Trong thời đại số hóa mạnh mẽ hiện nay, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành một trong những chủ đề được quan tâm hàng đầu, đặc biệt là kể từ khi Nghị định 13/2023/NĐ-CP được ban hành. Đối với người lao động, thông tin cá nhân không chỉ góp phần quyết định vị trí và mức thu nhập của họ mà còn ảnh hưởng đến quyền riêng tư và an toàn cá nhân. Vì vậy với sự xuất hiện của NĐ 13, không ít doanh nghiệp đối mặt với những áp lực từ phía người lao động trong quá trình tiếp nhận và lưu trữ các dữ liệu cá nhân của người lao động.

Vậy, những thông tin nào của người lao động được coi là dữ liệu cá nhân? Đây là câu hỏi mà không chỉ các nhà quản lý, luật sư mà cả chính các nhân viên cũng cần được làm rõ để đảm bảo quyền lợi của người lao động và cả doanh nghiệp trong môi trường làm việc ngày càng công nghệ và kết nối. Bài viết này sẽ điểm qua các loại thông tin cơ bản thuộc phạm trù dữ liệu cá nhân của người lao động, qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

1. Dữ liệu cá nhân là gì

Dữ liệu cá nhân, một khái niệm đã trở nên vô cùng quan trọng trong kỷ nguyên số, bao gồm mọi loại thông tin được lưu trữ dưới dạng ký hiệu, văn bản, số liệu, hình ảnh, âm thanh, hoặc các dạng tương tự trong môi trường điện tử. Đặc điểm nổi bật của dữ liệu cá nhân là khả năng gắn liền với một cá nhân cụ thể, cho phép nhận diện hoặc xác định danh tính của người đó. Có hai loại chính: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, và số điện thoại, trong khi dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm thông tin về sức khỏe, tài chính, chủng tộc, quan điểm chính trị, hoặc các đặc điểm sinh trắc học, đòi hỏi mức độ bảo mật cao hơn do tính chất nhạy cảm của chúng.

2. Phân loại các loại dữ liệu cá nhân

Trong thế giới ngày nay, việc phân loại và hiểu rõ về dữ liệu cá nhân là không chỉ cần thiết mà còn là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân. Dữ liệu cá nhân không chỉ là những thông tin cơ bản mà còn có thể mở rộng ra các chi tiết sâu sắc hơn, chẳng hạn như dữ liệu cá nhân nhạy cảm, có khả năng tiết lộ các khía cạnh quan trọng và riêng tư nhất của một cá nhân.

Dữ liệu cá nhân cơ bản là những thông tin cần thiết để xác định danh tính của một người, bao gồm:

• Tên đầy đủ và các tên gọi khác, nếu có;
• Ngày, tháng, năm sinh; và các thông tin liên quan đến sự kiện tử vong hoặc mất tích.
• Giới tính và nơi sinh;
• Thông tin về hộ khẩu thường trú, tạm trú và các địa chỉ liên lạc khác;
• Quốc tịch và tình trạng hôn nhân;
• Các thông tin định danh cá nhân như số điện thoại, CMND, hộ chiếu, và các số định danh tài chính khác;
• Hình ảnh cá nhân và thông tin về mối quan hệ gia đình.

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm thường liên quan đến các thông tin có thể ảnh hưởng sâu sắc đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân nếu bị tiết lộ như:

• Quan điểm chính trị, tôn giáo, và thông tin về sức khỏe không bao gồm nhóm máu;
• Dữ liệu di truyền và các đặc điểm sinh học đặc thù như dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt;
• Thông tin về đời sống cá nhân hết sức nhạy cảm như đời sống tình dục;
• Dữ liệu về hành vi phạm tội hoặc các dữ liệu được các cơ quan thực thi pháp luật thu thập;
• Thông tin khách hàng chi tiết của các tổ chức tài chính và ngân hàng;
• Vị trí định vị cá nhân qua các thiết bị và ứng dụng.

