Tiếp theo Phần 1 về những lưu ý khi soạn thảo điều khoản giao hàng trong hợp đồng mua bán, tại Phần 2 này chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn một số lưu ý về tiếp nhận hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Những lưu ý này sẽ giúp bạn xác định được những tiêu chí nào mà bạn cần ghi nhận vào hợp đồng để làm cơ sở cho việc kiểm tra nghiệm thu hàng hóa tại thời điểm giao nhận.

1. Hồ sơ giao nhận hàng hóa

Hồ sơ giao nhận hàng hóa không đơn thuần chỉ là bản Hóa đơn GTGT đi kèm như quy định của pháp luật về chứng từ đi kèm khi lưu thông hàng hóa trên thị trường. Theo đó tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà tài liệu đi kèm hàng hóa sẽ có thêm một số văn bản như: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, giấy chứng nhận tiêu chuẩn đi kèm, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, văn bản ủy quyền… Chính vì vậy để có cơ sở cho việc tiếp nhận hàng hóa thì ngay trong hợp đồng tại điều khoản giao nhận hàng hóa, các bên cần thỏa thuận chi tiết về trách nhiệm của bên bán trong việc bàn giao hồ sơ có liên quan đến hàng hóa. Tài liệu nào dự kiến sẽ được bàn giao, tình trạng của các tài liệu là bản gốc/ bản sao y/ bản photo, số lượng bao nhiêu bản…, việc ghi nhận cụ thể sẽ giúp cho các bên dự liệu được các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, tránh được các mâu thuẫn khi cách hiểu của mỗi bên có sự khác nhau.

Trong trường hợp nội dung hợp đồng không thỏa thuận cụ thể về các tài liệu, chứng từ đi kèm hàng hóa, thời điểm bàn giao chứng từ thì các bên sẽ dựa vào quy định của pháp luật thương mại để điều chỉnh, theo đó Điều 42 Luật Thương mại quy định về vấn đề này như sau:

“Điều 42. Giao chứng từ liên quan đến hàng hoá

1. Trường hợp có thỏa thuận về việc giao chứng từ thì bên bán có nghĩa vụ giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn, tại địa điểm và bằng phương thức đã thỏa thuận.
2. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn, địa điểm giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua thì bên bán phải giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn và tại địa điểm hợp lý để bên mua có thể nhận hàng.
3. Trường hợp bên bán đã giao chứng từ liên quan đến hàng hoá trước thời hạn thỏa thuận thì bên bán vẫn có thể khắc phục những thiếu sót của các chứng từ này trong thời hạn còn lại.
4. Khi bên bán thực hiện việc khắc phục những thiếu sót quy định tại khoản 3 Điều này mà gây bất lợi hoặc làm phát sinh chi phí bất hợp lý cho bên mua thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán khắc phục bất lợi hoặc chịu chi phí đó.”

2. Cơ chế xử lý khi bên bán giao hàng chậm hay chậm tiếp nhận hàng hóa

Điều này sẽ thực sự quan trọng đối với cả hai bên bởi mục tiêu mà các bên hướng đến luôn là giao dịch thành công. Chính vì vậy cần có cơ chế xử lý khi chậm giao hay tiếp nhận hàng hóa để các bên e ngại chế tài mà nghiêm túc thực hiện. Thông thường trong các giao dịch mua bán hàng hóa, các bên sẽ dành cho nhau một khoảng thời gian được phép chậm trễ giao nhận nhất định, và khi quá khung thời gian cho phép này, các chế tài sẽ được áp dụng đồng thời quyền được đơn phương chấm dứt hợp đồng được phát sinh. Điều này sẽ xuất phát trên thiện chí của mỗi bên và tùy thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa để xác định việc có nên cho phép một khoảng thời gian chậm chế nhất định hay không.

Bên cạnh đó cũng lưu ý rằng, nếu hợp đồng cho phép các bên được chậm trễ giao nhận hàng trong một khoảng thời gian nhất định thì các bên cũng sẽ cần lưu ý đến các chi phí phát sinh từ sự việc chậm trễ giao nhận đó mà một bên phải gánh chịu, để từ đó ràng buộc trách nhiệm chịu các chi phí phát sinh đó từ bên có hành động chậm giao nhận.

Trong mỗi giao dịch thương mại, việc soạn thảo điều khoản giao hàng trong hợp đồng mua bán đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và công bằng cho cả hai bên. Bằng cách đề cập đến những điểm lưu ý cần xem xét và cân nhắc khi soạn thảo các điều khoản này, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro và tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Việc đặt ra các điều khoản cụ thể và minh bạch về giao hàng như thời gian, địa điểm, phương tiện vận chuyển và trách nhiệm về bảo hiểm sẽ giúp tạo ra một bối cảnh kinh doanh đáng tin cậy và ổn định. Điều này không chỉ tạo ra sự tin tưởng giữa các bên mà còn giúp tránh được những tranh cãi không cần thiết sau này.

Thời gian viết bài: 01/03/2024

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Quản lý hiệu quả quan hệ thử việc trong doanh nghiệp
• Kỹ năng kiểm tra, đánh giá thu thập thông tin khi xác lập hợp đồng
• Lưu ý gì khi soạn thảo điều khoản giao hàng trong hợp đồng mua bán (Phần 2)