Xử lý kỷ luật lao động là một quy trình quan trọng của Người sử dụng lao động nhằm duy trì sự tuân thủ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình này thường gặp phải rất nhiều khó khăn và thách thức.

Đôi khi, một số thiếu sót trong quá trình giải quyết có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, để xử lý kỷ luật lao động đúng luật, các nhà quản lý cần có kiến thức và kinh nghiệm về pháp luật lao động, cũng như nắm rõ các quy định, thủ tục và quy trình xử lý kỷ luật.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn những điều cần biết để xử lý kỷ luật lao động đúng luật. Hy vọng rằng, những kiến thức này sẽ giúp các Nhà quản lý, Người sử dụng lao động giải quyết các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động một cách tốt nhất.

1.Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định của pháp luật về lao động, hiện tại, pháp luật cho phép doanh nghiệp áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải. Trong đó, hình thức khiển trách được một số doanh nghiệp tách thành khiển trách miệng và khiển trách bằng văn bản, cách ghi nhận này của doanh nghiệp được xem là phù hợp pháp luật lao động. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến khích khách hàng sử dụng hình thức “khiển trách miệng” bởi sức răn đe không cao và khó khăn trong việc lưu giữ lịch sử hành vi vi phạm.

Hiện nay, pháp luật lao động chỉ ghi nhận một cách chung nhất về tên của các hình thức xử lý kỷ luật lao động (ngoại trừ hình thức sa thải) mà không quy định rõ hành vi nào và mức độ như thế nào thì áp dụng khiển trách hay kéo dài thời hạn nâng lương hay cách chức. Vấn đề này, pháp luật lao động trao lại quyền cho doanh nghiệp, theo đó Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi nhận tại các văn bản như Nội quy lao động hoặc Hợp đồng lao động (trong trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động và không có ban hành Nội quy lao động) các hành vi vi phạm và mức độ vi phạm tương ứng với từng hình thức xử lý kỷ luật lao động.

Như vậy, Nội quy lao động hay Hợp đồng lao động cần phải cụ thể hóa tất cả các hành vi vi phạm, khi Người lao động có hành vi vi phạm, Người sử dụng lao động đối chiếu với hành vi được liệt kê tại các văn nêu trên, để áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng. Vấn đề này đã được chúng tôi phân tích rất rõ tại bài viết nội quy lao động.

2.Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Khi đã xác định Người lao động có các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hành vi đó cũng được ghi nhận tại các văn bản nêu ở trên, bước tiếp theo, Người sử dụng lao động cần xem xét các hành vi vi phạm đó có còn thời hiệu để xử lý kỷ luật hay không.
Vậy, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là gì?

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được hiểu là khoảng thời hạn do pháp luật quy định mà khi kết thúc thời hạn đó Người sử dụng lao động không được phép xử lý kỷ luật với Người lao động, ngoại trừ trường hợp được pháp luật cho phép kéo dài thời hiệu.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của Người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng. Thời hiệu này sẽ được gia hạn thêm nếu hết thời hiệu hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động, nhưng cũng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời hiệu. Việc gia hạn sẽ chỉ được thực hiện khi xử lý đối với Người lao động đang thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; Nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
• Đang bị tạm giữ, tạm giam;
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm;
• Người lao động nữ mang thai; Người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý rằng, đây là thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động, quá thời gian này, Người sử dụng lao động không được phép ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động.

3.Các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động

Khi đã xác định người lao động có hành vi vi phạm và vẫn còn thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, Người sử dụng lao động cần đánh giá lại xem Người lao động đó có đang thuộc các trường hợp, mà pháp luật lao động cho phép họ không phải bị xử lý kỷ luật lao động hay không, các trường hợp cụ thể đã được chúng tôi liệt kê tại Mục 2 nêu trên.

Ngoài ra, pháp luật lao động cũng quy định không xử lý kỷ luật lao động đối với Người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

Lưu ý,việc xử lý kỷ luật lao động đối với Người lao động đang thuộc các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động cũng là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền hủy quyết định xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp.

