Giao kết Hợp đồng Lao động điện tử: Điều kiện tuân thủ và quy trình thực thi

Hợp đồng lao động điện tử (e-Contract) có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện: (1) Giao kết qua Nhà cung cấp eContract được cấp phép; (2) Sử dụng chữ ký số và dấu thời gian hợp lệ; (3) Định danh đúng chủ thể qua tài khoản định danh mức độ 2 hoặc sinh trắc học; (4) Được gắn ID trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ. Hợp đồng có hiệu lực ngay khi bên cuối cùng ký số và chứng thực thành công, trừ khi có thỏa thuận khác.

Nội dung bài viết:

1. Nguyên tắc chung khi giao kết Hợp đồng lao động điện tử e-Contract

Với xu hướng công nghệ từ cơ quan nhà nước đến doanh nghiệp như hiện nay thì việc xác lập hợp đồng lao động điện tử cũng được xem là xu hướng cũng như điều cần thực hiện để phù hợp với môi trường làm việc hiện nay tại các doanh nghiệp. Theo đó nguyên tắc chung của Nghị định 337/NĐ-CP quy định Hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ. Điều này được hiểu là như thế nào, với quá trình hoạt động tư vấn pháp lý về doanh nghiệp chúng tôi hiểu rằng theo quy định trên doanh nghiệp sẽ cần phải đảm bảo hợp đồng lao động không có bất kỳ nội dung trái quy định pháp luật lao động, hay nói cách khác là tương tự như mẫu biểu hợp đồng lao động giấy trước đây mà doanh nghiệp áp dụng.

Đối với yêu cầu tuân thủ về giao dịch điện tử, theo đó doanh nghiệp sẽ cần dựa vào các quy định của Luật Giao dịch điện tử đề đảm bảo doanh nghiệp đang đáp ứng các quy định về ký điện tử, khởi tạo, tiếp nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu …, đồng thời có các biện pháp để đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu thuộc quy định về an ninh mạng, quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, ví dụ như các phương tiện lưu trữ, hệ thống đảm bảo an toàn cho việc lưu trữ điện tử, biện pháp chống rò rĩ dữ liệu, sự đồng ý của người lao động đối với dữ liệu cá nhân …Đồng thời hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Hiện nay chưa bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử để thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản, mà đang trên tinh thần khuyến khích, tuy nhiên như chúng ta đã thấy từ chính sách hóa đơn điện tử trước đây, theo đó việc khuyến khích như một bước đệm ban đầu để doanh nghiệp làm quen dần, và chuyển dần qua trạng thái bắt buộc áp dụng sau một thời gian khuyến khích ban đầu.

2. Điều kiện khắt khe đối với Nhà cung cấp dịch vụ e-Contract

Doanh nghiệp không thể tự ý ký hợp đồng qua một file PDF thông thường rồi gọi đó là e-Contract. Theo Điều 6 Nghị định 337 thì phần mềm eContract phải được cung cấp bởi các bên đáp ứng đầy đủ các điều kiện bao gồm:

Định danh & Xác thực (eKYC): Phải có chức năng định danh đúng chủ thể dựa trên dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
Tính toàn vẹn dữ liệu: Phải có biện pháp kỹ thuật đảm bảo hợp đồng không thể bị chỉnh sửa sau khi ký và có khả năng tra cứu, lưu trữ lâu dài; Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động; Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID; Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử…
Kết nối API: Hệ thống của nhà cung cấp phải kết nối trực tiếp với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để gắn ID định danh duy nhất cho mỗi hợp đồng.
Giấy phép con: Nhà cung cấp phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu).

3. Điều kiện cần có của Doanh nghiệp và Người lao động khi xác lập e-Contract

Để thực hiện giao kết, các bên cần chuẩn bị các điều kiện cần có như sau :

Đối với Người lao động: Cần có CCCD gắn chip, hoặc căn cước điện tử hoặc hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động): (i) giấy phép hoạt động của doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, quyết định thành lập …. (ii) Đồng thời cần có giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật như: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài); (iii) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dấu thời gian là bằng chứng pháp lý khẳng định thời điểm ký kết, ngăn chặn việc lùi ngày hợp đồng.

4. Quy trình giao kết và xác thực hiệu lực hợp đồng lao động điện tử e-Contract

Thực tế việc xác lập hợp đồng điện tử không còn quá mới lạ tuy nhiên đối với lĩnh vực lao động thì đây là quy định mới, theo kinh nghiệm của chúng tôi khi giao kết và xác lập hiệu lực các hợp đồng thương mại bằng hình thức điện tử chúng tôi nhận thấy quy trình ký kết sẽ thường đi theo các bước chung sau:

Bước 1. Khởi tạo: Doanh nghiệp tạo dự thảo hợp đồng trên nền tảng eContract.

Bước 2. Định danh: Các bên thực hiện xác thực danh tính qua hệ thống eKYC của nhà cung cấp.

