Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam không ngừng phát triển và hội nhập toàn cầu, nhu cầu tổ chức các sự kiện mang tính chuyên nghiệp, sáng tạo và đáp ứng đúng quy định pháp luật ngày càng tăng cao. Đặc biệt, với sự tham gia của các nhà đầu tư nước ngoài, các sự kiện như hội chợ thương mại, khuyến mại, quảng cáo, biểu diễn nghệ thuật, triển lãm nhiếp ảnh, hay họp báo không chỉ là công cụ xúc tiến thương mại mà còn là nền tảng để xây dựng thương hiệu và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, tổ chức các sự kiện tại Việt Nam không chỉ đơn thuần là vấn đề tài chính hay ý tưởng sáng tạo, mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống pháp lý đặc thù và các quy trình cấp phép phức tạp.

Mỗi loại sự kiện, từ khuyến mại, quảng cáo đến biểu diễn nghệ thuật, đều có những điều kiện riêng mà nhà đầu tư cần lưu ý. Việc không nắm rõ hoặc tuân thủ chặt chẽ các quy định này có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp phép, hoặc nghiêm trọng hơn là đối mặt với các chế tài hành chính. Chính vì vậy, bài viết này sẽ cung cấp cho nhà đầu tư cái nhìn toàn diện về các điều kiện pháp lý, trình tự thủ tục cần thiết và những lưu ý quan trọng khi tổ chức các loại sự kiện cụ thể tại Việt Nam. Qua đó, nhà đầu tư không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa tiềm năng thành công trong môi trường kinh doanh đầy triển vọng này.

1. Sự kiện có Hoạt động khuyến mại

Trường hợp 1: Thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại

Đối với các hoạt động khuyến mại như: Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố. Tặng thưởng cho khách hàng dựa trên số lượng và trị giá mua hàng hóa, dịch vụ được thể hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ.

Khi thực hiện các hoạt động khuyến mại trên, Nhà đầu tư nước ngoài phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại đến tất cả các Sở Công thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại). Tối thiểu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện chương trình khuyến mại, Nhà đầu tư nước ngoài phải nộp hồ sơ Thông báo đến Sở Công thương.

Lưu ý: Nếu thực hiện các hoạt động khuyến mại trên và có tổng giá trị giải thưởng quà tặng dưới 100 triệu đồng hoặc thực hiện chương trình khuyến mại thông qua sàn giao dịch điện tử, ứng dụng sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến và ứng dụng khuyến mại trực tuyến thì không phải thực hiện thủ tục Thông báo trên.

Trường hợp 2: Thực hiện thủ tục đăng ký chương trình khuyến mại

Đối với thực hiện hoạt động khuyến mại như: (i) Chương trình khuyến mại mang tính may rủi (ví dụ: rút thăm trúng thưởng, quay số, phiếu cào,…) (ii) Khuyến mại theo hình thức khác nếu được Bộ Công thương chấp nhận, cụ thể là Khuyến mại hàng hóa, dịch vụ mà quá trình thực hiện có sử dụng internet, phương tiện, thiết bị điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin

Trong trường hợp chỉ thực hiện chương trình khuyến mại mang tính may rủi tại 01 địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì làm thủ tục đăng ký đến Sở Công thương nơi tổ chức chương trình khuyến mại. Nếu thực hiện tại từ 02 địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên thì thực hiện thủ tục tại Bộ Công thương. Trong thời gian 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ. Bộ Công thương hoặc Sở Công thương sẽ ra thông báo trả lời xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại.

2. Sự kiện có Hoạt động quảng cáo

Trước hết, đối với sản phẩm và dịch vụ quảng cáo cần đáp ứng điều kiện: Không được quảng cáo sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cấm quảng cáo như: rượu từ 15 độ trở lên, thuốc lá, sản phẩm sữa thay thế sữa mẹ,.. và các sản phẩm khác theo quy định tại từng thời điểm.

Đối với sản phẩm của mình quảng cáo: Phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đó; Có tài liệu chứng minh hợp chuẩn, hợp quy của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do mình quảng cáo; Có giấy chứng quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu đối với tài sản được quảng cáo đó (nếu có); Các điều kiện khác theo từng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật quảng cáo. Bên cạnh đó việc tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện, triễn làm vừa phải đảm bảo yêu cầu trong Luật Quảng cáo, bảo đảm mỹ quan đô thị, cảnh quan môi trường, trật tự an toàn giao thông, trật tự an toàn xã hội.

Trong trường hợp sự kiện biểu diễn nghệ thuật có bao gồm quảng cáo thì việc quảng cáo phải tuân theo quy định của pháp luật về biểu diễn nghệ thuật và tuân theo quy định của luật quảng cáo, chẳng hạn như sau: Không được treo, đặt, dán, dựng sản phẩm quảng cáo ngang bằng hoặc cao hơn biểu trưng, lô-gô hoặc tên của chương trình; khổ chữ thể hiện trên sản phẩm quảng cáo không quá một phần hai khổ chữ tên của chương trình; Quảng cáo trên khu vực sân khấu phải đảm bảo mỹ quan và không được che khuất tầm nhìn của người xem.

