Hoạt động chi hộ lương hiện nay đang rất phổ biến và được nhiều công ty cung ứng dịch vụ nhân sự giới thiệu và cung cấp như một giải pháp cho người sử dụng lao động trong việc xử lý vấn đề tiền lương cho người lao động. Hoạt động này giúp cho người sử dụng lao động chủ động hơn trong quá trình xử lý dòng tiền thanh toán cho người lao động, cũng như giảm tải bớt các gánh nặng về mặt hành chính vì công việc tính lương thường chiếm rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính – nhân sự mỗi khi tới kỳ tính lương. Tuy nhiên, sự phổ biến của hoạt động này cũng đặt ra các vấn đề pháp lý liên quan, do hoạt động chi hộ lương được thực hiện bởi một đơn vị trung gian, theo đó đơn vị này sẽ nhận từ người sử dụng lao động và chi tới người lao động khoản tiền lương.

Bài viết này sẽ đưa ra một số hướng tiếp cận cơ bản để phân tích về tính hợp pháp của hoạt động này.

1. Quy định về thu hộ – chi hộ nói chung

Hoạt động thu hộ – chi hộ đã diễn ra từ lâu như một hoạt động hỗ trợ từ các công ty dịch vụ cho khách hàng của mình. Thông thường, các công ty dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ logistics sẽ hỗ trợ cho các khách hàng nước ngoài sử dụng dịch vụ của mình trong việc nhận/chi thanh toán cho các đối tác của khách hàng tại Việt Nam và sau đó chi/nhận lại khoản tiền tương ứng từ khách hàng của mình. Theo đó, các công ty hỗ trợ thực hiện mà không thu phí dịch vụ. Về mặt quy định, pháp luật hiện hành không đưa ra các hạn chế cụ thể đối với hoạt động trên và các hướng dẫn điều chỉnh thường chỉ nằm rải rác ở trong các công văn hướng dẫn về vấn đề xuất hóa đơn của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, nếu hoạt động này được cung cấp dưới hình thức dịch vụ để thu phí thì lại là một câu chuyện hoàn toàn khác. Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đã liệt kê dịch vụ thu hộ, chi hộ ở trong cả hai nhóm dịch vụ là (i) Dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng và (ii) Dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng. Theo đó, Thông tư 15/2024/TT-NHNN đã đưa ra khái niệm cụ thể về hoạt động thu hộ, chi hộ, đồng thời quy định các dịch vụ này sẽ được thực hiện bởi các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, bao gồm:

• Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
• Ngân hàng thương mại, ngân hàng chính sách, ngân hàng hợp tác xã, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;
• Quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô;
• Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích.

Như vậy, có thể thấy đối tượng có thể thực hiện cung ứng dịch vụ thu hộ, chi hộ là rất hạn chế, và chủ yếu rơi vào đối tượng là các tổ chức tín dụng. Ngoài các đối tượng này, pháp luật hiện hành không có quy định thêm về các đối tượng có thể cung cấp dịch vụ thu hộ, chi hộ. Cần lưu ý, Nghị định 52/2024/NĐ-CP đã liệt kê việc “Thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán mà không phải là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán” vào danh sách các hành vi bị cấm theo Nghị định này. Do đó, nếu không thuộc các đối tượng nêu trên, doanh nghiệp không được cung cấp dịch vụ thu hộ, chi hộ.

2. Quy định về chi hộ lương, cơ chế đại diện ủy quyền cho người lao động khi nhận lương

Như đã phân tích ở trên, hiện nay dịch vụ thu hộ, chi hộ chỉ được thực hiện bởi một số đối tượng nhất định theo quy định. Tuy nhiên, việc bắt gặp nội dung quảng cáo về hoạt động chi hộ lương từ các công ty dịch vụ nhân sự vẫn rất phổ biến. Theo đó, các công ty này thường lồng ghép hoạt động chi hộ lương trong các hoạt động hỗ trợ khách hàng mà không ghi đơn giá cụ thể dẫn đến khó có cơ sở xem xét đây là dịch vụ thu hộ, chi hộ đã nêu ở phần trên.