Cách mà các loại dữ liệu cá nhân này được thu thập, lưu trữ, và xử lý đặt ra những thách thức về mặt pháp lý và đạo đức, đồng thời yêu cầu những biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho chủ thể dữ liệu. Các tổ chức và cá nhân khi tiếp cận và sử dụng dữ liệu này cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật liên quan để tránh xâm phạm đến quyền riêng tư, dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Đây cũng là lý do mà chúng tôi cho rằng phía Chính phủ Việt Nam đang từng bước để hoàn thiện khung pháp lý để điều chỉnh việc tiếp nhận – xử lý – lưu trữ – tiêu hủy các dữ liệu cá nhân cũng như xây dựng các chế tài cho các trường hợp cá nhân, tổ chức sử dụng dữ liệu cá nhân ngoài sự cho phép của chủ sở hữu.

3. Những vấn đề mà người sử dụng lao động cần lưu ý khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ và ngày càng phát triển, việc xử lý dữ liệu cá nhân đã trở thành một khía cạnh thiết yếu trong quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và không vi phạm quy định của NĐ 13. Dưới đây là các vấn đề chính mà người sử dụng lao động cần lưu ý:

• Thông báo cho người lao động về việc xử lý dữ liệu cá nhân: Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, trước khi tiến hành thu thập hoặc xử lý dữ liệu, doanh nghiệp phải thông báo cho người lao động về mục đích, phương thức xử lý, các bên liên quan, dữ liệu cá nhân được thu thập, thời gian xử lý và các hậu quả tiềm ẩn. Việc thông báo này không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tin tưởng và minh bạch với nhân viên.
• Đảm bảo có sự đồng ý của người lao động: Sự đồng ý của người lao động cần được xác nhận rõ ràng thông qua các hình thức như văn bản, giọng nói, điện tử hoặc thực hiện các thao tác đồng ý rõ ràng khác. Sự đồng ý này phải bao gồm thông tin chi tiết về loại dữ liệu được xử lý, mục đích, các bên tham gia và quyền lợi của người lao động. Điều quan trọng là sự đồng ý này có thể được rút lại bất cứ lúc nào, và quy trình rút lại phải đơn giản và minh bạch.
• Trách nhiệm xóa, hủy dữ liệu khi cần thiết: Theo quy định, người lao động có quyền yêu cầu xóa hoặc hủy bỏ dữ liệu cá nhân trong nhiều trường hợp như dữ liệu không còn cần thiết, hoặc khi rút lại sự đồng ý. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng quy trình xóa dữ liệu tuân thủ pháp luật và không được lưu trữ dữ liệu quá thời gian cần thiết hoặc mục đích đã được đồng ý.
• Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu: Việc lưu trữ dữ liệu phải đảm bảo tính bảo mật cao, sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hại. Doanh nghiệp cần phải có các chính sách và thủ tục rõ ràng để bảo vệ dữ liệu này, bao gồm cả khi xử lý bởi bên thứ ba.
• Xử lý vi phạm: Việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải đối mặt với một số chế tài từ phía cơ quan có thẩm quyền, để giảm bớt những rủi ro này, phía doanh nghiệp nên xây dựng các hình thức kỷ luật nội bộ cho cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm cho việc lưu trữ dữ liệu nhân sự của công ty, và chúng tôi cho rằng cần được cụ thể hóa ngay trong các nội quy lao động của công ty.

Qua bài viết này, ta có thể thấy rằng việc xác định và hiểu rõ những thông tin nào của người lao động được coi là dữ liệu cá nhân là một yếu tố thiết yếu trong việc bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo an toàn thông tin cho người lao động trong môi trường làm việc hiện đại. Các tổ chức và doanh nghiệp cần phải có nhận thức đầy đủ về trách nhiệm của mình trong việc thu thập, xử lý, và bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên, đồng thời cần thực hiện các biện pháp phù hợp để tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Bằng cách này, không chỉ tạo dựng được niềm tin và sự an tâm cho người lao động, mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững và hiệu quả của chính doanh nghiệp đó. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một biện pháp thiết yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động toàn cầu.

Thời gian viết bài: 18/07/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Quy định mới về hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt
• Cập nhật mới nhất 2024 về điều kiện Nhà đầu tư nước ngoài kinh doanh dich vụ du lịch tại Việt Nam
• Tổng hợp tất cả vướng mắc của nhà đầu tư nước ngoài khi kinh doanh nhà hàng tại Việt Nam