Tại sao doanh nghiệp phải bảo vệ thông tin cá nhân người lao động?

1. Quyền cơ bản của con người: Quyền riêng tư

Nói một cách khái quát, quyền được bảo vệ đời tư và thông tin cá nhân là một quyền cơ bản của con người, được ghi nhận trong nhiều hệ thống pháp luật trên thế giới và phát triển song song với tiến bộ công nghệ. Từ cuối thế kỷ 19, các quy định bảo vệ hình ảnh cá nhân ra đời khi báo chí và nhiếp ảnh phát triển. Bước sang thời kỳ tin học hoá, nhiều quốc gia bắt đầu ban hành luật chuyên biệt về dữ liệu cá nhân như Luật Dữ liệu của Thụy Điển (1973), Luật Quyền Riêng tư của Hoa Kỳ (1974), hay Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang của Đức (1978). Kỷ nguyên internet và thương mại điện tử đặt ra các thách thức mới về quyền riêng tư, thúc đẩy sự ra đời của các khung pháp lý hiện đại như Luật Thông báo Vi phạm Dữ liệu của California (2003), Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU (GDPR, 2018), CCPA/CPRA của California (2018–2020), và PIPL của Trung Quốc (2021). Những quy định này đặt nền tảng cho xu hướng toàn cầu về tăng cường bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Tại Việt Nam, quyền bí mật đời tư đã được đề cập trong Hiến pháp và một số luật chuyên ngành, nhưng chưa có quy định thống nhất. Đến năm 2023, với sự ban hành của Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (“NĐ 13”), Việt Nam mới chính thức có một khung pháp lý toàn diện đầu tiên điều chỉnh lĩnh vực này. Kể từ đó, vấn đề tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành chủ đề được quan tâm rộng rãi và là chú trọng hơn trong quản trị rủi ro của doanh nghiệp.

2. Một loại tài sản quan trọng và có giá trị của doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, trong thời gian triển khai NĐ 13, khi mà các hoạt động kiểm tra, giám sát việc tuân thủ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa rõ ràng và cụ thể, đa số các doanh nghiệp và tổ chức ưu tiên tập trung nguồn lực vào việc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, vì rõ ràng, dữ liệu khách hàng là một tài sản kinh doanh có giá trị chiến lược của doanh nghiệp. Thêm vào đó, NĐ 13 không nêu “dữ liệu người lao động” như là một đối tượng điều chỉnh cụ thể nên nhiều ý kiến cho rằng trọng tâm giám sát và kiểm tra việc tuân thủ sẽ tập trung ở các lĩnh vực có rủi ro cao trong việc xử lý khối lượng lớn thông tin cá nhân của khách hàng, như sàn thương mại điện tử, các nhà bán lẻ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, hay cung cấp dịch vụ trực tuyến. Đây là những đối tượng có thể được xem là sẽ chịu sự kiểm soát chặt chẽ và được yêu cầu tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân nghiêm ngặt hơn. Đối với dữ liệu cá nhân của người lao động, mặc dù vốn được thu thập, lưu trữ, và xử lý hàng ngày trong hầu hết các doanh nghiệp, nhưng do có mối quan hệ đặc biết được xác lập thông qua hợp đồng lao động và được điều chỉnh bởi luật lao động nên được coi là ít rủi ro hơn và vì vậy chưa nhận được sự quan tâm tương xứng. Quan điểm này là không chính xác vì, mặc dù NĐ 13 không nêu đích danh “dữ liệu người lao động”, nhưng xét theo phạm vi điều chỉnh chung của NĐ 13 (dữ liệu cá nhân bao gồm mọi thông tin gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể), thì dữ liệu nhân sự thuộc phạm vi điều chỉnh và phải được bảo vệ theo nghị định này. Theo xu hướng pháp lý và quản trị hiện nay, dữ liệu nhân sự được xem là một loại tài sản thông tin quan trọng, phản ánh trực tiếp mối quan hệ giữa những người sử dụng lao động và người lao động. Việc bảo vệ dữ liệu này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là trách nhiệm đạo đức và yếu tố nền tảng để xây dựng niềm tin nội bộ, văn hoá doanh nghiệp và danh tiếng tổ chức.