4.Các bước, trình tự thủ tục để xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động ngoài việc phải đảm bảo rằng hành vi vi phạm đã được quy định tại Nội quy lao động hoặc Hợp đồng lao động (phần nội dung), thì còn cần đảm bảo quy trình các bước xử lý kỷ luật lao động phải đúng luật (phần hình thức), theo đó:

Bước 1. Lập biên bản vi phạm

Khi phát hiện Người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, Người sử dụng lao động tiến hành lập Biên bản Vi phạm và thông báo đến Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của Người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Trường hợp Người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của Người lao động.

Bước 2. Thông báo mời họp xử lý kỷ luật lao động

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, Người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các cá nhân bao gồm:

• Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên cơ sở nơi chưa thành lập Ban chấp hành công đoàn cơ sở.
• Người lao động, trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.

Thông báo mời họp nên được lập bằng văn bản và ghi nhận đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, lý do họp, thành phần tham dự… và cần đảm bảo rằng thông báo đã được gửi đến các thành phần tham dự họp có tên nêu trên.

Người sử dụng lao động cũng nên lưu lại chứng cứ chứng minh rằng: thông báo mời họp đã được gửi đến các thành phần tham dự họp một cách hợp pháp.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì Người lao động và Người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì Người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp;

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt, thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

Bước 3. Lập biên bản cuộc họp

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Bước 4. Ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động

Sau khi kết thúc buổi họp xử lý kỷ luật lao động, Người sử dụng lao động dựa trên tình hình vụ việc và nội dung họp để ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động.

Lưu ý rằng, Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

Bước 5. Gửi Quyết định xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động gửi Quyết định Xử lý kỷ luật lao động đến Ban chấp hành công đoàn cơ sở, Người lao động và Người đại diện theo pháp luật trong trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi.

5.Những điều không được phép thực hiện khi xử lý kỷ luật lao động

Bên cạnh việc tuân thủ các nội dung đã được phân tích ở trên thì về phía người sử dụng lao động cũng cần chú ý rằng:

• Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
• Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
• Nghiêm cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.
• Không được phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
• Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Như vậy có thể thấy rằng, xử lý kỷ luật không chỉ là vấn đề nhìn thấy có hành vi vi phạm và ban hành ngay quyết định xử lý, mà phải xét đến tính hợp pháp của cả quá trình xử lý kỷ luật lao động: từ ghi nhận hành vi, xác định tình trạng hiện tại của Người lao động, chứng minh lỗi của Người lao động (điều bắt buộc), thông báo, tổ chức phiên họp và gửi văn bản đến những người có liên quan… quá trình này bắt buộc phải tuân thủ quy định của pháp luật, văn bản nội bộ (Thỏa ước lao động, Nội quy lao động, Hợp đồng lao động …).

Việc xử lý kỷ luật lao động sao cho đúng luật, đúng thời hiệu và hợp lý, đảm bảo tính công bằng và tôn trọng quyền lợi của các Người lao động là một vấn đề cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Đồng thời, việc thực hiện xử lý kỷ luật theo đúng quy trình và thời hạn cũng là yếu tố quan trọng để tránh các tranh chấp và mâu thuẫn trong doanh nghiệp.

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn.

 

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động
• Thoả thuận Chấm dứt hợp đồng Lao động
• Lưu ý gì khi xây dựng Nội quy lao động
• Trình Tự Để Đăng Ký Nội Quy Lao Động
• Xung đột lợi ích và các hành vi bị xem là xung đột lợi ích
• Những lưu ý cần thiết để tránh xung đột lợi ích trong doanh nghiệp
• Hợp đồng Lao động có vô hiệu hoá khi không có Giấy phép lao động hay không
• Giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài và những điểm luu ý (Phần 2)
• Giấy phép lao động cho Người lao động nước ngoài và những điểm luu ý (Phần 1)
• Khi nào Doanh nghiệp không cần xin Giấy phép lao động