Bước 3. Ký số: Người lao động và doanh nghiệp lần lượt ký số và gắn dấu thời gian.

Bước 4. Chứng thực: Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng.

Bước 5. Gắn ID: Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký, nhà cung cấp phải gửi dữ liệu về Nền tảng của Bộ Nội vụ để gắn ID.

Bước 6. Hiệu lực: Hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm bên cuối cùng ký số và chứng thực xong (Điều 7).

Bảng tóm tắt các yếu tố bắt buộc của Hợp đồng điện tử chuẩn 2026

Yếu tố	Yêu cầu pháp lý	Lưu ý thực thi
Chữ ký	Chữ ký số (Digital Signature).	Không được dùng chữ ký ảnh (Scan) đơn thuần.
Dấu thời gian	Cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy.	Để xác định chính xác thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
Định danh	eKYC hoặc tài khoản VNeID mức độ 2.	Đảm bảo đúng người, đúng quyền hạn giao kết.
Lưu trữ	Trên Nền tảng có gắn ID của Bộ Nội vụ.	Hợp đồng không gắn ID sẽ gặp khó khăn khi giải quyết thủ tục hành chính.

5. Những lưu ý về Dữ liệu cá nhân

Dựa trên kinh nghiệm khi thực hiện việc tư vấn bảo toàn tính toàn vẹn về dữ liệu cho doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm dữ liệu cá nhân theo quy định mới của Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, CDLAF lưu ý doanh nghiệp các điểm quan trọng sau:

Xử lý dữ liệu cá nhân: Việc lưu trữ hợp đồng lao động điện tử chứa rất nhiều dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm, đồng thời phương thức lưu trữ được thực hiện trên nền tảng điện tử của doanh nghiệp và bên thứ ba. Chính vì vậy vấn đề đặt ra là khi doanh nghiệp lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA), doanh nghiệp phải trình bày được các biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân, biện pháp kỹ thuật để xử lý rò rỉ dữ liệu, hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ eContract phải ghi nhận điều khoản về trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ trong việc kiểm soát, xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động của doanh nghiệp.
Điều chỉnh văn bản quản trị nội bộ: tại thời điểm hiện tại doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho việc điều chỉnh quy trình làm việc nội bộ, quy chế, nội quy lao động … và các quy định khác để tương thích với quy định về giao kết hợp đồng điện tử.
Chuyển đổi văn bản giấy: Pháp luật cho phép chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang hợp đồng giấy nhưng phải đảm bảo tính khớp đúng và có dấu xác nhận theo quy định.

CDLAF – Đơn vị tư vấn pháp luật chuyên sâu về Quản trị Tuân thủ & Doanh nghiệp

Mọi quy định mới luôn đi kèm với những cơ hội và cả những “điểm nghẽn” vận hành. CDLAF sẵn sàng hỗ trợ Quý doanh nghiệp rà soát hệ thống các quy chế nội bộ để đảm bảo sự tương thích với pháp luật hiện hành.

Email tư vấn: info@cdlaf.vn
Hotline: (+84) 909 668 216

Thời gian viết bài: 30/12/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Vì sao chọn dịch vụ CDLAF

Chúng tôi cung cấp đến bạn giải pháp pháp lý hiệu quả và toàn diện, giúp bạn tiết kiệm ngân sách, duy trì sự tuân thủ trong doanh nghiệp;
Chúng tôi tiếp tục duy trì việc theo dõi vấn đề pháp lý của bạn ngay cả khi dịch vụ đã hoàn thành và cập nhật đến bạn khi có bất kỳ sự thay đổi nào từ hệ thống pháp luật Việt Nam;
Hệ thống biểu mẫu về doanh nghiệp, đầu tư được xây dựng và cập nhật liên tục sẽ cung cấp khi khách hàng yêu cầu, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục;
Doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chính sách và phương thức làm việc tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Đội ngũ Luật sư của CDLAF nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tại lĩnh vực Lao động, Doanh nghiệp, Đầu tư cùng với các cố vấn nhân sự, tài chính;
Quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ và ngay cả khi dịch vụ được hoàn thành sau đó;

Bạn có thể tham thảo thêm:

Doanh Nghiệp Quảng Cáo Cần Chuẩn Bị Gì Để Tuân Thủ Pháp Luật Về Dữ Liệu Cá Nhân?

Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp Khi Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài

Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Có Nhân Sự Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân?

Dự Thảo Xử Phạt Vi phạm Về Dữ Liệu Cá Nhân Đã Quy Định Các Hành Vi Và Mức Phạt Như Thế Nào? (Phần 2)

Dự Thảo Xử Phạt Vi phạm Về Dữ Liệu Cá Nhân Đã Quy Định Các Hành Vi Và Mức Phạt Như Thế Nào? (Phần 1)

Hướng Dẫn Xây Dựng Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Theo Luật Mới (Phần 1)