Trong cuộc đua không ngừng để duy trì sự hiệu quả và minh bạch trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải đối mặt với quyết định nan giải về việc áp dụng quy trình và quy chế. Không chỉ đơn thuần là những tài liệu văn bản, quy trình và quy chế thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Một trong những lợi ích cơ bản của quy trình và quy chế là tạo ra sự ổn định và minh bạch. Quy trình giúp doanh nghiệp tổ chức công việc một cách có hệ thống, từ đó tối ưu hóa sản xuất và giảm thiểu sai sót. Quy chế, trong khi đó, thiết lập ra các nguyên tắc và quy tắc mà tất cả các thành viên phải tuân theo, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm.

Trong bài viết dưới đây chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn một số ý kiến của chúng tôi theo khía cạnh pháp lý, để bạn có thể tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Quy trình, quy chế có thực sự cần thiết hay không?

1. Quy trình, quy chế và sự tuân thủ trong quản lý lao động

Không chỉ đơn giản rằng, quy trình, quy chế giúp doanh nghiệp vận hành các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp được nhịp nhàng hơn, mà các văn bản này còn giúp doanh nghiệp giám sát được sự tuân thủ của người lao động. Bởi như chúng ra thấy, không phải hoạt động nào của doanh nghiệp cũng được pháp luật lao động điều chỉnh, pháp luật chỉ đưa ra quy định chung và về phía doanh nghiệp sẽ cần cụ thể hóa quy định đó để áp dụng vào doanh nghiệp.

Điển hình chúng ta có thể thấy, doanh nghiệp yêu cầu người lao động phải bảo mật thông tin của doanh nghiệp, không được có các hành động mà dẫn đến thông tin bảo mật bị rò rỉ, tiết lộ ra bên ngoài. Vậy vấn đề đặt ra, “Quy trình bảo mật thông tin của doanh nghiệp” cụ thể là như thế nào; ai được tiếp cận thông tin; thông tin chuyển ra ngoài thì cần phải được sự chấp thuận của cá nhân, bộ phận nào; hay phương thức bảo vệ thông tin bảo mật như thế nào mới đúng theo yêu cầu của công ty … Tất cả những vấn đề này cần được cụ thể hóa bởi quy trình, quy chế riêng và khi người lao động không thực hiện đúng quy trình, quy chế thì cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương …( nếu như nội quy lao động của công ty có quy định hành vi này), thay vì chỉ khi nào có diễn ra hành vi tiết lộ thông tin bảo mật thì mới kỷ luật sa thải người lao động.

Tương tự như vậy, các quy chế về thường xuyên không hoàn thành công việc, quy chế tài chính, quy trình nghỉ phép năm, quy trình duyệt nhà cung cấp, xác lập hợp đồng ….cũng cần được xây dựng tương ứng với ngành nghề, quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để doanh nghiệp buộc người lao động phải tuân thủ và là cơ sở để doanh nghiệp áp dụng các chế tài xử lý lao động, bồi thường trách nhiệm vật chất khi người lao động có bất kỳ hành động nào đi ngược lại với quy trình, quy chế của công ty.

Riêng đối với Quy chế thường xuyên không hoàn thành công việc, đây là quy chế bắt buộc mà doanh nghiệp phải xây dựng, bởi theo quy định của pháp luật lao động, doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Tuy nhiên mức độ thường xuyên không hoàn thành công việc cụ thể là như thế nào thì pháp luật đưa ra yêu cầu buộc doanh nghiệp phải tự mình xây dựng. Hay nói cách khác khi không có Quy chế đánh giá mức độ thường xuyên không hoàn thành công việc thì doanh nghiệp không có cơ sở để đơn phương chấm dứt quan hệ lao động với người lao động mà nhiều lần không đạt được yêu cầu công việc mà công ty đặt ra.

Cũng giống như trên, Quy chế tài chính cũng là quy chế bắt buộc phải có của doanh nghiệp, cho mục đích tham chiếu cho các vấn đề về chi phí hợp lý của doanh nghiệp, sự hài hòa giưaax các chi phí về lao động, bảo hiểm với các vấn đề khoản chi theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Trong một số trường hợp nhất định, pháp luật thuế thừa nhận các khoản chi được xem là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là do chi phí đó đã được ghi nhận tại quy chế tài chính của doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình, quy chế như thế nào?

Trên thực tế sẽ có một số thách thức đáng kể mà doanh nghiệp cần phải vượt qua khi triển khai quy trình và quy chế trong môi trường doanh nghiệp. Một trong những thách thức đó là sự đánh đổi giữa sự kiểm soát và sự sáng tạo. Quy trình quá chi tiết có thể làm chậm quá trình làm việc và ức chế sự sáng tạo, đặt ra câu hỏi về tính linh hoạt của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng. Thách thức khác đến từ sự hiểu lầm về quy trình và quy chế chỉ là nhiệm vụ cho các bộ phận quản lý và không liên quan đến tất cả những người làm việc trong doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến sự phản đối và không hài lòng từ phía nhân viên, đặt ra thách thức trong việc tạo ra một tinh thần làm việc tích cực.

Bên cạnh đó, quy trình và quy chế cũng sẽ cần phải đúng với quy định pháp luật tương ứng với lĩnh vực, bộ phận mà quy trình, quy chế đó sẽ được áp dụng. Điển hình như khi doanh nghiệp xây dựng quy trình, quy chế cho bộ phận hành chính, nhân sự thì các vấn đề con dấu, lưu trữ văn bản, tuyển dụng, quản lý lao động xử lý kỷ luật lao động sẽ phải đúng với quy định của pháp luật lao động. Với trường hợp doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng cho bộ phận kinh doanh thì sẽ cần lưu ý đến các quy định về hóa đơn, chứng tư, vận chuyển, điều kiện khi lưu thông hàng hóa trên thị trường, điều kiện chứng từ khi hàng hóa lưu kho, quy trình kiểm soát rủi ro đối với hàng hóa xuất khẩu, mở L/C …

Với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện dịch vụ tư vấn thường xuyên cũng như tham gia vào quá trình xây dựng quy trình, quy chế hoạt động cho các doanh nghiệp lớn với đa dạng tại các lĩnh vực. Chúng tôi nhận thấy điều khó khăn với doanh nghiệp có lẽ sẽ không phải ở vấn đề xây dựng quy trình, quy chế mà ở phương thức làm sao có thể hài hòa các quy định của pháp luật, sự tuân thủ của người lao động và thực tế vận hành của doanh nghiệp, để đảm bảo quy trình, quy chế được xây dựng và vận hành sẽ giải quyết được các vấn đề trong việc quản lý của doanh nghiệp.

Thời gian viết bài: 04/01/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Nhà đầu tư nước ngoài kinh doanh ngành nghề khai thác, thu mua khoáng sản tại Việt Nam
• Khi nào thoả thuận trọng tài không thực hiện được
• Trình tự thủ tục để doanh nghiệp Việt Nam đầu tư ra nước ngoài
• Chuyển lợi nhuận về Việt Nam và xử lý vi phạm trong hoạt động đầu tư ra nước ngoài