3. Sự kiện có Hoạt động biểu diễn nghệ thuật

Trong trường hợp Nhà đầu tư nước ngoài tổ chức sự kiện có bao gồm tổ chức biểu diễn nghệ thuật. Trước hết việc tổ chức biểu diễn nghệ thuật phải là tổ chức có đăng ký kinh doanh hoạt động biểu diễn nghệ thuật theo quy định của pháp luật. Như vậy, Nhà đầu tư nước ngoài phải bổ sung thêm ngành nghề Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí (mã VSIC: 9000) để tổ chức thực hiện hoạt động này và đáp ứng các điều kiện đã đề cập.  Tiếp đến Nhà đầu tư nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về an ninh, trật tự an toàn xã hội, môi trường, y tế và phòng, chống cháy nổ theo quy định của pháp luật và cuối cùng là phải có văn bản chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật của UBND cấp tỉnh tổ chức trên phạm vi địa bàn quản lý của cơ quan đó .

Ngoài ra, chương trình biểu diễn cũng phải đảm bảo quy định về quyền tác giả, tác phẩm có liên quan, trong trường hợp này Nhà đầu tư nước ngoài cần có sự đồng ý trước bằng văn bản của tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả đối với tác phẩm công diễn. Về phía thủ tục hành chính, nhà đầu tư nước ngoài thực hiện nộp 01 bộ hồ sơ đến UBND cấp tỉnh nơi tổ chức biểu diễn nghệ thuật ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thẩm định, cấp văn bản chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật.

4. Sự kiện có tổ chức cuộc thi người đẹp, người mẫu

Tương tự như hoạt động biểu diễn nghệ thuât, việc tổ chức cuộc thi hoa hậu, người mẫu cũng cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như: Tổ chức có đăng ký kinh doanh hoạt động biểu diễn nghệ thuật theo quy định của pháp luật. Tương tự là ngành nghề Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí (mã VSIC: 9000); Phải đáp ứng điều kiện về an ninh, trật tự an toàn xã hội, môi trường, y tế và phòng, chống cháy nổ theo quy định của pháp luật; Có văn bản chấp thuận tổ chức cuộc thi người đẹp, người mẫu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thủ tục thực hiện, Nhà đầu tư nước ngoài gửi 01 bộ hồ sơ trực tiếp; qua bưu chính hoặc trực tuyến tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức cuộc thi ít nhất 30 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức cuộc thi, khi hồ sơ đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thẩm định, cấp văn bản chấp thuận tổ chức cuộc thi và đồng thời đăng tải trên hệ thống thông tin điện tử. Trường hợp không chấp thuận, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do để Nhà đầu tư được biết.

5. Sự kiện có Hoạt động tổ chức họp báo

Theo khoản 1 Điều 41 Luật Báo chí 2016 quy định: “Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam có quyền tổ chức họp báo để công bố, tuyên bố, giải thích, trả lời các nội dung có liên quan tới nhiệm vụ, quyền hạn hoặc lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó”. Như vậy Nhà đầu tư nước ngoài có quyền tổ chức họp báo để phục vụ cho quá trình quảng bá thương hiệu.

Trường hợp Nhà đầu tư nước ngoài mong muốn tổ chức họp báo để công bố, tuyên bố, giải thích, trả lời về thông tin sản phẩm, dịch vụ mình cung cấp thì phải thông báo bằng văn bản trước 24 giờ tính đến thời Điểm dự định họp báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức họp báo. Sau khi nhận hồ sơ thông báo, Cơ quan quản lý nhà nước về báo chí (cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) sẽ trả lời hoặc không trả lời Nhà đầu tư về việc tổ chức họp báo, Nhà đầu tư có thể thực hiện tổ chức họp báo sau khi đã ra thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

6. Sự kiện hội chợ, triễn lãm

Căn cứ Điều 129 Luật Thương mại 2005 thì hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để doanh nghiệp trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ.

Bên cạnh đó hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam phải được đăng ký và phải được xác nhận bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về thương mại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại (cụ thể là Sở Công thương nơi tổ chức). Theo đó, thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại cụ thể như sau:

• Nhà đầu tư nộp một bộ hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp đến Sở Công thương nơi tổ chức đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Thời hạn đăng ký là Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 30 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.
• Sở Công thương sẽ trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ. Trong trường hợp không xác nhận Sở Công thương phải nêu rõ lý do.

Tổ chức các loại sự kiện tại Việt Nam không chỉ là cơ hội để các nhà đầu tư nước ngoài thúc đẩy thương hiệu, mở rộng thị trường mà còn là cách để kết nối với khách hàng và đối tác trong môi trường kinh doanh đầy triển vọng. Tuy nhiên, mỗi loại sự kiện lại đi kèm với những điều kiện pháp lý và thủ tục riêng biệt, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp luật.

Thời gian viết bài: 13/01/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Điều kiện kinh doanh trong lĩnh vực xử lý chất thải và nước thải tại Việt Nam: Quy định pháp lý và giải pháp phát triển bền vững
• Điều kiện thành lập Công ty hoạt động trong Lĩnh vực Logistics
• Giấy phép kinh doanh cho dịch vụ xúc tiến thương mại tại Việt Nam