hồ sơ thông quan. Việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận xuất nhập khẩu, logistics và kế toán thuế sẽ giúp giảm thiểu rủi ro này, đặc biệt trong thời kỳ cơ quan thuế tăng cường kiểm tra sau hoàn thuế.
4. Dịch vụ xuất khẩu và bài toán chứng minh tiêu dùng ngoài lãnh thổ Việt Nam
Đối với dịch vụ xuất khẩu, hợp đồng phải thể hiện rõ tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc tổ chức trong khu phi thuế quan là bên mua dịch vụ, đồng thời chứng minh dịch vụ được tiêu dùng ngoài Việt Nam. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cũng là điều kiện bắt buộc. Trong thực tiễn, các doanh nghiệp IT, thiết kế, marketing, gia công phần mềm thường gặp rắc rối khi hợp đồng không thể hiện rõ nơi tiêu dùng dịch vụ hoặc thiếu thông tin IP, địa chỉ thanh toán, địa chỉ cư trú của khách hàng nước ngoài. Đây chính là lỗ hổng khiến cơ quan thuế dễ dàng bác bỏ thuế suất 0% bất kỳ lúc nào, đặc biệt trong các đợt thanh tra chuyên đề về dịch vụ xuất khẩu.
5. Vận tải quốc tế và đặc thù thanh toán hành khách cá nhân
Hoạt động vận tải quốc tế có đặc thù riêng: hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hành khách hoặc hành lý chính là căn cứ áp dụng thuế suất 0%. Đối với hành khách, vé máy bay hoặc vé tàu chính là hợp đồng vận chuyển. Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng là cá nhân, pháp luật cho phép thanh toán trực tiếp thay vì bắt buộc không dùng tiền mặt. Đây là điểm linh hoạt nhưng cũng dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt với kế toán mới, nếu không theo sát quy định sẽ dẫn đến kê khai sai, bị truy thu thuế hoặc không được khấu trừ đầu vào.
6. Dịch vụ ngành hàng không – khi yêu cầu cung cấp thay thế cho hợp đồng
Trong ngành hàng không, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có hợp đồng dịch vụ dài hạn. Các dịch vụ phát sinh không thường xuyên như cất hạ cánh, kéo đẩy tàu bay, phục vụ mặt đất… đôi khi chỉ dựa trên yêu cầu cung cấp dịch vụ của hãng hàng không nước ngoài. Luật thuế cho phép sử dụng yêu cầu cung cấp dịch vụ thay thế hợp đồng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được hưởng thuế suất 0%. Riêng với dịch vụ sửa chữa tàu bay, tàu bay đưa vào Việt Nam phải thực hiện thủ tục tạm nhập tái xuất mới được áp dụng thuế suất 0%. Đây là điều kiện thường bị bỏ sót, dẫn tới rủi ro lớn về thuế, thậm chí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận dự án.
7. Dịch vụ hàng hải – cẩn trọng thủ tục tạm nhập tái xuất khi sửa chữa tàu biển
Tương tự ngành hàng không, các dịch vụ ngành hàng hải như lai dắt tàu biển, hoa tiêu, bốc xếp, cứu hộ… được áp dụng thuế suất 0% khi có hợp đồng hoặc yêu cầu từ tổ chức nước ngoài hoặc đại lý tàu biển, kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa tàu biển, tàu phải thực hiện thủ tục tạm nhập tái xuất. Thiếu thủ tục này, doanh nghiệp không chỉ mất quyền áp dụng 0% mà còn bị áp thuế GTGT 10%, làm đội chi phí, giảm mạnh lợi nhuận và uy tín cạnh tranh quốc tế.
8. Giải pháp tuân thủ và tối ưu thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu
Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP không chỉ đơn thuần là hướng dẫn thủ tục thuế GTGT mà là hàng rào pháp lý bảo vệ doanh nghiệp chân chính. Hiểu đúng, tuân thủ đầy đủ và lưu trữ hồ sơ hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu, không mất quyền hoàn thuế và duy trì uy tín với đối tác toàn cầu. Để đảm bảo an toàn, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ thuế suất 0%, đào tạo nhân sự kế toán thuế định kỳ và tham vấn luật sư thuế hoặc chuyên gia thuế GTGT, đặc biệt với nghiệp vụ phức tạp như logistics, vận tải quốc tế, hàng hải, hàng không và dịch vụ xuất khẩu công nghệ.
Bạn muốn hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định thuế GTGT mới nhất? Đặt lịch tư vấn với đội ngũ Luật sư – Kế toán thuế của chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
Thời gian viết bài: 03/07/2025
Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn
Vì sao chọn dịch vụ CDLAF
- Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
- Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
- Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
- Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;
Bạn có thể tham thảo thêm:
-
- Nhập khẩu thiết bị an toàn thông tin mạng: Những quy định bắt buộc và chiến lược tránh rủi ro
- Phân quyền trong công ty cổ phần: Ai thực sự nắm quyền điều hành và ra quyết định?
- Nghĩa vụ thuế – kế toán của doanh nghiệp FDI tại Việt Nam: Những điều không thể bỏ qua
- Thu hồi công nợ tại Việt Nam: Những điều doanh nghiệp nước ngoài cần biết trước khi khởi kiện