3. Được pháp luật quy định rõ ràng

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, đã dành riêng một điều khoản quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và sử dụng người lao động, yêu cầu doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân xuyên suốt vòng đời quan hệ lao động từ khâu tuyển dụng, thiết lập, quản lý đến chấm dứt quan hệ lao động. Các hành vi vi phạm nghĩa vụ này có thể bị xử phạt hành chính với mức tối đa lên đến 03 (ba) tỷ đồng, bồi thường thiệt hại và/hoặc dẫn đến tranh chấp, kiện tụng, gây ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp. Đây là một bước tiến tích cực của nhà làm luật nhằm tăng cường cơ chế bảo vệ quyền lợi của người lao động trong trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, khi hầu hết các quy trình quản trị doanh nghiệp đều đã hoặc đang được số hoá, kéo theo nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân có thể xảy ra ở bất kỳ tổ chức nào. Đặc biệt, doanh nghiệp thường xuyên chia sẻ, chuyển giao dữ liệu người lao động cho một bên khác (ví dụ: công ty mẹ ở nước ngoài đối với các doanh nghiệp FDI, bên cung cấp dịch vụ tính lương-thưởng, ngân hàng, bên bảo hiểm, bên cung cấp dịch vụ lưu trú, lữ hành…) để xử lý nhằm thực hiện các công việc có liên quan đến thực hiện hợp đồng lao động, quản lý, chăm sóc người lao động. Do đó, bất kỳ sự cố rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích nào cũng có thể gây ra những hệ luỵ nghiêm trọng, từ tâm lý thất vọng, mất niềm tin, giảm động lực làm việc, cho đến khủng hoảng nội bộ và làm tổn hại hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường lao động. Trong kỷ nguyên mạng xã hội, một vụ rò rỉ nhỏ cũng có thể lan truyền nhanh chóng và ảnh hưởng sâu rộng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp niêm yết, nơi giá trị thương hiệu và uy tín gắn với giá trị cổ phiếu. Hơn thế nữa, trong bối cảnh toàn cầu hoá và hội nhập sâu vào chuỗi cung ứng quốc tế, việc tuân thủ các chuẩn mực về bảo vệ dữ liệu cá nhân trở thành điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp Việt Nam có thể hợp tác, thu hút đầu tư và phát triển bền vững.

4. Nền tảng của sự phát triển bền vững

Tóm lại, thông tin nhân viên không chỉ là dữ liệu quản trị hành chính đơn thuần, mà còn là một phần quyền con người và tài sản doanh nghiệp. Để phát triển bền vững và tự tin kết nối với mạng lưới thương mại toàn cầu, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế bảo mật dữ liệu nhân sự nghiêm túc như đối với khách hàng, vì đó là nền tảng của sự phát triển bền vững. Bởi khi tuân thủ tốt các quy định bảo vệ dữ liệu nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ vi phạm và thiệt hại tài chính, đồng thời gia tăng lợi thế khi hợp tác với các đối tác quốc tế, đặc biệt là các tập đoàn đến từ các thị trường có yêu cầu khắt khe như Châu Âu, Hoa Kỳ hay Nhật Bản. Do đó, đã đến lúc các doanh nghiệp Việt Nam cần chủ động thiết lập hệ thống quản trị dữ liệu nhân sự toàn diện, bao gồm việc rà soát quy trình thu thập, lưu trữ, chia sẻ thông tin, đào tạo nhận thức cho nhân viên, áp dụng các giải pháp công nghệ an toàn, và tích hợp yêu cầu bảo mật vào mọi hoạt động vận hành nội bộ. Một khi dữ liệu cá nhân được bảo vệ đúng cách, doanh nghiệp sẽ đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng được niềm tin, là nền tảng của sự phát triển bền vững và uy tín lâu dài trên thị trường lao động.

Thời gian viết bài: 20/10/2025

Bài viết ghi nhận thông tin chung có giá trị tham khảo, trường hợp bạn mong muốn nhận ý kiến pháp lý liên quan đến các vấn đề mà bạn đang vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ với Luật sư của chúng tôi theo email info@cdlaf.vn

Bạn có thể tham thảo thêm:

• Phân tích vai trò và trách nhiệm của các bên trong hoạt động xử lý dữ liệu theo pháp luật Việt Nam
• Dữ liệu nhạy cảm: Những gì doanh nghiệp bạn đang xử lý mà chưa biết
• Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chào bán cổ phần riêng lẻ
• gười nước ngoài ly hôn tại Việt Nam và phân chia tài sản
• Điều kiện và vấn đề cần lưu ý khi người nước ngoài ly hôn tại Việt Nam
• Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng tài khoản vay và trả nợ khoản vay nước ngoài