Trong phạm vi ngành nghề kinh doanh, ngành VSIC 7830: Cung ứng và quản lý nguồn lao động là ngành thường được các công ty dịch vụ nhân sự đăng ký. Theo đó, phần mô tả ngành này được ghi nhận tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg có nội dung có thể liên quan đến hoạt động chi hộ lương như sau:

“Các hoạt động cung cấp nguồn lao động dài hạn, ổn định, quản lý nguồn lao động trong nước, đại diện cho người lao động trong trường hợp liên quan đến việc thanh toán tiền lương, thuế và các vấn đề về tài chính hoặc nguồn lao động, nhưng họ không có trách nhiệm chỉ đạo và giám sát người lao động”.

Như vậy, nếu xét riêng về nội dung của phần miêu tả, có thể hiểu việc đại diện cho người lao động trong các vấn đề thanh toán tiền lương, thuế là rất rộng, bao gồm cả việc đại diện kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân, hay đại diện nhận lương từ người sử dụng lao động và chi lại phần lương này cho người lao động trên cơ sở được sự chấp thuận của người lao động trong việc đại diện giải quyết các vấn đề nêu trên. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không có quy định chi tiết về phần nội dung miêu tả nêu trên nên rất khó xác nhận cách hiểu trên là có phù hợp hay không.

Bên cạnh đó, về thực tế thực hiện, hoạt động chi hộ lương trên thị trường hiện nay lại có phần khác biệt khi so với cách hiểu nêu trên. Theo đó, hoạt động này thường được dựa trên thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự và người sử dụng lao động chứ không được dựa trên sự thỏa thuận giữa người lao động và đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự trên cơ sở đại diện. Nói cách khác, người sử dụng lao động mới là bên nắm trong tay quyền quyết định cách thức trả lương cho người lao động chứ không phải bản thân người lao động. Do đó, cũng hiếm khi người sử dụng lao động và đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự thực hiện các hình thức lấy ý kiến bằng văn bản nhằm có được sự đồng ý của người lao động trong hoạt động chi hộ lương này, và từ phía người lao động, họ quan tâm đến vấn đề nhận được lương đầy đủ, đúng thời hạn nhiều hơn là chủ thể trả lương. Tuy nhiên, đây vẫn có thể xem là một vấn đề vì theo quy định tại Điều 94.1 Bộ luật lao động,

“Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp”.

Như vậy, quy định của Bộ luật lao động đã ghi nhận cơ chế ủy quyền để người lao động có thể ủy quyền cho một bên đại diện nhận lương cho người lao động. Quy định này có phần tương đồng với cách hiểu về mô tả ngành VSIC 7830 đã nêu ở trên. Tóm lại, để có thể thay người lao động nhận lương, cần có sự ủy quyền hợp pháp của người lao động.

Dựa trên các phân tích nói trên, có thể thấy hoạt động chi hộ lương cho người lao động vẫn có điểm chưa rõ ràng, đặc biệt là trong vấn đề xem xét đây là một dịch vụ hay chỉ là một hoạt động hỗ trợ khi cung ứng các dịch vụ khác. Ngoài ra, việc thực hiện hoạt động chi hộ lương cần đến từ sự đồng ý của người lao động, chứ không nằm ở người sử dụng lao động. Do đó, các công ty dịch vụ nhân sự cần chú ý đến các quy định pháp luật và cẩn trọng trong việc thực hiện hoạt động chi hộ lương.

Thời gian viết bài: 09/08/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Tổng hợp tất cả vướng mắc của nhà đầu tư nước ngoài khi kinh doanh nhà hàng tại Việt Nam
• Những thông tin nào của người lao động được hiểu là dữ liệu cá nhân
• Nghĩa vụ của các bên trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP