Tác giả:

• Nguyễn Thị Huyền Anh – Luật sư
• Võ Nguyễn Trúc Linh – Bộ phận pháp lý

Xử lý kỷ luật lao động là một trong các công cụ pháp lý quan trọng giúp người sử dụng lao động duy trì trật tự tại nơi làm việc. Để quyết định xử lý kỷ luật được ban hành một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

Trên thực tế, việc xảy ra sai sót trong việc xác định hành vi vi phạm, không tuân thủ đúng quy trình xử lý kỷ luật có thể đẩy doanh nghiệp đối mặt với rủi ro tranh chấp kéo dài, khả năng bồi thường thiệt hại. Thông qua bài viết này, CDLAF sẽ hệ thống hóa những nguyên tắc, quy trình xử lý kỷ luật theo quy định của Bộ luật lao động cũng như những khuyến nghị dành cho doanh nghiệp nhằm hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện. 

1. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Để doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý khi ban hành một quyết định xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, người sử dụng lao động có trách nhiệm chứng minh lỗi của người lao động. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo đảm việc xử lý kỷ luật được thực hiện trên cơ sở các chứng cứ khách quan thay vì suy đoán. Vì vậy, doanh nghiệp cần thu thập và lưu giữ đầy đủ các tài liệu chứng minh hành vi vi phạm trước khi áp dụng hình thức xử lý kỷ luật.

Thứ hai, việc xử lý kỷ luật phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên. Đây vừa là nguyên tắc vừa là thủ tục mang tính đặc thù trong việc xử lý kỷ luật lao động. Quy định này giúp tạo thế cân bằng giữa người lao động và người sử dụng lao động, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong quy trình.

Thứ ba, người lao động phải có mặt trong cuộc họp xử lý kỷ luật và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Quy định này nhằm bảo đảm quyền được trình bày ý kiến, giải trình và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động trước khi doanh nghiệp ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng lao động đã thông báo theo đúng quy định về thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật mà một trong các thành phần bắt buộc tham dự, bao gồm cả người lao động, không xác nhận tham dự hoặc xác nhận tham dự nhưng vắng mặt, thì người sử dụng lao động vẫn có quyền tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động. Do đó, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ tài liệu chứng minh việc đã gửi thông báo theo đúng quy định và bảo đảm tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm. Khi người lao động có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng một hình thức xử lý kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Thứ năm, không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động trong các trường hợp pháp luật cấm như người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, người lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi và các trường hợp khác theo quy định của Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ theo quy định Bộ luật lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trình tự xử lý kỷ luật lao động được tiến hành như sau:

• Xác định hành vi vi phạm của người lao động

Khi xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm chứng minh lỗi của người lao động, mọi quyết định dựa trên suy đoán hoặc không đủ chứng cứ đều tiềm ẩn nguy cơ bị xác định là xử lý kỷ luật lao động trái pháp luật.

Đối với hành vi vi phạm được phát hiện ngay tại thời điểm xảy ra, khi đó, người sử dụng lao động phải tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo ngay cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hoặc người đại diện theo pháp luật (nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi). Trong trường hợp phát hiện sau khi có hành vi vi phạm, doanh nghiệp cần khẩn trương thu thập chứng cứ cụ thể (tài liệu, dữ liệu điện tử, hình ảnh camera, kết quả kiểm kê, lời khai của người làm chứng…) để làm căn cứ chứng minh có hành vi vi phạm của người lao động.

• Thông báo xử lý kỷ luật lao động

Sau khi có đủ căn cứ xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải gửi thông báo xử lý kỷ luật đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày diễn ra cuộc họp xử lý kỷ luật lao động. Trong đó, thông báo phải nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ và tên người bị xử lý lỷ luật lao động, hành vi vi phạm.

Để có căn cứ chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo, người sử dụng lao động nên gửi thông báo bằng các phương thức có thể lưu giữ chứng cứ, như giao trực tiếp có ký nhận hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính bảo đảm. Đồng thời có thể gửi kèm qua email của người lao động nhằm tăng khả năng người lao động nhận được thông báo. 

• Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Doanh nghiệp tiến hành tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động theo nội dung đã thông báo. Nếu có thành phần không thể dự họp theo nội dung đã được thông báo, người lao động bị xử lý kỷ luật và người sử dụng lao động thỏa thuận lại thời gian, địa điểm họp. Trường hợp các bên không thể thỏa thuận được thì doanh nghiệp quyết định thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Nếu thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động vẫn được diễn ra.

Tại cuộc họp, người sử dụng lao động phải công bố hành vi vi phạm và các chứng cứ làm căn cứ xử lý. Người lao động có quyền trình bày ý kiến, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa theo quy định của pháp luật.

Toàn bộ diễn biến cuộc họp bắt buộc phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có đầy đủ chữ ký của những người tham dự. Trường hợp có người từ chối ký tên, thư ký ghi rõ họ tên và lý do vào biên bản.

• Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động

Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật lao động, quyết định này phải được gửi đến các thành phần phải tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.

Theo quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng, hoặc 12 tháng đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động. Trường hợp thuộc các khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật thì thời hiệu được kéo dài theo quy định của pháp luật.

3. Rủi ro pháp lý và khuyến nghị đối với doanh nghiệp

Việc không tuân thủ đúng các nguyên tắc, trình tự và thủ tục xử lý kỷ luật lao động có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Trường hợp quyết định xử lý kỷ luật được ban hành không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị buộc hủy bỏ quyết định xử lý kỷ luật, khôi phục quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, đồng thời bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. Đối với trường hợp sa thải trái pháp luật, theo khoản 2 Điều 73 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện các nghĩa vụ như trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, bao gồm việc nhận người lao động trở lại làm việc, thanh toán tiền lương, đóng các khoản bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc và thực hiện các nghĩa vụ bồi thường theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, với mức phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng. Trường hợp xử phạt người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động có thể bị phạt từ 20 triệu đến 40 triệu đồng.

Trước khi áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần rà soát để bảo đảm hành vi vi phạm đã được quy định trong nội quy lao động, có đầy đủ căn cứ chứng minh lỗi của người lao động, còn thời hiệu xử lý và đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát, cập nhật nội quy lao động nhằm bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các trường hợp có tính chất phức tạp hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý trước khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động.

Việc tuân thủ đúng các quy định về xử lý kỷ luật lao động không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp của quyết định xử lý mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp, góp phần xây dựng quan hệ lao động ổn định và bền vững.

Thời gian viết bài: 29/06/2026

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Thỏa Thuận Không Cạnh Tranh Trong Quan Hệ Lao Động: Hợp Pháp Hay Không?
• Thiệt Hại “Nghiêm Trọng” Trong Xử Lý Kỷ Luật Sa Thải Được Xác Định Như Thế Nào?
• Thuê Chuyên Gia Nước Ngoài Tại Việt Nam: Nên Ký Hợp Đồng Lao Động Hay Hợp Đồng Dịch Vụ?
• Giảm Lương Sau Khi Cách Chức Người Lao Động: Hợp Pháp Hay Không?
• 9 Bước Cơ Bản Của Quy Trình Ứng Phó Và Xử Lý Sự Cố Dữ Liệu Cá Nhân